Mac पर किसी PDF से स्प्रेडशीट में तालिका ले जाने के लिए, पहले जांचें कि क्या Preview उसका टेक्स्ट चुन सकता है। टेक्स्ट-आधारित PDF के लिए, Preview में एक बार में एक कॉलम कॉपी करें, फिर प्रत्येक कॉलम को एक अलग स्प्रेडशीट कॉलम में पेस्ट करें। इससे कॉलम की सीमाएं आपके नियंत्रण में रहती हैं और खिसकी हुई पंक्तियों को पहचानना आसान हो जाता है। यदि PDF कोई स्कैन है, तो Preview के प्रलेखित Embed Text विकल्प का उपयोग करें जब यह उपलब्ध हो, फिर पहचाने गए टेक्स्ट को डेटा के रूप में उपयोग करने से पहले सावधानीपूर्वक जांचें।

एक बार में एक ही कॉलम कॉपी क्यों करें?

PDF को कोई पेज प्रदर्शित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, न कि स्प्रेडशीट की पंक्तियों और सेल को संरक्षित करने के लिए। कोई तालिका पेज पर पूरी तरह से संरेखित दिख सकती है जबकि उसका टेक्स्ट अलग-अलग रन के रूप में संग्रहीत होता है। इसलिए पूरी तालिका का चयन करने से टेक्स्ट ऐसे क्रम या लेआउट में कॉपी हो सकता है जो विज़ुअल ग्रिड से मेल नहीं खाता। प्रत्येक कॉलम को अलग से कॉपी करना तालिका के विज़ुअल पंक्ति क्रम को बनाए रखने और एक ही बड़े पेस्ट पर निर्भर रहने से बचने का एक व्यावहारिक तरीका है। यह Preview के कॉलम-चयन नियंत्रण पर आधारित एक वर्कफ़्लो अनुशंसा है, इस बात की गारंटी नहीं कि प्रत्येक PDF तालिकाओं को लगातार एक ही तरह से एन्कोड करता है।

Preview टेक्स्ट चुनने और टेक्स्ट के लंबवत (वर्टिकल) हिस्से को कॉपी करने का समर्थन करता है: Tools > Text Selection चुनें, चयन करते समय Option दबाए रखें, फिर Edit > Copy चुनें। Apple नोट करता है कि यह तालिका के कॉलम को कॉपी करने के लिए उपयोगी है। Select and copy text in a PDF in Preview on Mac

PDF और स्प्रेडशीट तैयार करें

Preview में PDF खोलें। वह पेज ढूंढें जिसमें तालिका है और उसकी पहली और आखिरी पंक्तियों को नोट करें, जिसमें यह भी शामिल है कि हेडर पंक्ति उस डेटा का हिस्सा है जो आप चाहते हैं या नहीं। एक नई शीट बनाएं या लक्षित स्प्रेडशीट में एक खाली क्षेत्र चुनें ताकि आयात मौजूदा मानों को अधिलेखित (ओवरराइट) न कर सके।

स्प्रेडशीट में, प्रति PDF कॉलम एक गंतव्य कॉलम बनाएं या पहचानें। यदि उपयोगी हो तो हेडर जोड़ें, और किसी भी आसन्न कॉलम को खाली छोड़ दें। तय करें कि कॉपी किए गए डेटा में PDF की हेडर पंक्ति को शामिल करना है या नहीं; यदि आप हेडर अलग से टाइप करते हैं, तो पहली डेटा पंक्ति से PDF का चयन करना शुरू करें। कॉलम भर में उस विकल्प को सुसंगत रखने से परिणामी पंक्तियों को संरेखित करने में मदद मिलती है।

पूरी तालिका स्थानांतरित करने से पहले, एक छोटा कॉलम कॉपी करके देखें। इसे पहले गंतव्य कॉलम में पेस्ट करें और जांचें कि प्रत्येक पंक्ति अपनी स्वयं की पंक्ति में आती है या नहीं। यदि यह एक ही सेल में एकल ब्लॉक के रूप में आता है, तो पुष्टि करें कि आपने सेल के संपादन मोड में प्रवेश करने के बजाय उस पर एक बार क्लिक किया था। Apple Numbers सेल में कॉपी की गई सामग्री को पेस्ट करने का दस्तावेजीकरण करता है; स्प्रेडशीट पेस्ट का व्यवहार स्रोत और ऐप के साथ भिन्न हो सकता है। Enter text and numbers in Numbers on Mac

