Para um ponto de verificação recorrente de projeto — como uma revisão semanal, um lançamento mensal ou uma reunião de planejamento trimestral — crie um evento com repetição no Calendário do seu Mac, defina um ponto de término se a série for temporária e mantenha o título e as notas claros. Use um calendário de projeto separado quando quiser que esses eventos fiquem fáceis de identificar ou ocultar. O Calendário repete eventos com base em uma programação; se a data de cada marco mudar com o andamento do projeto, crie eventos individuais em vez de uma recorrência fixa.

Decida se o marco realmente se repete

A repetição é útil quando o evento segue uma cadência estável: por exemplo, uma revisão a cada duas sextas-feiras ou um alinhamento de lançamento na primeira segunda-feira de cada mês. Antes de criar uma série, decida a primeira data, cadência, horário e se ela deve terminar após um número conhecido de ciclos ou em uma data específica. O Calendário da Apple oferece suporte a opções de repetição padrão e a padrões personalizados diários, semanais, mensais e anuais, bem como a uma condição de término. Configurar ou apagar um evento com repetição no Calendário do Mac

Um marco de projeto que muda sempre que uma tarefa anterior termina é diferente. Um evento com repetição agenda datas posteriores por padrão; ele não representa uma dependência que se ajusta automaticamente quando o trabalho atrasa. Para datas variáveis, adicione cada marco separadamente e atualize-o conforme o planejamento mudar. Essa distinção é uma consequência prática dos controles de repetição documentados do Calendário, que solicitam uma frequência ou padrão e o momento em que a repetição termina.

Crie um calendário para o projeto

No Calendário, escolha Arquivo > Novo Calendário, atribua um nome específico para o projeto e pressione Return. Se a lista de calendários estiver oculta, escolha Visualizar > Mostrar Lista de Calendários. Calendários separados têm suas próprias cores, e você pode exibi-los ou ocultá-los na lista de calendários — o que é útil quando você deseja que os marcos do projeto fiquem visualmente distintos de outros compromissos. A Apple observa que um calendário criado dessa maneira pode pertencer à seção No Meu Mac; se precisar de um calendário associado a uma conta específica, crie-o por meio do provedor dessa conta quando necessário. Adicionar ou apagar calendários no Mac

Crie e configure o evento recorrente

Crie a primeira ocorrência no calendário do projeto. Na visualização Dia ou Semana, clique duas vezes na data ou horário (ou arraste por um intervalo de tempo); na visualização Mês, clique duas vezes no dia. Digite um nome conciso que inclua o marco e o projeto, como “Projeto Orion — revisão de sprint”. Abra os detalhes do evento para adicionar os horários de início e término relevantes e, em seguida, clique no horário do evento para acessar as configurações de repetição. Adicionar, modificar ou apagar eventos no Calendário do Mac

Escolha uma opção de repetição no menu Repetir. Para uma cadência que não esteja listada, escolha Personalizado e selecione uma frequência. Por exemplo, para agendar uma revisão a cada duas semanas, escolha um padrão semanal e insira um intervalo de duas semanas, selecionando o dia da semana. Para um marco mensal vinculado a uma data do calendário ou a um padrão como uma ocorrência em um dia da semana, use as configurações personalizadas mensais que correspondam ao seu planejamento. Defina Fim da Repetição com a data ou condição que reflita a duração conhecida do projeto; se o trabalho não tiver uma data de término definida, deixe a série contínua e revise-a conforme o projeto mudar. Os padrões personalizados disponíveis dependem da frequência, portanto verifique as datas resultantes no Calendário antes de depender da série. Configurar ou apagar um evento com repetição no Calendário do Mac

Adicione um alerta útil se precisar de aviso prévio. Nos detalhes do evento, clique no horário do evento e use o menu Alerta. Insira uma pauta curta, uma lista de verificação de preparação ou um link nas notas do evento para que cada ocorrência tenha o mesmo contexto. O Calendário oferece suporte a alertas e notas de eventos, URLs e anexos. Comece a usar o Calendário no Mac

Mantenha as alterações e exceções sob controle

Quando o cronograma mudar, edite as configurações do evento recorrente e confirme a alteração. Se apenas uma ocorrência for cancelada, apague apenas essa ocorrência; se a série tiver terminado, apague todas as ocorrências. O Calendário também oferece a opção de apagar ocorrências selecionadas e todos os eventos futuros. Essas opções são importantes: apagar a série inteira por causa de um único conflito pode remover pontos de verificação futuros, enquanto manter uma série obsoleta ativa pode poluir o calendário do projeto. Configurar ou apagar um evento com repetição no Calendário do Mac

Para uma alteração de data pontual, mova ou edite a ocorrência afetada e preste atenção ao aviso do Calendário sobre a abrangência da alteração. Se marcos futuros tiverem datas negociadas individualmente, considere substituir a recorrência por eventos separados em vez de manter um padrão que já não descreve mais o projeto.

Use lembretes para o trabalho entre os marcos

Os eventos do Calendário são adequados para pontos de verificação programados; itens de ação como “preparar demonstração” ou “enviar notas de versão” se encaixam melhor como Lembretes. Você pode agendar lembretes e exibi-los no Calendário ativando Lembretes Agendados na lista de calendários. Um lembrete recorrente avança para a próxima ocorrência quando a anterior é concluída, o que é diferente de um evento recorrente do Calendário, que dispõe as ocorrências de forma programada. A disponibilidade de lembretes no Calendário depende do uso de lembretes atualizados do iCloud; alguns recursos podem não estar disponíveis em outras contas. Criar lembretes no Calendário no Mac

Uma regra simples mantém o calendário do projeto útil: use eventos recorrentes para reuniões estáveis ou ciclos de revisão, eventos avulsos para datas que mudam com o progresso do projeto e lembretes para tarefas que precisam ser concluídas. Revise a série quando a cadência ou a data de término do projeto mudar para que o calendário continue a refletir o plano.

Fontes