要将表格从 PDF 移至 Mac 上的电子表格中，首先检查“预览”是否可以选择其文本。对于基于文本的 PDF，请在“预览”中一次复制一列，然后将每一列粘贴到单独的电子表格列中。这样可以使列边界处于你的控制之下，并更容易发现发生错位的行。如果 PDF 是扫描件，可在“预览”提供了记录在案的“嵌入文本”选项时使用该选项，然后在将识别出的文本作为数据使用之前仔细检查。

为什么要一次只复制一列？

PDF 的设计初衷是为了呈现页面，而不是为了保留电子表格的行和单元格。表格在页面上可能看起来对齐得非常完美，但其文本却是作为分散的文字片段存储的。因此，选择整个表格复制出的文本顺序或排版可能与视觉网格不一致。分别复制每一列是一种既能保留表格视觉行序，又无需依赖单次大范围粘贴的实用方法。这是基于“预览”的按列选择控制功能提出的工作流程建议，并不是保证每个 PDF 都能始终如一地对表格进行编码。

“预览”支持选择文本并复制垂直部分的文本：选取工具 > 文本选择，按住 Option 键的同时进行选择，然后选取编辑 > 拷贝。Apple 指出，这在复制表格列时非常有用。在 Mac 上的“预览”中选择和拷贝 PDF 中的文本

准备 PDF 和电子表格

在“预览”中打开 PDF。找到包含表格的页面并记下其第一行和最后一行，包括表头行是否属于你需要的数据。新建一张工作表或在目标电子表格中选择一个空白区域，以免导入操作覆盖现有数值。

在电子表格中，为 PDF 的每一列创建或指定一个目标列。如果需要，可以添加表头，并保留相邻列为空。决定是否在复制的数据中包含 PDF 的表头行；如果你要单独输入表头，请从第一个数据行开始在 PDF 中进行选择。在所有列中保持这一选择的一致性，有助于让最终生成的各行对齐。

在转移整个表格之前，先尝试复制较短的一列。将其粘贴到第一个目标列中，检查每一行是否都落入各自独立的行内。如果它作为单个块全部挤在一个单元格中，请确认你只是单击了一次单元格，而不是进入了其编辑模式。Apple 记录了将拷贝的内容粘贴到 Numbers 表格单元格中的操作；电子表格的粘贴行为可能会因来源和应用程序而异。在 Mac 上的 Numbers 表格中输入文本和数字

复制并粘贴 PDF 的每一列

  1. 在“预览”中，如果文本选择功能尚未激活，请选取工具 > 文本选择。
  2. 按住 Option 键并在第一个表格列上垂直拖移。仅当你打算在每一列中都包含表头时，才包含表头。
  3. 选取编辑 > 拷贝或按 Command-C。
  4. 在电子表格中点按该列顶部的目标单元格，并使用 Command-V 进行粘贴。
  5. 返回“预览”并对下一个 PDF 列重复此操作，粘贴到电子表格的下一列中。
  6. 将每个已粘贴列中的第一行和最后一行数据与 PDF 进行比对。在确认逐行对应关系之前，请检查每一列是否具有相同的行数。

按住 Option 拖移选择是关键操作：它可以垂直选择文本，Apple 认为这对于复制表格列非常有用。单独复制每一列还意味着你可以直接将其放入预期的目标位置，而不必指望 PDF 的布局在粘贴时自动变成完整的网格。在 Mac 上的“预览”中选择和拷贝 PDF 中的文本

一个简单的示例：如果一个 PDF 表格包含“项目”、“数量”和“价格”列，请将项目名称复制到一个电子表格列中，将数量复制到下一列，将价格复制到第三列。然后比对 PDF 中具有代表性的一行（例如最后一项）与工作表中的同一行。该示例描述的是一种核对方法，并不意味着“预览”或电子表格会自动验证这些数值。

在使用前检查粘贴的数据

留意列发生错位的迹象：表头出现在列表正中、某一列比其他列提前结束、数值对应到了错误的行，或者 PDF 显示为一个条目的地方在单元格内出现了换行。将靠近顶部、中部和末尾的若干行与原始页面进行比对。特别要注意换行文本、脚注、小计以及跨分页续接的行。

在完成检查之前，请保持标识符和数字与打印的原样一致。PDF 提取可能会混淆诸如 0 和 O 之类的字符，或遗漏标点符号。看起来合理的数量、日期、科目代码或小数点仍有可能存在错误。如果所选内容包含了表格之外的文本，请撤销粘贴并缩小范围重新选择，而不是从列的中间删掉模糊不清的碎片内容。

如果“预览”无法选择 PDF 文本

首先确保工具 > 文本选择处于激活状态。PDF 可能还需要输入密码后才能选择或拷贝文本。Apple 的“预览”疑难解答指南指出了选择工具和密码保护这两种可能的原因。如果无法在 Mac 上的“预览”中选择或拷贝 PDF 中的文本

如果页面是图像扫描件，“预览”提供了一个记录在案的文件 > 导出 > 嵌入文本选项。Apple 表示，“预览”可以识别基于图像的 PDF 中的文本并将其嵌入，以便在 PDF 查看器中可以选择该文本；该选项仅在尚未识别文本时出现。导出后，打开生成的 PDF 并尝试选择一小段内容。识别可能会误读字符，因此请将粘贴的表格与扫描件进行比对，而不要直接假知识别出的数值完全准确。在 PDF 中嵌入文本

如果文本识别无法生成可选文本，或者扫描件过于模糊而无法验证，则无法保证有任何可靠的复制粘贴快捷方式可用。请使用你现有的可信 OCR 或 PDF 转电子表格工具，然后对照原页面验证其输出结果。切勿仅仅因为粘贴结果的各列看起来整齐就认为其准确无误。

何时使用电子表格导入功能

如果你使用 Google 表格且单元格中已有分隔文本，其数据 > 分列命令可以拆分定义清晰的数据，例如逗号分隔的文本。它依赖于一致的分隔符；它无法单凭自身从 PDF 页面重建表格。拆分文本、移除重复项或剪裁空格

Excel 的 Mac 版 Power Query 文档列出了支持的数据源，例如文本/CSV、XML、JSON 等，但其 Mac 数据源列表中未列出 PDF。Microsoft 另外的 PDF 导入说明提到了 PDF 连接器和 .NET 要求，而其版本对应表列出了某些 Windows 版 Excel 支持 PDF，但 Mac 版 Excel for Microsoft 365 不支持。因此，不要认为在 Mac 上点击数据 > 获取数据就能导入 PDF；请检查你安装的 Excel 版本中可用的数据源。在 Mac 版 Excel 中导入和定型数据 (Power Query)、Excel 版本中的 Power Query 数据源

保持源文件和电子表格便于比对

在核对行时，让 PDF 保持在电子表格旁处于打开状态。如果你在处理此任务时已经管理着多个打开的 Mac 窗口和待办事项，Wallo 可以按目标在本地整理现有窗口和待办事项，并支持键盘聚焦切换。它并不提取 PDF 表格；转移和检查过程仍需在“预览”和你的电子表格中完成。

可靠的 Mac 工作流程是：在“预览”中一次选择一个 PDF 列，将每一列粘贴到对应的电子表格列中，并在使用数据前对照源文件验证行的对齐情况。当 PDF 为扫描件时，仅在“预览”提供“嵌入文本”时尝试文本识别，并将识别结果视为需要核对的文本。

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