प्रत्येक PDF कॉलम को कॉपी और पेस्ट करें

  1. Preview में, यदि टेक्स्ट चयन पहले से सक्रिय नहीं है तो Tools > Text Selection चुनें।
  2. Option दबाए रखें और पहले तालिका कॉलम के माध्यम से लंबवत खींचें। हेडर को केवल तभी शामिल करें जब आप इसे प्रत्येक कॉलम में शामिल करने का इरादा रखते हों।
  3. Edit > Copy चुनें या Command-C दबाएं।
  4. स्प्रेडशीट में उस कॉलम के लिए शीर्ष गंतव्य सेल पर क्लिक करें और Command-V से पेस्ट करें।
  5. Preview पर वापस लौटें और अगले PDF कॉलम के लिए दोहराएं, अगली स्प्रेडशीट कॉलम में पेस्ट करें।
  6. प्रत्येक पेस्ट किए गए कॉलम में पहली और आखिरी डेटा पंक्तियों की PDF से तुलना करें। पंक्ति-दर-पंक्ति संबंधों पर भरोसा करने से पहले जांचें कि प्रत्येक कॉलम में पंक्तियों की संख्या समान है।

Option-ड्रैग चयन मुख्य नियंत्रण है: यह लंबवत रूप से टेक्स्ट का चयन करता है, जिसे Apple तालिका कॉलम को कॉपी करने के लिए उपयोगी मानता है। प्रत्येक कॉलम को अलग से कॉपी करने का मतलब यह भी है कि आप इसे सीधे इसके इच्छित गंतव्य में रख सकते हैं, बजाय इसके कि आप यह उम्मीद करें कि PDF का लेआउट पेस्ट करने पर एक पूर्ण ग्रिड बन जाएगा। Select and copy text in a PDF in Preview on Mac

एक सरल उदाहरण: यदि किसी PDF तालिका में "Item," "Quantity," और "Price" कॉलम हैं, तो आइटम के नामों को एक स्प्रेडशीट कॉलम में, मात्राओं को अगले में, और कीमतों को तीसरे में कॉपी करें। फिर PDF में एक विशिष्ट पंक्ति की—जैसे कि अंतिम आइटम—शीट में उसी पंक्ति के साथ तुलना करें। यह उदाहरण एक जांच पद्धति का वर्णन करता है; इसका मतलब यह नहीं है कि Preview या कोई स्प्रेडशीट स्वचालित रूप से मानों को मान्य करती है।

उपयोग करने से पहले पेस्ट किए गए डेटा की जांच करें

खिसके हुए कॉलम के लक्षणों को देखें: सूची के बीच में दिखाई देने वाला हेडर, दूसरों की तुलना में पहले समाप्त होने वाला एक कॉलम, गलत पंक्ति से जुड़ा मान, या सेल के अंदर लाइन ब्रेक जहां PDF एक प्रविष्टि दिखाता है। मूल पेज के साथ ऊपर, मध्य और अंत के पास की कुछ पंक्तियों की तुलना करें। लपेटे गए (रैप किए गए) टेक्स्ट, फ़ुटनोट, उप-योग (सबटोटल) और पेज ब्रेक के पार जारी रहने वाली पंक्तियों पर विशेष ध्यान दें।

पहचानकर्ताओं और संख्याओं को जांचने तक वैसा ही रखें जैसा मुद्रित है। PDF निष्कर्षण 0 और O जैसे वर्णों को भ्रमित कर सकता है या विराम चिह्नों को छोड़ सकता है। कोई मात्रा, दिनांक, खाता कोड या दशमलव बिंदु जो उचित दिखता है, वह भी गलत हो सकता है। यदि चयन में तालिका के बाहर का टेक्स्ट शामिल है, तो पेस्ट को पूर्ववत (अनडू) करें और कॉलम के बीच से अस्पष्ट टुकड़ों को हटाने के बजाय अधिक संकीर्ण रूप से चयन दोहराएं।

यदि Preview PDF टेक्स्ट का चयन नहीं कर सकता है

पहले सुनिश्चित करें कि Tools > Text Selection सक्रिय है। टेक्स्ट का चयन या कॉपी किए जाने से पहले किसी PDF को उसके पासवर्ड की आवश्यकता भी हो सकती है। Apple की Preview समस्या निवारण गाइड चयन टूल और पासवर्ड सुरक्षा दोनों को संभावित कारणों के रूप में पहचानती है। If you can’t select or copy text in a PDF in Preview on Mac

