यदि आपके Mac पर किसी Word दस्तावेज़ में कोई अप्रत्याशित खाली पृष्ठ, अजीब स्पेसिंग, या कूदने वाला शीर्षक दिखाई देता है, तो पहले उसके फ़ॉर्मेटिंग मार्क दिखाएं। Mac के लिए Word में, पैराग्राफ़ मार्क, स्पेस, टैब और ब्रेक को दिखाने के लिए Command+8 दबाएं या Home > Show/Hide ¶ चुनें। ये चिह्न संपादन के संकेत हैं; वे प्रिंट नहीं होते हैं। दस्तावेज़ में बदलाव करने से पहले लेआउट की समस्या के पास मौजूद मार्क को ढूंढें।

Mac के लिए Word में फ़ॉर्मेटिंग मार्क चालू करें

दस्तावेज़ में क्लिक करें, फिर Command+8 दबाएं। चिह्नों को छिपाने के लिए इसे फिर से दबाएं। आप Word के Home टैब पर Show/Hide ¶ नियंत्रण का भी उपयोग कर सकते हैं। Microsoft गैर-मुद्रण योग्य वर्णों (nonprinting characters) को प्रदर्शित करने के लिए Mac नियंत्रण और Command+8 शॉर्टकट दोनों का दस्तावेजीकरण करता है। (Show or hide tab marks in Word, Keyboard shortcuts in Word)

आप शब्दों के बीच रिक्त स्थान (स्पेस) के लिए बिंदु (dots), टैब वर्णों के लिए तीर (arrows), और पैराग्राफ़ के अंत में प्रतीक देख सकते हैं। ब्रेक "Page Break" या "Section Break" जैसे लेबल के साथ दिखाई देते हैं। ये चिह्न अंतर्निहित संरचना को दिखाते हैं जो यह प्रभावित कर सकती है कि टेक्स्ट कहाँ प्रवाहित होता है। वे किसी त्रुटि का प्रमाण नहीं हैं: पैराग्राफ़ मार्क सामान्य हैं, और कोई टैब जानबूझकर दिया गया हो सकता है।

चुने गए चिह्नों को डिफ़ॉल्ट रूप से दृश्यमान रखें

यदि आप नियमित रूप से दस्तावेज़ संरचना का निरीक्षण करते हैं, तो Word > Preferences > View चुनें (कुछ संस्करणों में इसे Word > Settings > View कहा जाता है) और Show Non-Printing Characters देखें। वे प्रकार चुनें जिन्हें आप प्रदर्शित करना चाहते हैं। ये प्राथमिकताएं Show/Hide बंद होने पर भी चुने गए चिह्नों को दृश्यमान रखती हैं; सामान्य डिस्प्ले को टॉगल करने के लिए Command+8 का उपयोग करें। Microsoft का प्रलेखित Mac पाथ Word > Preferences > View है। (Show or hide tab marks in Word)

त्वरित निदान के लिए, अस्थायी टॉगल आमतौर पर पर्याप्त होता है। दृश्य अव्यवस्था को कम करने के लिए, काम समाप्त करने के बाद चिह्नों को फिर से बंद कर दें। उन्हें प्रदर्शित करने से दस्तावेज़ की सामग्री या फ़ॉर्मेटिंग नहीं बदलती है।

खाली पृष्ठ या अवांछित पृष्ठ कूदने (page jump) की समस्या का पता लगाएं

चिह्नों के दृश्यमान होने पर, अंतर (gap) से पहले वाले पृष्ठ के अंत और अगले पृष्ठ की शुरुआत का निरीक्षण करें। एक मैनुअल Page Break बाद के टेक्स्ट को एक नए पृष्ठ पर जाने के लिए बाध्य कर सकता है। यदि वह ब्रेक स्पष्ट रूप से अनपेक्षित है, तो ठीक उसके पहले क्लिक करें और उसे हटा दें, या ब्रेक को ही चुनकर हटा दें। Microsoft नोट करता है कि मैनुअल पेज ब्रेक अवांछित खाली पृष्ठों का कारण बन सकते हैं और ये चिह्न उन्हें उजागर करने में मदद करते हैं। (Delete a blank page)

