Чтобы перенести таблицу из PDF в электронную таблицу на Mac, сначала проверьте, позволяет ли «Просмотр» выделить в ней текст. Если PDF текстовый, копируйте по одному столбцу за раз в «Просмотре», а затем вставляйте каждый столбец в отдельный столбец электронной таблицы. Это сохраняет контроль над границами столбцов и помогает легче заметить сместившиеся строки. Если PDF представляет собой скан, воспользуйтесь описанной в документации функцией «Встроить текст» в приложении «Просмотр» (когда она доступна), а затем внимательно проверьте распознанный текст, прежде чем использовать его как данные.

Почему стоит копировать по одному столбцу за раз?

Формат PDF предназначен для отображения страницы, а не для сохранения строк и ячеек электронной таблицы. Таблица может выглядеть идеально выровненной на странице, но при этом ее текст может храниться в виде разрозненных фрагментов. Поэтому выделение всей таблицы целиком может привести к копированию текста в порядке или структуре, которые не соответствуют визуальной сетке. Копирование каждого столбца по отдельности — это практичный способ сохранить визуальный порядок строк таблицы и не зависеть от одной масштабной вставки. Это рекомендация по рабочему процессу, основанная на инструменте выделения столбцов в приложении «Просмотр», а не гарантия того, что каждый PDF-файл кодирует таблицы одинаково.

«Просмотр» поддерживает выделение текста и копирование его вертикальной части: выберите Инструменты > Выбор текста, удерживайте клавишу Option при выделении, затем выберите Правка > Скопировать. Apple отмечает, что это удобно для копирования столбца таблицы. Выбор и копирование текста в файле PDF в приложении «Просмотр» на Mac

Подготовьте PDF и электронную таблицу

Откройте PDF в приложении «Просмотр». Найдите страницу с таблицей и обратите внимание на ее первую и последнюю строки, а также на то, входит ли строка заголовка в нужные вам данные. Создайте новый лист или выберите пустую область в целевой электронной таблице, чтобы импорт не перезаписал существующие значения.

В электронной таблице создайте или определите по одному целевому столбцу для каждого столбца из PDF. При необходимости добавьте заголовки и оставьте соседние столбцы пустыми. Решите, включать ли строку заголовка PDF в копируемые данные; если вы вводите заголовки вручную, начинайте выделение в PDF с первой строки данных. Сохранение этого единообразия для всех столбцов поможет строкам в итоге совпасть.

Прежде чем переносить всю таблицу, попробуйте скопировать один короткий столбец. Вставьте его в первый целевой столбец и убедитесь, что каждая строка попадает в свою собственную ячейку по вертикали. Если данные вставляются единым блоком в одну ячейку, убедитесь, что вы нажали на ячейку один раз, а не вошли в режим ее редактирования. Apple описывает вставку скопированного содержимого в ячейки Numbers; поведение вставки в электронных таблицах может различаться в зависимости от источника и приложения. Ввод текста и чисел в приложении Numbers на Mac

Скопируйте и вставьте каждый столбец PDF

  1. В «Просмотре» выберите Инструменты > Выбор текста, если инструмент выделения текста еще не активен.
  2. Удерживая клавишу Option, протяните курсор по вертикали через первый столбец таблицы. Включайте заголовок только в том случае, если планируете включать его для каждого столбца.
  3. Выберите Правка > Скопировать или нажмите Command-C.
  4. Нажмите на верхнюю целевую ячейку для этого столбца в электронной таблице и вставьте данные с помощью Command-V.
  5. Вернитесь в «Просмотр» и повторите процедуру для следующего столбца PDF, вставляя его в следующий столбец электронной таблицы.
  6. Сравните первую и последнюю строки данных в каждом вставленном столбце с исходным PDF. Прежде чем полагаться на соответствие строк друг другу, убедитесь, что во всех столбцах одинаковое количество строк.

Выделение с зажатой клавишей Option — ключевой инструмент: оно выделяет текст по вертикали, что, как указывает Apple, удобно для копирования столбца таблицы. Копирование каждого столбца по отдельности также означает, что вы можете поместить его сразу в нужное место, не надеясь на то, что структура PDF при вставке сама преобразуется в правильную сетку. Выбор и копирование текста в файле PDF в приложении «Просмотр» на Mac

Простой пример: если в таблице PDF есть столбцы «Товар», «Количество» и «Цена», скопируйте названия товаров в один столбец электронной таблицы, количества — в следующий, а цены — в третий. Затем сравните приметную строку в PDF (например, последнюю позицию) с той же строкой в таблице. Этот пример иллюстрирует метод проверки; он не означает, что «Просмотр» или электронная таблица проверяют значения автоматически.