यदि पेज एक छवि स्कैन है, तो Preview में एक प्रलेखित File > Export > Embed Text विकल्प है। Apple का कहना है कि Preview एक छवि-आधारित PDF में टेक्स्ट को पहचान सकता है और इसे एम्बेड कर सकता है ताकि टेक्स्ट को PDF व्यूअर में चुना जा सके; यह विकल्प केवल तभी दिखाई देता है जब टेक्स्ट पहले से पहचाना न गया हो। निर्यात करने के बाद, परिणामी PDF खोलें और एक छोटे अंश का चयन करने का प्रयास करें। पहचान में वर्ण गलत पढ़े जा सकते हैं, इसलिए मान्यता प्राप्त मानों के सटीक होने का अनुमान लगाने के बजाय पेस्ट की गई तालिका की तुलना स्कैन से करें। Embed text in a PDF

यदि टेक्स्ट पहचान से चयन योग्य टेक्स्ट उत्पन्न नहीं होता है, या स्कैन इतना अस्पष्ट है कि सत्यापित नहीं किया जा सकता, तो कोई विश्वसनीय कॉपी-एंड-पेस्ट शॉर्टकट वादा करने योग्य नहीं है। अपने लिए उपलब्ध किसी विश्वसनीय OCR या PDF-टू-स्प्रेडशीट टूल का उपयोग करें, फिर पेज के विरुद्ध इसके आउटपुट को मान्य करें। किसी पेस्ट किए गए परिणाम को केवल इसलिए सटीक मानने से बचें क्योंकि उसके कॉलम व्यवस्थित दिखते हैं।

स्प्रेडशीट आयात सुविधा का उपयोग कब करें

यदि आप Google Sheets का उपयोग करते हैं और सेल में पहले से ही सीमांकित (डिलिमिटेड) टेक्स्ट है, तो इसका Data > Split text to columns कमांड स्पष्ट रूप से परिभाषित डेटा को विभाजित कर सकता है, जैसे कि कॉमा-सेपरेटेड टेक्स्ट। यह एक सुसंगत विभाजक पर निर्भर करता है; यह अपने आप किसी PDF पेज से तालिका का पुनर्निर्माण नहीं करता है। Split text, remove duplicates, or trim whitespace

Excel का Mac Power Query दस्तावेज़ टेक्स्ट/CSV, XML, JSON और अन्य जैसे समर्थित स्रोतों को सूचीबद्ध करता है, लेकिन इसकी Mac स्रोत सूची PDF को सूचीबद्ध नहीं करती है। Microsoft के अलग PDF आयात निर्देश एक PDF कनेक्टर और एक .NET आवश्यकता का वर्णन करते हैं, जबकि इसका संस्करण मैट्रिक्स कुछ Windows Excel संस्करणों के लिए PDF समर्थन सूचीबद्ध करता है न कि Mac के लिए Excel for Microsoft 365 के लिए। इसलिए यह न मान लें कि Mac पर Data > Get Data किसी PDF को आयात करेगा; अपने इंस्टॉल किए गए Excel संस्करण में उपलब्ध स्रोतों की जांच करें। Import and shape data in Excel for Mac (Power Query), Power Query data sources in Excel versions

स्रोत और स्प्रेडशीट को जांचने में आसान रखें

पंक्तियों को सत्यापित करते समय PDF को स्प्रेडशीट के पास खुला रखें। यदि आप पहले से ही इस कार्य के इर्द-गिर्द कई खुली Mac विंडो और कार्यों (to-dos) का प्रबंधन कर रहे हैं, तो Wallo कीबोर्ड फ़ोकसिंग के साथ लक्ष्य के अनुसार मौजूदा विंडो और कार्यों को स्थानीय रूप से व्यवस्थित कर सकता है। यह PDF तालिकाओं को नहीं निकालता है; स्थानांतरण और जांच अभी भी Preview और आपकी स्प्रेडशीट में ही होती है।

भरोसेमंद Mac वर्कफ़्लो यह है कि Preview में एक बार में एक PDF कॉलम चुनें, प्रत्येक कॉलम को उसके मेल खाने वाले स्प्रेडशीट कॉलम में पेस्ट करें, और डेटा का उपयोग करने से पहले स्रोत के विरुद्ध पंक्ति संरेखण को सत्यापित करें। जब PDF स्कैन किया गया हो, तो टेक्स्ट पहचान का प्रयास केवल तभी करें जब Preview Embed Text की पेशकश करे, और परिणाम को ऐसे टेक्स्ट के रूप में मानें जिसे जांचने की आवश्यकता है।

स्रोत