Mac-এ একটি PDF থেকে স্প্রেডশীটে টেবিল নিয়ে যাওয়ার জন্য, প্রথমে দেখে নিন Preview এর টেক্সট সিলেক্ট করতে পারে কিনা। টেক্সট-ভিত্তিক PDF-এর ক্ষেত্রে, Preview-তে একবারে একটি করে কলাম কপি করুন, তারপর প্রতিটি কলাম একটি আলাদা স্প্রেডশীট কলামে পেস্ট করুন। এটি কলামের সীমানা আপনার নিয়ন্ত্রণে রাখে এবং যে সারিগুলো সরে গেছে তা শনাক্ত করা সহজ করে তোলে। যদি PDF-টি স্ক্যান করা হয়, তবে উপলভ্য থাকলে Preview-এর নির্দেশিত Embed Text অপশনটি ব্যবহার করুন, তারপর ডেটা হিসেবে ব্যবহার করার আগে শনাক্ত করা টেক্সটটি সাবধানে পরীক্ষা করে নিন।

কেন একবারে একটি কলাম কপি করবেন?

একটি PDF কোনো স্প্রেডশীটের সারি এবং সেলগুলো সংরক্ষণ করার জন্য নয়, বরং একটি পৃষ্ঠা প্রদর্শন করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। একটি টেবিল পৃষ্ঠায় পুরোপুরি সারিবদ্ধ দেখালেও এর টেক্সট আলাদা আলাদা অংশ হিসেবে সংরক্ষিত থাকতে পারে। তাই পুরো টেবিলটি সিলেক্ট করলে টেক্সট এমন কোনো ক্রম বা লেআউটে কপি হতে পারে যা দৃশ্যমান গ্রিডের সাথে মেলে না। প্রতিটি কলাম আলাদাভাবে কপি করা টেবিলের দৃশ্যমান সারির ক্রম বজায় রাখার একটি ব্যবহারিক উপায়, যার ফলে একক ও বড় পেস্টের ওপর নির্ভর করতে হয় না। এটি Preview-এর কলাম-সিলেকশন নিয়ন্ত্রণের ওপর ভিত্তি করে একটি কার্যপদ্ধতির সুপারিশ, প্রতিটি PDF যে টেবিল একইভাবে এনকোড করবে তার কোনো গ্যারান্টি নয়।

Preview টেক্সট সিলেক্ট করা এবং টেক্সটের একটি উল্লম্ব অংশ কপি করা সমর্থন করে: Tools > Text Selection বেছে নিন, সিলেক্ট করার সময় Option চেপে ধরে রাখুন, তারপর Edit > Copy বেছে নিন। Apple উল্লেখ করেছে যে টেবিলের কলাম কপি করার জন্য এটি কার্যকর। Select and copy text in a PDF in Preview on Mac

PDF এবং স্প্রেডশীট প্রস্তুত করুন

PDF-টি Preview-তে খুলুন। টেবিলটি থাকা পৃষ্ঠাটি খুঁজুন এবং এর প্রথম ও শেষ সারিগুলো খেয়াল করুন, যার মধ্যে হেডার সারিটি আপনার প্রয়োজনীয় ডেটার অংশ কিনা তাও অন্তর্ভুক্ত। একটি নতুন শীট তৈরি করুন বা টার্গেট স্প্রেডশীটে একটি ফাঁকা জায়গা বেছে নিন যাতে ইমপোর্ট করার ফলে বিদ্যমান মানগুলো ওভাররাইট না হয়ে যায়।

স্প্রেডশীটে, PDF-এর প্রতিটি কলামের জন্য একটি করে গন্তব্য কলাম তৈরি বা শনাক্ত করুন। দরকার হলে হেডার যোগ করুন এবং পাশের কলামগুলো খালি রাখুন। কপি করা ডেটাতে PDF-এর হেডার সারি অন্তর্ভুক্ত করবেন কিনা তা নির্ধারণ করুন; আপনি যদি আলাদাভাবে হেডার টাইপ করেন, তবে প্রথম ডেটা সারি থেকে PDF সিলেক্ট করা শুরু করুন। কলাম জুড়ে এই সিদ্ধান্ত বজায় রাখলে ফলাফল হিসেবে পাওয়া সারিগুলো ঠিকভাবে সারিবদ্ধ হতে সাহায্য করে।