यदि आपको Section Break दिखाई देता है, तो उसे हटाने से पहले रुकें। सेक्शन ब्रेक किसी दस्तावेज़ के विभिन्न भागों में लेआउट के अंतर को नियंत्रित कर सकते हैं, और बीच में से किसी एक को हटाने से फ़ॉर्मेटिंग प्रभावित हो सकती है। यदि समस्या सेक्शन ब्रेक के कारण होने वाला खाली पृष्ठ है, तो Microsoft जहां उपयुक्त हो वहां निरंतर ब्रेक (continuous break) पर विचार करने की सलाह देता है; पहले जांचें कि सेक्शन क्यों मौजूद है और क्या इसकी लेआउट सेटिंग्स की आवश्यकता है। (Delete a blank page, Show section breaks)

एक अंतिम खाली पृष्ठ Word के आवश्यक अंतिम पैराग्राफ़ मार्क के एक नए पृष्ठ पर धकेले जाने के कारण भी हो सकता है। उस मार्क को केवल हटाया नहीं जा सकता। Microsoft इसके फ़ॉन्ट आकार को कम करने का सुझाव देता है ताकि यह पिछले पृष्ठ पर समा सके; ऐसा केवल तभी करें जब अंतिम पैराग्राफ़ ही इसका कारण हो, और यदि लेआउट अप्रत्याशित रूप से बदलता है तो पढ़ने योग्य आकार को पुनर्स्थापित करें। (Delete a blank page)

असमान स्पेसिंग और गलत संरेखित (misaligned) टेक्स्ट का निदान करें

प्रभावित शब्दों या स्तंभों (columns) के बीच देखें। दोहराए गए बिंदु अतिरिक्त स्पेस को उजागर कर सकते हैं; तीर टेक्स्ट को संरेखित करने के लिए उपयोग किए जा रहे टैब को उजागर कर सकते हैं। यदि कोई पंक्ति असमान दिखती है, तो कुछ भी हटाने से पहले पास की पंक्तियों से उसकी तुलना करें। स्पेस, टैब और पैराग्राफ़ ब्रेक सभी जानबूझकर दिए जा सकते हैं, इसलिए केवल उन्हीं वर्णों को हटाएं या बदलें जो दृश्य समस्या की व्याख्या करते हैं।

यदि टेक्स्ट को टैब के साथ संरेखित किया गया है, तो टैब चिह्न यह दर्शाते हैं कि वे वर्ण कहाँ स्थित हैं, लेकिन वे यह नहीं दिखाते हैं कि क्या टैब स्टॉप इच्छित रूप से कॉन्फ़िगर किए गए हैं। Mac के लिए Word में टैब स्टॉप सेट करने या हटाने के लिए Format > Tabs डायलॉग होता है। स्टॉप को सही करने से टैब-आधारित संरचना सुरक्षित रह सकती है; टैब को स्पेस से बदलने से ऐसा संरेखण बन सकता है जो टेक्स्ट या पृष्ठ की चौड़ाई बदलने पर खिसक जाता है। (Insert or add tab stops)

इस सुरक्षित निरीक्षण क्रम का उपयोग करें

  1. Command+8 या Home > Show/Hide ¶ के साथ चिह्नों को चालू करें।
  2. उस बिंदु पर पहले मार्क का पता लगाएं जहां से लेआउट गलत होना शुरू होता है।
  3. पहचानें कि क्या यह पैराग्राफ़ मार्क, टैब, पेज ब्रेक या सेक्शन ब्रेक है।
  4. केवल उसी मार्क या सेटिंग को बदलें जो समस्या का कारण है; सेक्शन ब्रेक के साथ अतिरिक्त सावधानी बरतें।
  5. लेआउट की समीक्षा करें, फिर यदि आप अधिक स्पष्ट संपादन दृश्य चाहते हैं तो फिर से Command+8 दबाएं।

फ़ॉर्मेटिंग मार्क अदृश्य संरचना को दृश्यमान बनाते हैं, लेकिन वे स्वचालित रूप से सही समाधान की पहचान नहीं करते हैं। प्रतीक का उपयोग एक संकेत के रूप में करें, जानबूझकर किए गए ब्रेक और पैराग्राफ़ संरचना को बनाए रखें, और केवल उसी चीज़ को समायोजित करें जो आपके द्वारा ठीक की जा रही लेआउट समस्या से मेल खाती है।

स्रोत