Проверьте вставленные данные перед использованием

Обратите внимание на признаки смещения столбцов: заголовок, оказавшийся в середине списка; столбец, заканчивающийся раньше остальных; значение, привязавшееся не к той строке; или разрывы строк внутри ячейки там, где в PDF была одна запись. Сравните несколько строк вверху, в середине и в конце с исходной страницей. Обратите особое внимание на перенесенный по строкам текст, сноски, промежуточные итоги и строки, которые переходят через разрыв страницы.

Оставляйте идентификаторы и числа в том виде, в каком они напечатаны, пока не проверите их. При извлечении из PDF могут путаться символы (например, 0 и O) или пропускаться знаки препинания. Количество, дата, код счета или десятичная точка, которые выглядят правдоподобно, все равно могут оказаться неверными. Если в выделение попал текст за пределами таблицы, отмените вставку и повторите выделение точнее, вместо того чтобы удалять сомнительные фрагменты из середины столбца.

Если «Просмотр» не может выделить текст в PDF

Сначала убедитесь, что активен пункт Инструменты > Выбор текста. Для выделения или копирования текста в PDF-файле также может потребоваться ввод пароля. В руководстве Apple по устранению неполадок в «Просмотре» в качестве возможных причин указаны как инструмент выделения, так и защита паролем. Если не удается выбрать или скопировать текст в файле PDF в приложении «Просмотр» на Mac

Если страница представляет собой сканированное изображение, в «Просмотре» есть документированная функция Файл > Экспортировать > Встроить текст. Apple отмечает, что «Просмотр» может распознавать текст в PDF на основе изображений и встраивать его, чтобы текст можно было выделять в программе просмотра PDF; этот пункт появляется только тогда, когда текст еще не был распознан. После экспорта откройте полученный PDF и попробуйте выделить небольшой фрагмент. При распознавании символы могут считываться с ошибками, поэтому сверяйте вставленную таблицу со сканом, а не исходите из того, что распознанные значения абсолютно точны. Встраивание текста в файл PDF

Если распознавание текста не делает его доступным для выделения или скан слишком неразборчив для проверки, надежного способа быстрого копирования и вставки гарантировать нельзя. Воспользуйтесь доступным вам надежным инструментом OCR или конвертером PDF в электронные таблицы, а затем сверьте результат со страницей. Не считайте вставленный результат точным лишь потому, что его столбцы выглядят аккуратно.

Когда использовать встроенную функцию импорта в таблицах

Если вы используете Google Таблицы и у вас уже есть текст с разделителями в ячейках, команда Данные > Разделить текст на столбцы может разбить четко структурированные данные, например разделенный запятыми текст. Для этого требуется единообразный разделитель; сама по себе эта функция не воссоздает таблицу со страницы PDF. Как разделить текст, удалить повторы и убрать лишние пробелы

В документации Power Query для Excel на Mac перечислены поддерживаемые источники, такие как текст/CSV, XML, JSON и другие, но в списке источников для Mac нет PDF. В отдельных инструкциях Microsoft по импорту PDF описаны коннектор PDF и требование наличия .NET, в то время как матрица версий указывает поддержку PDF для определенных выпусков Excel для Windows, но не для Excel для Microsoft 365 для Mac. Поэтому не стоит полагать, что пункт Данные > Получить данные на Mac сможет импортировать PDF; проверьте доступные источники в установленной у вас версии Excel. Импорт и преобразование данных в Excel для Mac (Power Query), Источники данных Power Query в версиях Excel

Держите источник и электронную таблицу под рукой для проверки

Держите PDF открытым рядом с электронной таблицей, пока сверяете строки. Если при выполнении этой задачи вам приходится работать с множеством открытых окон Mac и списков дел, Wallo поможет упорядочить существующие окна и задачи локально по целям, с возможностью переключения фокуса с помощью клавиатуры. Приложение не извлекает таблицы из PDF; перенос и проверка по-прежнему выполняются в «Просмотре» и вашей электронной таблице.

Надежный рабочий процесс на Mac заключается в том, чтобы выделять по одному столбцу PDF за раз в «Просмотре», вставлять каждый столбец в соответствующий столбец электронной таблицы и сверять выравнивание строк с источником перед использованием данных. Если PDF отсканирован, запускайте распознавание текста только тогда, когда «Просмотр» предлагает функцию «Встроить текст», и относитесь к результату как к тексту, требующему проверки.

Источники