Se você digita repetidamente o mesmo endereço de e-mail, número de telefone ou dados de correspondência no seu Mac, salve cada um como uma substituição de texto: um atalho curto que você digita e que se expande para o texto completo. Vá para o menu Apple > Ajustes do Sistema > Teclado > Substituições de Texto, adicione um atalho e sua substituição e, em seguida, use-o em um app compatível. Escolha atalhos fáceis de lembrar e improváveis de aparecer na escrita comum; as substituições de texto não estão disponíveis em todos os apps. Guia da Apple para Mac sobre substituição de texto

Escolha quais dados de contato automatizar

Comece com as informações que você insere com frequência e que são estáveis o suficiente para serem mantidas como atalhos. Um endereço de e-mail é um candidato ideal. Você também pode adicionar um número de telefone, um endereço comercial ou uma saudação padrão de despedida. Crie uma entrada separada para cada item que deseja inserir; o macOS substitui um atalho pelo texto correspondente, portanto, não há necessidade de agrupar informações não relacionadas.

Por exemplo, você pode usar ;eml para o seu endereço de e-mail e ;tel para o seu número de telefone. Esses são nomes ilustrativos de atalhos, não comandos reservados do Mac. Escolha um padrão que você consiga lembrar e evite sequências curtas do dia a dia, como eu ou casa, que poderiam aparecer em textos comuns. O atalho deve ser mais rápido de digitar do que o texto completo e, ao mesmo tempo, distintivo o suficiente para evitar a expansão acidental.

Antes de adicionar um dado, verifique a ortografia, a pontuação, o espaçamento e se a informação está atualizada. Uma substituição de endereço só é tão precisa quanto o texto salvo nela. Para um número de telefone, escolha o formato que você normalmente compartilha, incluindo o código do país ou pontuação, se necessário. Não inclua em uma substituição informações que você não gostaria que fossem inseridas por engano em uma mensagem ou documento.

Adicionar uma substituição de texto no macOS

  1. Abra o menu Apple e selecione Ajustes do Sistema.
  2. Selecione Teclado na barra lateral. Role a tela se necessário.
  3. Clique em Substituições de Texto.
  4. Clique no botão de adição, insira o atalho no campo de texto a ser substituído e o e-mail ou dado de contato completo no campo de substituição e, em seguida, clique em Adicionar.
  5. Clique em Concluído.

A Apple documenta esses controles e a opção de abrir os ajustes de texto a partir de um aplicativo por meio de Editar > Substituições > Mostrar Substituições > Ajustes de Texto. O texto e a disposição das opções nos ajustes de Teclado podem variar de acordo com a versão do macOS, mas o caminho documentado é por meio dos ajustes de Teclado. Instruções de configuração da Apple

Crie entradas distintas para diferentes informações. Por exemplo, ;eml pode se expandir para um e-mail de trabalho, enquanto ;mail pode se expandir para um endereço postal. Se você precisar de um formato diferente para um público específico, salve outro atalho claramente identificado apenas se lembrar de qual versão usar; caso contrário, insira a informação e edite-a no contexto.

Usar e conferir uma substituição

Em um app compatível com substituição de texto, digite o atalho onde deseja que os dados apareçam. Confira o resultado antes de enviar ou salvar, especialmente quando a mensagem contiver dados de contato: confirme se todo o atalho foi substituído e se o texto expandido está correto. A Apple observa que as substituições de texto não estão disponíveis em todos os apps, portanto, um atalho que funciona em um campo de texto pode não se expandir em outro. O guia da Apple explica o suporte a apps e substituições

Se uma substituição não acontecer, verifique primeiro se o atalho corresponde exatamente à entrada salva e se o app suporta substituição de texto. Em um app que contenha o menu relevante, escolha Editar > Substituições e procure por Substituição de Texto; uma marca de seleção indica que ela está ativada. A Apple também documenta o uso de Mostrar Substituições para aplicar uma substituição ao texto selecionado existente ou a todo o texto de um documento. Esses comandos dependem de o app disponibilizar o menu e não são uma solução definitiva para apps sem suporte.

Uma substituição de texto apenas insere texto. Ela não valida um endereço de e-mail, não busca o número de telefone atual de uma pessoa, não escolhe um destinatário nem envia mensagens. Use o texto expandido como um auxílio de digitação e depois verifique o destinatário e os dados por conta própria. Para informações pontuais ou variáveis, digitar ou colar o valor atual pode ser mais seguro do que depender de uma entrada salva.

Escolha atalhos fáceis de lembrar e seguros de digitar

Use um prefixo consistente para facilitar o reconhecimento dos atalhos. Um prefixo de pontuação, como um ponto e vírgula, pode diminuir a probabilidade de o atalho ocorrer em um texto comum, embora essa seja uma convenção que você escolhe, e não um recurso especial. Mantenha o restante fácil de memorizar: ;eml, ;tel e ;addr são mais fáceis de associar ao seu conteúdo do que sequências arbitrárias.

Evite atalhos que sejam palavras comuns, nomes ou sequências que você possa digitar dentro de um endereço de e-mail. Um atalho que se expande inesperadamente pode atrapalhar uma mensagem ou formulário, e os dados de contato podem ser confidenciais quando inseridos no lugar errado. Se um atalho causar problemas, abra Teclado > Substituições de Texto, selecione a entrada e remova-a ou altere-a. Em seguida, verifique se há atalhos semelhantes em outras entradas salvas.

Uma verificação rápida antes de salvar uma entrada é se perguntar: Consigo me lembrar deste atalho sem precisar consultá-lo? É improvável que ele apareça em textos comuns? A substituição contém exatamente a informação que pretendo compartilhar? Se a resposta para qualquer uma dessas perguntas for não, revise o atalho ou a substituição antes de usá-lo.

Fazer backup ou sincronizar suas substituições

A Apple informa que você pode exportar as substituições selecionadas abrindo Ajustes do Sistema > Teclado > Substituições de Texto, selecionando as entradas e arrastando-as para a mesa (desktop). Isso cria um arquivo property list.plist que pode ser copiado para outro local como backup ou compartilhado. Para importar, arraste esse arquivo para a janela Substituições de Texto no Mac e clique em Concluído. O arquivo exportado fica sob sua gerência; guarde-o em um local onde você possa encontrá-lo se precisar. Instruções de backup e compartilhamento da Apple

A Apple também documenta o uso do iCloud para manter as substituições de texto atualizadas em todos os dispositivos Apple: configure o iCloud Drive e inicie sessão com a mesma Conta Apple em cada dispositivo. Se preferir manter as substituições apenas no Mac, exportar um backup é uma opção à parte. Instruções de backup e compartilhamento da Apple

Mantenha a lista precisa

Revise as entradas sempre que um endereço de e-mail, número de telefone ou endereço postal mudar. Edite ou remova substituições desatualizadas na mesma janela de ajustes de Substituições de Texto e atualize qualquer arquivo de backup que você mantenha. Um atalho desatualizado pode gerar um dado de contato aparentemente correto, mas inválido; portanto, trate cada entrada como um texto armazenado que precisa de manutenção ocasional.

O Wallo é útil quando esses atalhos fazem parte de uma sessão de trabalho mais ampla no Mac: ele organiza as janelas abertas e as tarefas localmente por objetivo, com foco por teclado. Ele não cria substituições de texto nem altera a forma como o macOS as expande.

Fontes