如果您正在决定将带有日期或时间的某项任务放在哪里，请问问自己：您是需要在一天中预留专门的时间，还是仅仅需要提醒自己去做某事。当任务需要固定的时间块、会影响您的忙闲状态或涉及其他人时，请使用日历日程。当主要需求是跟踪完成情况时（即使它有截止日期和提醒），请使用提醒事项。在当前的 macOS 上，已安排的提醒事项也可以显示在“日历”中，因此您可以将任务保留在待办事项列表中，同时与预约一同查看。Apple 的“日历”使用手册将日程描述为安排约会和活动的方式；其“提醒事项”手册则涵盖了带有日期和时间的待办事项。Apple 的“提醒事项”使用手册

从任务需要达成的目的开始

任务可以带有日期，而无需创建日历日程。“在周二前发送已签署的表单”有一个截止日期，但除非您需要专门留出一特定时间段来处理它，否则提醒事项通常更合适：您可以将其标记为完成，并将其与相关待办事项保存在一起。“周二 10:00 致电供应商进行 30 分钟的决策会议”则占用特定时间，且可能涉及他人，因此日程更为合适。这是根据 Apple 说明的不同控制功能得出的实际区分：“提醒事项”提供截止日期、时间和完成情况跟踪；“日历”提供具有开始与结束时间、被邀请人和日程提醒的日程。“提醒事项”日期和位置设置 · “日历”日程

在创建任何内容之前，请尝试以下三个问题的自检：

  1. 这需要一个实际的时间段吗？ 如果您需要保护 30 分钟的时间、查看何时有空，或避免与其他事务冲突，请创建日程。如果您只需要在某个日期前收到行动提示，请创建提醒事项。

  2. 您需要将该任务标记为完成吗？ 如果完成状态是关键结果，请使用“提醒事项”。Apple 说明指出，提醒事项可以在“提醒事项” App 中完成，并且在显示已安排的提醒事项时，也可以在“日历”中查看或完成。在“日历”中使用提醒事项

  3. 是否需要向其他人发送邀请？ 日历日程支持被邀请人。向某人发送文件的私人跟进通常仍属于提醒事项；而在固定时间与他们开会则属于日历。在“日历”中发送和接收邀请

如果您的答案指向两个不同的方向，请选择最能体现该任务主要限制条件的类型。例如，如果您需要受保护的时间，可以将工作时段作为日程锁定；如果您需要明确的完成复选框，可以将交付成果作为提醒事项进行跟踪。这些是独立的记录；Apple 的手册对这两款 App 都进行了说明，但并未提及在完成其中一项时自动完成另一项的自动关联机制。除非您有理由同时维护两份记录，否则请避免重复创建任务。

当时间是限制条件时，创建日历日程

在 Mac 上，打开“日历”，使用工具栏的快速日程控制项创建日程，或在日历视图中连按某个日期或时间。添加能反映您打算预留时间的开始和结束时间。Apple 介绍了在快速日程栏中输入日程详细信息，以及在“日”或“周”视图中通过拖移时间范围来创建日程的方法。您还可以添加备注、URL 或附件等详细信息。添加、修改或删除日程 · “日历”使用入门

对于会议，打开日程并通过姓名或电子邮件地址添加被邀请人。对于个人工作时间块，无需添加被邀请人。然后检查提醒：日历日程默认情况下不一定有实用的提醒。Apple 表示，新创建的日程默认没有提醒，但这可以在“日历”设置中更改。打开日程，点按其时间，然后从“提醒”菜单中选取一个选项；可用选项可包括在所选时间发出通知。为日程设置提醒 · 更改“提醒”设置

仅当截止日期本身需要在日历中显见或需要预留时间时，才针对截止日期使用日程。仅含日期的截止时间可以显示为全天日程，但这可能会使交付成果看起来像是占据整天的事项。如果您希望将日期作为待办事项保持可见，并希望能够将其勾选勾掉，请改用定时或全天的提醒事项。

