Se um documento do Word no seu Mac tiver uma página em branco inesperada, espaçamento estranho ou um título desalinhado, mostre primeiro as marcas de formatação. No Word para Mac, prima Command+8 ou selecione Base > Mostrar/Ocultar ¶ para revelar marcas de parágrafo, espaços, tabulações e quebras. Estes símbolos são pistas de edição; não são impressos. Encontre a marca próxima do problema de layout antes de alterar o documento.

Ativar as marcas de formatação no Word para Mac

Clique no documento e, em seguida, prima Command+8. Prima novamente para ocultar as marcas. Também pode utilizar o controlo Mostrar/Ocultar ¶ no separador Base do Word. A Microsoft documenta tanto o controlo para Mac como o atalho Command+8 para apresentar carateres não imprimíveis. (Mostrar ou ocultar marcas de tabulação no Word, Atalhos de teclado no Word)

Poderá ver pontos entre palavras para os espaços, setas para os carateres de tabulação e símbolos no final dos parágrafos. As quebras aparecem com etiquetas como "Quebra de Página" ou "Quebra de Secção". Estas marcas mostram a estrutura subjacente que pode influenciar o fluxo do texto. Não são prova de erro: as marcas de parágrafo são normais e uma tabulação pode ser intencional.

Manter marcas selecionadas visíveis por predefinição

Se inspeciona regularmente a estrutura dos documentos, selecione Word > Preferências > Ver (designado por Word > Definições > Ver em algumas versões) e procure por Mostrar Carateres Não Imprimíveis. Selecione os tipos de marcas que pretende ver apresentados. Estas preferências mantêm as marcas escolhidas visíveis mesmo quando o Mostrar/Ocultar está desativado; utilize Command+8 para alternar a apresentação geral. O caminho para Mac documentado pela Microsoft é Word > Preferências > Ver. (Mostrar ou ocultar marcas de tabulação no Word)

Para um diagnóstico rápido, a alternância temporária costuma ser suficiente. Para reduzir a poluição visual, volte a ocultar as marcas quando terminar. A sua apresentação não altera o conteúdo nem a formatação do documento.

Rastrear uma página em branco ou um salto de página indesejado

Com as marcas visíveis, inspecione o final da página antes do espaço vazio e o início da página seguinte. Uma Quebra de Página manual pode forçar o texto seguinte para uma nova página. Se essa quebra for claramente não intencional, clique imediatamente antes dela e elimine-a, ou selecione a própria quebra e remova-a. A Microsoft salienta que as quebras de página manuais podem causar páginas em branco indesejadas e que as marcas ajudam a revelá-las. (Eliminar uma página em branco)

Se vir uma Quebra de Secção, pense bem antes de a remover. As quebras de secção podem controlar diferenças de layout entre várias partes de um documento, e eliminar uma no meio pode afetar a formatação. Se o problema for uma página em branco causada por uma quebra de secção, a Microsoft recomenda ponderar uma quebra contínua onde adequado; primeiro verifique por que razão a secção existe e se as suas definições de layout são necessárias. (Eliminar uma página em branco, Mostrar quebras de secção)

Uma página final em branco também pode resultar do facto de a marca de parágrafo final obrigatória do Word ser empurrada para uma nova página. Essa marca não pode ser simplesmente eliminada. A Microsoft sugere reduzir o tamanho do seu tipo de letra para que caiba na página anterior; faça-o apenas quando o parágrafo final for a causa, e reponha um tamanho legível caso o layout mude inesperadamente. (Eliminar uma página em branco)

Diagnosticar espaçamentos irregulares e texto desalinhado

Observe entre as palavras ou colunas afetadas. Pontos repetidos podem revelar espaços adicionais; setas podem revelar tabulações a serem usadas para alinhar texto. Se uma linha parecer irregular, compare-a com as linhas adjacentes antes de eliminar o que quer que seja. Espaços, tabulações e quebras de parágrafo podem ser todos intencionais, pelo que deve remover ou substituir apenas os carateres que expliquem o problema visível.

Se o texto estiver alinhado com tabulações, as marcas de tabulação expõem onde esses carateres se encontram, mas não mostram se as paragens de tabulação estão configuradas como pretendido. O Word para Mac dispõe de uma caixa de diálogo em Formatar > Tabulações para definir ou limpar paragens de tabulação. Corrigir uma paragem pode preservar a estrutura baseada em tabulações; substituir tabulações por espaços pode originar um alinhamento que se desloque quando o texto ou a largura da página mudarem. (Inserir ou adicionar paragens de tabulação)

Utilize esta sequência de inspeção segura

  1. Ative as marcas com Command+8 ou Base > Mostrar/Ocultar ¶.
  2. Localize a primeira marca no ponto onde o layout começa a falhar.
  3. Identifique se se trata de uma marca de parágrafo, tabulação, quebra de página ou quebra de secção.
  4. Altere apenas a marca ou definição que explica o problema; tenha um cuidado redobrado com quebras de secção.
  5. Reveja o layout e, em seguida, prima Command+8 novamente se pretender uma visualização de edição mais limpa.

As marcas de formatação tornam visível a estrutura invisível, mas não identificam automaticamente a solução correta. Utilize o símbolo como uma pista, preserve quebras intencionais e a estrutura de parágrafos, e ajuste apenas o que corresponder ao problema de layout que está a corrigir.

Fontes