পুরো টেবিলটি স্থানান্তর করার আগে, একটি ছোট কলাম কপি করার চেষ্টা করুন। এটি প্রথম গন্তব্য কলামে পেস্ট করুন এবং দেখে নিন প্রতিটি লাইন নিজস্ব সারিতে বসছে কিনা। যদি এটি একটি সেলে একক ব্লক হিসেবে আসে, তবে নিশ্চিত করুন যে আপনি সেলে ডাবল-ক্লিক করে এডিটিং মোডে না গিয়ে কেবল একবার ক্লিক করেছেন। Apple Numbers সেলে কপি করা কনটেন্ট পেস্ট করার নির্দেশিকা দিয়েছে; স্প্রেডশীটে পেস্ট করার আচরণ উৎস এবং অ্যাপের ওপর ভিত্তি করে ভিন্ন হতে পারে। Enter text and numbers in Numbers on Mac

প্রতিটি PDF কলাম কপি এবং পেস্ট করুন

  1. Preview-তে, টেক্সট সিলেকশন ইতিমধ্যে সক্রিয় না থাকলে Tools > Text Selection বেছে নিন।
  2. Option চেপে ধরুন এবং প্রথম টেবিল কলাম বরাবর উল্লম্বভাবে টেনে আনুন (ড্র্যাগ করুন)। হেডারটি কেবল তখনই অন্তর্ভুক্ত করুন যদি আপনি এটি প্রতিটি কলামে অন্তর্ভুক্ত করতে চান।
  3. Edit > Copy বেছে নিন অথবা Command-C চাপুন।
  4. স্প্রেডশীটে সেই কলামের জন্য উপরের গন্তব্য সেলে ক্লিক করুন এবং Command-V দিয়ে পেস্ট করুন।
  5. Preview-তে ফিরে যান এবং পরবর্তী PDF কলামের জন্য পুনরাবৃত্তি করুন, পরবর্তী স্প্রেডশীট কলামে পেস্ট করুন।
  6. প্রতিটি পেস্ট করা কলামের প্রথম এবং শেষ ডেটা সারিগুলো PDF-এর সাথে মিলিয়ে দেখুন। সারি অনুযায়ী সম্পর্কের ওপর নির্ভর করার আগে প্রতিটি কলামে একই সংখ্যক সারি আছে কিনা তা পরীক্ষা করুন।

Option-ড্র্যাগ সিলেকশনই মূল নিয়ন্ত্রণ: এটি টেক্সট উল্লম্বভাবে সিলেক্ট করে, যা টেবিলের কলাম কপি করার জন্য কার্যকর বলে Apple উল্লেখ করেছে। প্রতিটি কলাম আলাদাভাবে কপি করার অর্থ হলো পেস্ট করার সময় PDF-এর লেআউট একটি সম্পূর্ণ গ্রিড হবে এমন আশা না করে আপনি এটি সরাসরি এর নির্ধারিত গন্তব্যে বসাতে পারেন। Select and copy text in a PDF in Preview on Mac

একটি সহজ উদাহরণ: যদি একটি PDF টেবিলে “Item”, “Quantity” এবং “Price” কলাম থাকে, তবে আইটেমের নামগুলো একটি স্প্রেডশীট কলামে, পরিমাণগুলো পরবর্তী কলামে এবং দামগুলো তৃতীয় কলামে কপি করুন। তারপর PDF-এর একটি নির্দিষ্ট সারি—যেমন শেষ আইটেমটি—শীটের একই সারির সাথে তুলনা করুন। এই উদাহরণটি একটি যাচাইকরণ পদ্ধতি বর্ণনা করে; এটি বোঝায় না যে Preview বা স্প্রেডশীট মানগুলোকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে যাচাই করে দেয়।

