আপনার Mac-এ থাকা কোনো Word ডকুমেন্টে যদি অপ্রত্যাশিত খালি পৃষ্ঠা, অদ্ভুত স্পেসিং বা কোনো হেডিং লাফিয়ে নিচে নেমে যাওয়ার মতো সমস্যা দেখা যায়, তবে প্রথমে এর ফর্ম্যাটিং মার্কগুলো প্রদর্শন করুন। প্যারাগ্রাফ মার্ক, স্পেস, ট্যাব এবং ব্রেকগুলো দেখার জন্য Mac-এর Word-এ Command+8 চাপুন অথবা Home > Show/Hide ¶ নির্বাচন করুন। এই প্রতীকগুলো এডিটিংয়ের সূত্র হিসেবে কাজ করে; এগুলো প্রিন্ট হয় না। ডকুমেন্টে কোনো পরিবর্তন করার আগে লেআউট সমস্যার কাছাকাছি থাকা চিহ্নটি খুঁজে বের করুন।

Mac-এর Word-এ ফর্ম্যাটিং মার্ক চালু করুন

ডকুমেন্টে ক্লিক করুন, তারপর Command+8 চাপুন। চিহ্নগুলো লুকাতে এটি আবার চাপুন। আপনি Word-এর Home ট্যাবে থাকা Show/Hide ¶ কন্ট্রোলটিও ব্যবহার করতে পারেন। নন-প্রিন্টিং ক্যারেক্টারগুলো দেখানোর জন্য Microsoft তাদের নির্দেশিকায় Mac-এর কন্ট্রোল এবং Command+8 শর্টকাট উভয় পদ্ধতির কথাই উল্লেখ করেছে। (Show or hide tab marks in Word, Keyboard shortcuts in Word)

আপনি হয়তো শব্দের মাঝে স্পেসের জন্য ডট, ট্যাব ক্যারেক্টারের জন্য তীরচিহ্ন এবং প্যারাগ্রাফের শেষে প্রতীক দেখতে পারেন। ব্রেকগুলো “Page Break” বা “Section Break”-এর মতো লেবেলসহ প্রদর্শিত হয়। এই চিহ্নগুলো ভেতরের অন্তর্নিহিত কাঠামোটি প্রকাশ করে, যা লেখার বিন্যাসকে প্রভাবিত করতে পারে। এগুলো কোনো ত্রুটির প্রমাণ নয়: প্যারাগ্রাফ মার্ক থাকা স্বাভাবিক এবং কোনো ট্যাব হয়তো উদ্দেশ্যমূলকভাবেই দেওয়া হতে পারে।

নির্বাচিত চিহ্নগুলো ডিফল্ট হিসেবে দৃশ্যমান রাখুন

আপনি যদি নিয়মিত ডকুমেন্টের গঠন পরীক্ষা করেন, তবে Word > Preferences > View (কিছু সংস্করণে Word > Settings > View নামে থাকে) বেছে নিন এবং Show Non-Printing Characters অপশনটি খুঁজুন। আপনি যে ধরনের চিহ্নগুলো দেখতে চান তা নির্বাচন করুন। এই প্রেফারেন্সের ফলে Show/Hide বন্ধ থাকলেও নির্বাচিত চিহ্নগুলো দৃশ্যমান থাকবে; সার্বিক প্রদর্শন টগল করতে Command+8 ব্যবহার করুন। Microsoft-এর নির্দেশিত Mac পাথটি হলো Word > Preferences > View। (Show or hide tab marks in Word)

দ্রুত সমস্যা শনাক্ত করার জন্য সাময়িক টগলই সাধারণত যথেষ্ট। চোখের ওপর চাপ বা বাড়তি হিজিবিজি কমাতে কাজ শেষ হলে চিহ্নগুলো আবার বন্ধ করে দিন। এগুলো প্রদর্শন করলে ডকুমেন্টের বিষয়বস্তু বা ফর্ম্যাটিংয়ে কোনো পরিবর্তন হয় না।

খালি পৃষ্ঠা বা অনাকাঙ্ক্ষিত পেজ জাম্প শনাক্ত করুন

চিহ্নগুলো দৃশ্যমান রেখে, ফাঁকা জায়গার আগের পৃষ্ঠার শেষ অংশ এবং পরবর্তী পৃষ্ঠার শুরুর অংশটি পরীক্ষা করুন। একটি ম্যানুয়াল Page Break পরবর্তী লেখাকে জোরপূর্বক একটি নতুন পৃষ্ঠায় পাঠিয়ে দিতে পারে। সেই ব্রেকটি যদি স্পষ্টতই অনিচ্ছাকৃত হয়, তবে ঠিক তার সামনে ক্লিক করে ডিলিট করুন অথবা ব্রেকটি নির্বাচন করে মুছে ফেলুন। Microsoft উল্লেখ করেছে যে ম্যানুয়াল পেজ ব্রেক অনাকাঙ্ক্ষিত খালি পৃষ্ঠার কারণ হতে পারে এবং এই চিহ্নগুলো সেগুলো প্রকাশ করতে সাহায্য করে। (Delete a blank page)