当完成情况是限制条件时，创建提醒事项

打开“提醒事项”，选取任务所属的列表，然后添加一个简短的行动导向标题，例如“向 Morgan 发送修改后的预估”。使用提醒事项的详细信息添加日期，并且仅在需要特定通知时间时才开启“时间”。Apple 的说明指出，关闭“时间”会使其成为全天提醒。可用的具体详细信息可能取决于帐户：Apple 指出，某些“提醒事项”功能需要更新的 iCloud 提醒事项，可能无法在其他提供商处使用。在提醒事项中添加日期或位置

如果任务包含多个步骤，“提醒事项”支持在标准列表中使用子任务。在 Mac 上，选择相关提醒事项并使用 Command-] 进行缩进，或选取“编辑”>“缩进提醒事项”。Apple 指出，您无法在“今天”、“已计划”或“已旗标”智能列表以及自定智能列表中创建子任务；请改为在标准列表中构建该结构。添加和移除子任务

对于重复任务，请使用提醒事项详细信息中的重复选项，而不是手动创建多个副本。检查重复项在您的设置中的运行方式：Apple 表示，重复提醒事项在上一个实例完成之后会再次出现。这使得“提醒事项”对于需要对每次发生进行完成情况跟踪的定期琐事或跟进非常有用。在“日历”中创建提醒事项

在日程旁边查看已计划的提醒事项

您不必在待办列表与日历视图之间二选一。在“日历”中，如果日历列表处于隐藏状态，请选取“显示”>“显示日历列表”，然后勾选已计划的提醒事项。Apple 表示，全天提醒事项会显示在全天区域，而带有时间的提醒事项则会显示在日程表中的该时间点。您也可以从“日历”创建提醒事项，但它仍属于提醒事项：其完成状态和提醒详细信息归属于“提醒事项”。在“日历”中使用提醒事项

这种合并视图有助于回答“我可以在哪里安插这个任务？”，而无需将每个任务都变成约会。它不会使未定时的提醒事项变成预留的时间块。如果您确定某项任务需要受保护的工作时间，请为该时间块创建日程；如果您只需要查看其截止日期，请将其保留为提醒事项。这种分离是基于 Apple 文档中不同的角色和控制功能给出的编辑建议，而非 macOS 中的某种特殊自动化工作流。

实用示例：在周五前准备好演示文稿

假设您需要在周五的评审前准备好幻灯片。如果这项工作可以在截止日期前的任何有空时间进行，请在“提醒事项”中添加“完成周五评审的幻灯片”并设置其截止日期。如有帮助，可将其分解为子任务。将周五的评审会议连同其实际开始和结束时间放入“日历”，并添加需要邀请的人员。

如果您还想预留周四下午的时间进行准备，请为该工作时段添加一个单独的日历日程。继续将提醒事项用作完成跟踪器。日程回答了您计划何时工作；提醒事项回答了幻灯片是否已完成。在这里同时使用两者是合理的，因为这两份记录服务于不同的目的。如果您不需要受保护的时段，跳过日程，仅保留提醒事项即可。

Wallo 如何融入 Mac 工作流

Wallo 提供的产品背景信息将其描述为一个本地工具，用于按目标组织 Mac 上现有的已打开窗口和待办事项，并支持键盘聚焦。当您在“日历”、“提醒事项”以及任务所需的文稿之间切换时，这可能会有所帮助。它不会取代任一 App 的计划或完成控制功能；请使用 Apple 的 App 来创建和管理日程或提醒事项。所提供的产品信息中未提及 AI、云同步、计时器、自动平铺或恢复已关闭会话等功能。

简明决策规则

当任务有实际的时间段、影响忙闲状态或需要被邀请人时，创建日历日程。当它是一项截止日期或提醒比预留时间更重要的待办事项时（尤其是当您需要跟踪完成情况或子任务时），创建提醒事项。如果您想要日历全局视图，可以在“日历”中显示已计划的提醒事项，并将任务本身保留在“提醒事项”中。

对于既需要受保护时间又需要完成情况跟踪的任务，请为工作时间块创建一个日程，并为交付成果创建一个提醒事项，使用不同的标题以便明确各自的角色。否则，请在控制功能与任务相匹配的 App 中保留单条记录。这样您就能拥有一个可作为时间表阅读的日历，以及一个可以逐步执行的提醒事项列表。

参考来源