ব্যবহারের আগে পেস্ট করা ডেটা পরীক্ষা করুন

কলাম সরে যাওয়ার লক্ষণগুলো খুঁজুন: তালিকার মাঝে কোনো হেডার চলে আসা, একটি কলাম অন্যদের চেয়ে আগে শেষ হয়ে যাওয়া, কোনো মান ভুল সারির সাথে যুক্ত হওয়া, অথবা কোনো সেলের ভেতরে লাইন ব্রেক হওয়া যেখানে PDF-এ একটি মাত্র এন্ট্রি দেখাচ্ছে। মূল পৃষ্ঠার সাথে ওপরের, মাঝের এবং শেষের দিকের কয়েকটি সারি তুলনা করুন। বিশেষভাবে লক্ষ্য রাখুন র‍্যাপ করা টেক্সট, ফুটনোট, সাবটোটাল এবং পৃষ্ঠা ভেঙে অন্য পৃষ্ঠায় যাওয়া সারিগুলোর দিকে।

শনাক্তকারী এবং সংখ্যাগুলো যাচাই না করা পর্যন্ত মুদ্রিত রূপেই রাখুন। PDF এক্সট্রাকশন 0 এবং O-এর মতো অক্ষরগুলোকে গুলিয়ে ফেলতে পারে বা বিরামচিহ্ন বাদ দিতে পারে। কোনো পরিমাণ, তারিখ, অ্যাকাউন্ট কোড বা দশমিক বিন্দু যা দেখতে সঠিক মনে হচ্ছে, তা-ও ভুল হতে পারে। সিলেকশনে টেবিলের বাইরের টেক্সট অন্তর্ভুক্ত থাকলে, পেস্টটি আনডু করুন এবং কলামের মাঝখান থেকে অস্পষ্ট অংশ মুছে ফেলার চেয়ে আরও সংকীর্ণভাবে সিলেকশনটি পুনরায় করুন।

Preview যদি PDF টেক্সট সিলেক্ট করতে না পারে

প্রথমে নিশ্চিত করুন যে Tools > Text Selection সক্রিয় রয়েছে। টেক্সট সিলেক্ট বা কপি করার আগে একটি PDF-এর পাসওয়ার্ডের প্রয়োজনও হতে পারে। Apple-এর Preview ট্রাবলশুটিং গাইড সিলেকশন টুল এবং পাসওয়ার্ড সুরক্ষা উভয়কেই সম্ভাব্য কারণ হিসেবে চিহ্নিত করেছে। If you can’t select or copy text in a PDF in Preview on Mac

পৃষ্ঠাটি যদি স্ক্যান করা ছবি হয়, Preview-তে একটি নির্দেশিত File > Export > Embed Text অপশন রয়েছে। Apple জানিয়েছে যে Preview ইমেজ-ভিত্তিক PDF-এ টেক্সট শনাক্ত করতে পারে এবং তা এম্বেড করতে পারে যাতে টেক্সটটি PDF ভিউয়ারে সিলেক্ট করা যায়; এই অপশনটি কেবল তখনই দেখা যায় যখন টেক্সট আগে থেকে শনাক্ত করা না থাকে। এক্সপোর্ট করার পর, তৈরি হওয়া PDF-টি খুলুন এবং একটি ছোট অংশ সিলেক্ট করার চেষ্টা করুন। শনাক্তকরণে অক্ষর ভুল পড়তে পারে, তাই শনাক্ত করা মানগুলো নির্ভুল ধরে নেওয়ার চেয়ে পেস্ট করা টেবিলটি স্ক্যানের সাথে তুলনা করুন। Embed text in a PDF

