Untuk memindahkan tabel dari PDF ke spreadsheet di Mac, pertama-tama periksa apakah Pratinjau dapat memilih teksnya. Untuk PDF berbasis teks, salin satu kolom dalam satu waktu di Pratinjau, lalu tempel setiap kolom ke dalam kolom spreadsheet terpisah. Hal ini menjaga batas-batas kolom tetap di bawah kendali Anda dan mempermudah menemukan baris yang bergeser. Jika PDF berupa hasil pemindaian, gunakan opsi Sematkan Teks yang terdokumentasi di Pratinjau jika tersedia, lalu periksa teks yang dikenali dengan cermat sebelum menggunakannya sebagai data.

Mengapa menyalin satu kolom dalam satu waktu?

PDF dirancang untuk menampilkan halaman, bukan untuk mempertahankan baris dan sel spreadsheet. Tabel bisa terlihat sejajar sempurna di halaman sementara teksnya disimpan sebagai bagian-bagian terpisah. Oleh karena itu, memilih seluruh tabel dapat menyalin teks dalam urutan atau tata letak yang tidak sesuai dengan kisi visual. Menyalin setiap kolom secara terpisah adalah cara praktis untuk mempertahankan urutan baris visual tabel sekaligus menghindari ketergantungan pada satu penempelan besar. Ini adalah rekomendasi alur kerja berdasarkan kontrol pemilihan kolom di Pratinjau, bukan jaminan bahwa setiap PDF menyandikan tabel secara konsisten.

Pratinjau mendukung pemilihan teks dan penyalinan bagian teks secara vertikal: pilih Alat > Pemilihan Teks, tahan Option saat memilih, lalu pilih Edit > Salin. Apple mencatat bahwa ini berguna untuk menyalin kolom tabel. Pilih dan salin teks di PDF di Pratinjau di Mac

Siapkan PDF dan spreadsheet

Buka PDF di Pratinjau. Temukan halaman yang memuat tabel dan perhatikan baris pertama dan terakhirnya, termasuk apakah baris tajuk merupakan bagian dari data yang Anda inginkan. Buat lembar baru atau pilih area kosong di spreadsheet target agar proses impor tidak menimpa nilai yang sudah ada.

Di spreadsheet, buat atau tentukan satu kolom tujuan untuk setiap kolom PDF. Tambahkan tajuk jika diperlukan, dan biarkan kolom yang berdekatan tetap kosong. Putuskan apakah akan menyertakan baris tajuk PDF dalam data yang disalin; jika Anda mengetik tajuk secara terpisah, mulailah memilih PDF pada baris data pertama. Menjaga pilihan tersebut tetap konsisten di seluruh kolom membantu baris yang dihasilkan sejajar.

Sebelum mentransfer seluruh tabel, cobalah menyalin satu kolom pendek. Tempelkan ke kolom tujuan pertama dan pastikan setiap baris mendarat di barisnya sendiri. Jika hasilnya masuk sebagai satu blok tunggal dalam satu sel, pastikan Anda mengeklik sel sekali dan bukannya masuk ke mode pengeditan sel. Apple mendokumentasikan penempelan konten yang disalin ke dalam sel Numbers; perilaku penempelan spreadsheet dapat bervariasi bergantung pada sumber dan aplikasi. Masukkan teks dan angka di Numbers di Mac

Salin dan tempel setiap kolom PDF

  1. Di Pratinjau, pilih Alat > Pemilihan Teks jika pemilihan teks belum aktif.
  2. Tahan Option dan seret secara vertikal melalui kolom tabel pertama. Sertakan tajuk hanya jika Anda berniat menyertakannya di setiap kolom.
  3. Pilih Edit > Salin atau tekan Command-C.
  4. Klik sel tujuan teratas untuk kolom tersebut di spreadsheet dan tempel dengan Command-V.
  5. Kembali ke Pratinjau dan ulangi untuk kolom PDF berikutnya, tempelkan ke kolom spreadsheet berikutnya.
  6. Bandingkan baris data pertama dan terakhir di setiap kolom yang ditempelkan dengan PDF. Periksa apakah setiap kolom memiliki jumlah baris yang sama sebelum mengandalkan hubungan baris demi baris.

Pemilihan dengan Option-seret adalah kontrol kuncinya: fitur ini memilih teks secara vertikal, yang oleh Apple dinyatakan berguna untuk menyalin kolom tabel. Menyalin setiap kolom secara terpisah juga berarti Anda dapat menempatkannya langsung ke tujuan yang diinginkan daripada berharap tata letak PDF menjadi kisi yang utuh saat ditempelkan. Pilih dan salin teks di PDF di Pratinjau di Mac

Ilustrasi sederhana: jika tabel PDF memiliki kolom "Barang", "Jumlah", dan "Harga", salin nama barang ke satu kolom spreadsheet, jumlah ke kolom berikutnya, dan harga ke kolom ketiga. Kemudian bandingkan baris yang khas di PDF—seperti barang terakhir—dengan baris yang sama di lembar kerja. Contoh ini menjelaskan metode pemeriksaan; bukan berarti Pratinjau atau spreadsheet memvalidasi nilainya secara otomatis.

