Numbers স্প্রেডশীট থেকে শুধুমাত্র একটি ওয়ার্কশীটের ডেটা এক্সপোর্ট করতে, প্রথমে একটি পৃথক ওয়ার্কিং কপি তৈরি করুন এবং এক্সপোর্টে যেসব শীট ও টেবিল চান না তা সরিয়ে ফেলুন। তারপর File > Export To > CSV ব্যবহার করুন এবং বেছে নিন Numbers প্রতিটি টেবিলের জন্য আলাদা ফাইল তৈরি করবে নাকি টেবিলগুলোকে একটি ফাইলে একত্রিত করবে। Numbers-এর ডকুমেন্টেড CSV সেটিংস কেবল টেবিল কভার করে, কোনো "current sheet only" এক্সপোর্ট নয়, এবং কোনো শীট হাইড করা সেটির ডেটা বাদ দেওয়ার নির্ভরযোগ্য উপায় নয়। Apple-এর এক্সপোর্ট নির্দেশিকা

কেন শুধুমাত্র একটি শীট ট্যাব CSV সীমাবদ্ধ করে না

একটি Numbers স্প্রেডশীটে একাধিক শীট থাকতে পারে, এবং প্রতিটি শীটে টেবিল ও অন্যান্য উপাদান থাকতে পারে। Apple-এর CSV এক্সপোর্ট সেটিংস আপনাকে প্রতিটি টেবিল আলাদা ফাইলে এক্সপোর্ট করতে অথবা টেবিলগুলোকে একটি ফাইলে একত্রিত করার সুবিধা দেয়; তবে শুধুমাত্র বর্তমানে নির্বাচিত শীট এক্সপোর্ট করার কোনো নিয়ন্ত্রণ তারা ডকুমেন্ট করেনি। তাই এক্সপোর্ট করার আগে আপনি যে শীটটি চান সেটিতে ক্লিক করলেই অন্য শীটের ডেটা বাদ পড়বে এমনটি নিশ্চিত হয় না। Apple শীট সম্পর্কে ব্যাখ্যা করেছে এবং CSV এক্সপোর্ট অপশন।

একটি হাইড বা লুকানো শীটও স্প্রেডশীটের অংশ হিসেবেই থেকে যায়। Apple বিশেষভাবে উল্লেখ করেছে যে আপনি যাদের সাথে স্প্রেডশীট শেয়ার করেন তারা লুকানো শীটগুলোতেও অ্যাক্সেস পেতে পারেন। শুধুমাত্র একটি ওয়ার্কশীটের ডেটা রাখার জন্য তৈরি CSV-র ক্ষেত্রে, সেগুলো হাইড করার ওপর নির্ভর না করে এমন একটি কপি ব্যবহার করুন যেখান থেকে অপ্রয়োজনীয় শীট ও টেবিলগুলো সরিয়ে ফেলা হয়েছে। ডকুমেন্টেড এক্সপোর্ট স্কোপের ওপর ভিত্তি করে এটি একটি সতর্কতামূলক কাজের ধারা; Apple কোথাও উল্লেখ করেনি যে লুকানো শীটগুলো CSV এক্সপোর্ট থেকে বাদ দেওয়া হয়।

এক্সপোর্ট করার আগে একটি সুরক্ষিত কপি প্রস্তুত করুন

  1. Finder-এ মূল .numbers ফাইলটি খুঁজে বের করুন এবং এর একটি ডুপ্লিকেট তৈরি করুন। ডুপ্লিকেট ফাইলটি খুলুন এবং মূল ফাইলটি অক্ষত রাখুন। ওয়ার্কিং কপিটির একটি স্পষ্ট নাম দিন যাতে আপনি মূল ফাইল থেকে এটিকে আলাদা করতে পারেন।

  2. কপিটিতে, আপনার কাঙ্ক্ষিত টেবিলটি যে শীটে রয়েছে তা চিহ্নিত করুন। সেটিতে আরও কোনো অতিরিক্ত টেবিল আছে কিনা তা পরীক্ষা করুন: CSV ডায়ালগের প্রতি-টেবিল বা সম্মিলিত-টেবিল নির্বাচন নির্ধারণ করে যে একাধিক টেবিলের ডেটা অন্তর্ভুক্ত হবে কিনা।

  3. শীট ট্যাবের মেনু এবং Delete ব্যবহার করে কপি থেকে প্রতিটি অপ্রয়োজনীয় শীট সরিয়ে ফেলুন। Apple তার ট্যাব মেনু থেকে শীট মুছে ফেলার পদ্ধতি ডকুমেন্ট করেছে। টার্গেট শীটটিতেই যদি অন্য কোনো টেবিল থাকে যা আপনাকে বাদ দিতে হবে, তবে কপি থেকে সেগুলোও সরিয়ে ফেলুন। এগিয়ে যাওয়ার আগে শীট ট্যাব এবং টেবিলগুলো পর্যালোচনা করুন। Apple-এর শীট নির্দেশিকা