টেক্সট শনাক্তকরণ যদি সিলেক্টযোগ্য টেক্সট তৈরি না করে, বা স্ক্যানটি যাচাই করার জন্য খুব বেশি অস্পষ্ট হয়, তবে কোনো নির্ভরযোগ্য কপি-অ্যান্ড-পেস্ট শর্টকাটের প্রতিশ্রুতি দেওয়া যায় না। আপনার কাছে উপলব্ধ কোনো নির্ভরযোগ্য OCR বা PDF-থেকে-স্প্রেডশীট টুল ব্যবহার করুন, তারপর পৃষ্ঠার সাথে এর আউটপুট যাচাই করুন। পেস্ট করা ফলাফল কেবল তার কলামগুলো পরিপাটি দেখাচ্ছে বলেই সেটিকে নির্ভুল মনে করা এড়িয়ে চলুন।

কখন স্প্রেডশীট ইমপোর্ট ফিচার ব্যবহার করবেন

আপনি যদি Google Sheets ব্যবহার করেন এবং সেলগুলোতে ইতিমধ্যে সীমাচিহ্নযুক্ত (delimited) টেক্সট থাকে, তবে এর Data > Split text to columns কমান্ডটি কমা দিয়ে পৃথক করা টেক্সটের মতো স্পষ্ট সংজ্ঞায়িত ডেটা বিভক্ত করতে পারে। এটি একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ বিভাজকের ওপর নির্ভর করে; এটি নিজে থেকে একটি PDF পৃষ্ঠা থেকে টেবিল পুনর্গঠন করে না। Split text, remove duplicates, or trim whitespace

Excel-এর Mac Power Query ডকুমেন্টেশন টেক্সট/CSV, XML, JSON এবং অন্যান্য সমর্থিত উৎসের তালিকা দেয়, কিন্তু এর Mac উৎসের তালিকায় PDF নেই। Microsoft-এর পৃথক PDF ইমপোর্ট নির্দেশাবলীতে একটি PDF কানেক্টর এবং একটি .NET প্রয়োজনীয়তার কথা বলা হয়েছে, যেখানে এর সংস্করণ ম্যাট্রিক্সে নির্দিষ্ট Windows Excel সংস্করণের জন্য PDF সমর্থন তালিকাভুক্ত করা হয়েছে এবং Excel for Microsoft 365 for Mac-এর জন্য নয়। তাই ধরে নেবেন না যে Mac-এ Data > Get Data একটি PDF ইমপোর্ট করবে; আপনার ইনস্টল করা Excel সংস্করণে উপলব্ধ উৎসগুলো পরীক্ষা করুন। Import and shape data in Excel for Mac (Power Query), Power Query data sources in Excel versions

উৎস এবং স্প্রেডশীট সহজে যাচাই করার উপযোগী রাখুন

সারিগুলো যাচাই করার সময় স্প্রেডশীটের পাশেই PDF-টি খোলা রাখুন। আপনি যদি এই কাজের পাশাপাশি ইতিমধ্যে একাধিক খোলা Mac উইন্ডো এবং টু-ডু পরিচালনা করছেন, তবে Wallo কিবোর্ড ফোকাসিংসহ লক্ষ্য অনুযায়ী স্থানীয়ভাবে বিদ্যমান উইন্ডো এবং টু-ডুগুলো সাজিয়ে রাখতে পারে। এটি PDF টেবিল এক্সট্র্যাক্ট করে না; স্থানান্তর এবং যাচাইকরণ এখনও Preview এবং আপনার স্প্রেডশীটেই ঘটে।

Mac-এর নির্ভরযোগ্য কার্যপদ্ধতি হলো Preview-তে একবারে একটি PDF কলাম সিলেক্ট করা, প্রতিটি কলাম তার ম্যাচিং স্প্রেডশীট কলামে পেস্ট করা এবং ডেটা ব্যবহারের আগে উৎসের সাথে সারির প্রান্তিককরণ যাচাই করা। যখন PDF স্ক্যান করা হয়, কেবল তখনই টেক্সট শনাক্তকরণের চেষ্টা করুন যখন Preview Embed Text অফার করে, এবং ফলাফলটিকে এমন টেক্সট হিসেবে গণ্য করুন যা যাচাই করা প্রয়োজন।

সূত্রসমূহ