Periksa data yang ditempelkan sebelum menggunakannya

Cari gejala kolom yang bergeser: tajuk yang muncul di tengah daftar, satu kolom berakhir lebih awal dari kolom lainnya, nilai yang terpasang pada baris yang salah, atau pemisah baris di dalam sel saat PDF menampilkan satu entri. Bandingkan beberapa baris di dekat bagian atas, tengah, dan akhir dengan halaman asli. Berikan perhatian khusus pada teks yang terbungkus (wrapped text), catatan kaki, subtotal, dan baris yang berlanjut melewati pemisah halaman.

Pertahankan pengenal dan angka sebagaimana tercetak sampai Anda memeriksanya. Ekstraksi PDF dapat membingungkan karakter seperti 0 dan O atau menghilangkan tanda baca. Kuantitas, tanggal, kode akun, atau titik desimal yang terlihat masuk akal masih bisa salah. Jika pilihan mencakup teks di luar tabel, batalkan penempelan dan ulangi pemilihan secara lebih presisi daripada menghapus bagian yang ambigu dari bagian tengah kolom.

Jika Pratinjau tidak dapat memilih teks PDF

Pertama, pastikan Alat > Pemilihan Teks aktif. PDF mungkin juga memerlukan kata sandi sebelum teks dapat dipilih atau disalin. Panduan pemecahan masalah Pratinjau Apple mengidentifikasi alat pemilihan dan proteksi kata sandi sebagai penyebab potensial. Jika Anda tidak dapat memilih atau menyalin teks di PDF di Pratinjau di Mac

Jika halaman tersebut adalah pemindaian gambar, Pratinjau memiliki opsi File > Ekspor > Sematkan Teks yang terdokumentasi. Apple menyatakan bahwa Pratinjau dapat mengenali teks dalam PDF berbasis gambar dan menyematkannya sehingga teks dapat dipilih di penampil PDF; opsi ini hanya muncul jika teks belum dikenali sebelumnya. Setelah mengekspor, buka PDF yang dihasilkan dan coba pilih teks pendek. Pengenalan karakter bisa saja salah membaca karakter, jadi bandingkan tabel yang ditempelkan dengan pindaian daripada berasumsi bahwa nilai yang dikenali adalah tepat. Sematkan teks di PDF

Jika pengenalan teks tidak menghasilkan teks yang dapat dipilih, atau pindaian terlalu buram untuk diverifikasi, tidak ada pintasan salin-dan-tempel tepercaya yang dapat dijanjikan. Gunakan alat OCR atau pengonversi PDF-ke-spreadsheet tepercaya yang tersedia bagi Anda, lalu validasi hasilnya terhadap halaman tersebut. Hindari menganggap hasil yang ditempelkan akurat hanya karena kolomnya terlihat rapi.

Kapan harus menggunakan fitur impor spreadsheet

Jika Anda menggunakan Google Spreadsheet dan sudah memiliki teks yang dipisahkan pembatas (delimited text) di dalam sel, perintah Data > Pisahkan teks menjadi kolom dapat membagi data yang terdefinisi dengan jelas, seperti teks yang dipisahkan koma. Perintah ini bergantung pada pemisah yang konsisten; fitur ini tidak merekonstruksi tabel dari halaman PDF secara otomatis. Pisahkan teks, hapus duplikat, atau potong spasi

Dokumentasi Power Query Excel untuk Mac mencantumkan sumber yang didukung seperti teks/CSV, XML, JSON, dan lainnya, tetapi daftar sumber Mac tidak mencantumkan PDF. Petunjuk impor PDF terpisah dari Microsoft menjelaskan konektor PDF dan persyaratan .NET, sementara matriks versinya mencantumkan dukungan PDF untuk edisi Windows Excel tertentu dan tidak untuk Excel untuk Microsoft 365 untuk Mac. Jadi, jangan berasumsi Data > Dapatkan Data di Mac akan mengimpor PDF; periksa sumber yang tersedia di versi Excel yang Anda instal. Impor dan bentuk data di Excel untuk Mac (Power Query), Sumber data Power Query di versi Excel

Pastikan sumber dan spreadsheet mudah diperiksa

Biarkan PDF tetap terbuka di samping spreadsheet saat Anda memverifikasi baris. Jika Anda sudah mengelola beberapa jendela Mac yang terbuka dan daftar tugas terkait pekerjaan ini, Wallo dapat mengatur jendela dan tugas yang ada secara lokal berdasarkan tujuan, dengan fokus melalui papan ketik. Aplikasi ini tidak mengekstrak tabel PDF; transfer dan pemeriksaan tetap dilakukan di Pratinjau dan spreadsheet Anda.

Alur kerja Mac yang andal adalah memilih satu kolom PDF pada satu waktu di Pratinjau, menempelkan setiap kolom ke kolom spreadsheet yang sesuai, dan memverifikasi keselarasan baris terhadap sumber sebelum menggunakan data tersebut. Jika PDF berupa hasil pemindaian, lakukan pengenalan teks hanya jika Pratinjau menawarkan Sematkan Teks, dan perlakukan hasilnya sebagai teks yang perlu diperiksa.

Sumber