যদি কোনো Section Break দেখতে পান, তবে তা সরানোর আগে থামুন এবং ভাবুন। সেকশন ব্রেক একটি ডকুমেন্টের বিভিন্ন অংশের লেআউটের পার্থক্য নিয়ন্ত্রণ করতে পারে, এবং মাঝখান থেকে একটি মুছে ফেললে ফর্ম্যাটিং প্রভাবিত হতে পারে। সেকশন ব্রেকের কারণে কোনো খালি পৃষ্ঠা তৈরি হলে, Microsoft উপযুক্ত ক্ষেত্রে কন্টিনিউয়াস ব্রেক ব্যবহারের পরামর্শ দেয়; প্রথমে যাচাই করুন সেকশনটি কেন রয়েছে এবং এর লেআউট সেটিংস প্রয়োজন কি না। (Delete a blank page, Show section breaks)

Word-এর আবশ্যক চূড়ান্ত প্যারাগ্রাফ মার্কটি একটি নতুন পৃষ্ঠায় চলে যাওয়ার ফলেও একদম শেষে একটি খালি পৃষ্ঠা তৈরি হতে পারে। সেই চিহ্নটি শুধু ডিলিট করলেই মুছে ফেলা যায় না। Microsoft সেটির ফন্ট সাইজ ছোট করার পরামর্শ দেয় যাতে তা আগের পৃষ্ঠায় এঁটে যায়; এটি কেবল তখনই করবেন যখন শেষ প্যারাগ্রাফটিই সমস্যার কারণ হয়, এবং লেআউট অপ্রত্যাশিতভাবে পরিবর্তিত হলে আবার পড়ার মতো আকারে ফিরিয়ে আনবেন। (Delete a blank page)

অসম স্পেসিং এবং অসঙ্গতিপূর্ণ টেক্সট অ্যালাইনমেন্ট নির্ণয় করুন

সমস্যাযুক্ত শব্দ বা কলামগুলোর মাঝখানে লক্ষ্য করুন। একাধিক ডট অতিরিক্ত স্পেস প্রকাশ করতে পারে; তীরচিহ্ন প্রকাশ করতে পারে যে টেক্সট সারিবদ্ধ করতে ট্যাব ব্যবহার করা হয়েছে। কোনো লাইন অসম দেখালে কিছু মোছার আগে আশেপাশের লাইনের সাথে মিলিয়ে নিন। স্পেস, ট্যাব এবং প্যারাগ্রাফ ব্রেক সবই ইচ্ছাকৃত হতে পারে, তাই শুধুমাত্র সেই ক্যারেক্টারগুলোই মুছুন বা পরিবর্তন করুন যা দৃশ্যমান সমস্যার মূল কারণ।

ট্যাব দিয়ে লেখা সারিবদ্ধ করা থাকলে, ট্যাব চিহ্নগুলো কেবল দেখায় যে অক্ষরগুলো কোথায় রয়েছে, কিন্তু ট্যাব স্টপগুলো সঠিকভাবে কনফিগার করা আছে কি না তা দেখায় না। ট্যাব স্টপ সেট বা ক্লিয়ার করার জন্য Word for Mac-এ একটি Format > Tabs ডায়ালগ রয়েছে। কোনো স্টপ সংশোধন করলে ট্যাব-ভিত্তিক কাঠামো বজায় থাকে; ট্যাবের পরিবর্তে স্পেস ব্যবহার করলে এমন অ্যালাইনমেন্ট তৈরি হতে পারে যা টেক্সট বা পৃষ্ঠার প্রস্থ পরিবর্তন হলে এলোমেলো হয়ে যায়। (Insert or add tab stops)

এই নিরাপদ পরীক্ষণ ধাপগুলো অনুসরণ করুন

  1. Command+8 বা Home > Show/Hide ¶ দিয়ে চিহ্নগুলো চালু করুন।
  2. যেখান থেকে লেআউটে সমস্যা শুরু হয়েছে, ঠিক সেই বিন্দুতে থাকা প্রথম চিহ্নটি চিহ্নিত করুন।
  3. এটি প্যারাগ্রাফ মার্ক, ট্যাব, পেজ ব্রেক নাকি সেকশন ব্রেক তা শনাক্ত করুন।
  4. শুধুমাত্র সেই চিহ্ন বা সেটিং পরিবর্তন করুন যা সমস্যাটির মূল কারণ; সেকশন ব্রেকের ক্ষেত্রে অতিরিক্ত সতর্কতা অবলম্বন করুন।
  5. লেআউটটি পর্যালোচনা করুন, তারপর এডিটিং ভিউ পরিষ্কার রাখতে চাইলে আবার Command+8 চাপুন।

ফর্ম্যাটিং মার্কগুলো অদৃশ্য কাঠামোকে দৃশ্যমান করে তোলে, তবে এগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে সঠিক সমাধান বাতলে দেয় না। প্রতীকটিকে একটি সূত্র হিসেবে ব্যবহার করুন, ইচ্ছাকৃত ব্রেক এবং প্যারাগ্রাফের কাঠামো বজায় রাখুন এবং শুধুমাত্র লেআউট সমস্যার সাথে সম্পর্কিত বিষয়গুলোতেই সমন্বয় করুন।

তথ্যসূত্র