  4. আপনি যদি আপনার ওয়ার্কিং কপিতে মূল বিন্যাস বা অতিরিক্ত ডেটা রাখতে চান, তবে আরেকটি বিকল্প হলো এক্সপোর্টের আগে শুধুমাত্র কাঙ্ক্ষিত টেবিলটি নিয়ে একটি পৃথক Numbers স্প্রেডশীট তৈরি করা। এর অর্থ হলো একটি পরিষ্কার ডকুমেন্টে প্রাসঙ্গিক টেবিলটি পুনরায় তৈরি করা বা কপি করা; এটি একটি কর্মপদ্ধতিগত পছন্দ, Apple দ্বারা ডকুমেন্টেড কোনো বিশেষ "export selection" ফিচার নয়।

পরিচ্ছন্ন স্প্রেডশীটটি CSV হিসেবে এক্সপোর্ট করুন

কপিটি খোলা রেখে, macOS মেনু বার থেকে File > Export To > CSV বেছে নিন। এক্সপোর্ট সেটিংসে, আপনি যদি টেবিলগুলোকে আলাদা CSV-তে রাখতে চান তবে one file for each table বেছে নিন, অথবা ডেটা যদি একসাথে রাখার প্রয়োজন হয় তবে combine tables into a single file বেছে নিন। একটি মাত্র টেবিল থাকা কপির ক্ষেত্রে, যেকোনো অপশনই সেই কপি থেকে অন্য কোনো টেবিল অন্তর্ভুক্ত হওয়া এড়িয়ে চলে। প্রাপকের যদি আউটপুটে টেবিলের নাম যোগ করার প্রয়োজন না হয়, তবে Include table names অপশনটি বন্ধ রাখুন। গ্রহণকারী অ্যাপের জন্য টেক্সট এনকোডিং গুরুত্বপূর্ণ হলে, Advanced Options খুলুন এবং সেখানে এনকোডিং বেছে নিন। Apple এই CSV কন্ট্রোলগুলো ডকুমেন্ট করেছে।

এক্সপোর্ট প্রক্রিয়ায় নির্দেশিত অনুযায়ী Next বা Save-এ ক্লিক করুন, একটি বর্ণনামূলক ফাইলের নাম বেছে নিন এবং এমন একটি গন্তব্য নির্বাচন করুন যা আপনি সহজেই খুঁজে পাবেন। Numbers স্বয়ংক্রিয়ভাবে .csv এক্সটেনশনটি যুক্ত করে দেবে। এক্সপোর্ট করার মাধ্যমে অন্য ফরম্যাটে একটি কপি তৈরি হয়; সেই এক্সপোর্ট করা ফাইলের পরিবর্তনে মূল Numbers স্প্রেডশীটে কোনো পরিবর্তন হয় না। Apple-এর এক্সপোর্ট নির্দেশনাবলী।

পাঠানোর আগে ফলাফল যাচাই করুন

যেকোনো টেক্সট এডিটরে CSV ফাইলটি খুলুন বা এটি যে অ্যাপ্লিকেশনে ব্যবহৃত হবে সেটিতে ইমপোর্ট করুন। নিশ্চিত করুন যে ফাইলে প্রত্যাশিত হেডার রো এবং রেকর্ডগুলো রয়েছে, এবং দ্বিতীয় কোনো টেবিলের শিরোনাম বা ডেটা আছে কিনা তা স্ক্যান করে দেখুন। আপনি যদি প্রতি টেবিলের জন্য একটি ফাইল এক্সপোর্ট করে থাকেন, তবে একাধিক CSV ফাইলের জন্য গন্তব্য ফোল্ডারটি পরীক্ষা করুন এবং শুধুমাত্র কাঙ্ক্ষিত ফাইলটি শেয়ার করুন। একটি CSV সেল-এর বিষয়বস্তুকে কমা দ্বারা পৃথক করা মান হিসেবে সংরক্ষণ করে; এটি কোনো Numbers ওয়ার্কবুক নয় যার শীট ট্যাব, চার্ট বা লেআউট অক্ষুণ্ণ থাকবে। Apple CSV আউটপুটকে কমা দ্বারা পৃথক করা সেল মান হিসেবে বর্ণনা করেছে।

আপনি যদি অতিরিক্ত ডেটা খুঁজে পান, তবে Numbers-এর ওয়ার্কিং কপিতে ফিরে যান, সেই ডেটার উৎসটি সরিয়ে ফেলুন এবং একটি নতুন ফাইলের নামে পুনরায় এক্সপোর্ট করুন। মূল ফাইলে কোনো শীট মুছে ফেলা বা হাইড করাকে এক্সপোর্ট প্রক্রিয়ার অংশ হিসেবে বিবেচনা করবেন না; আপনি যদি ইচ্ছাকৃতভাবে এটি পরিবর্তন করতে না চান, তবে মূল ফাইলটি অক্ষত রাখুন।

সূত্রসমূহ