Aby zamienić wielowyrazową etykietę inwentarza na inicjały w Numbers na Macu, użyj kolumny pomocniczej z funkcjami TRIM, REGEX, SUBSTITUTE i UPPER. Poniższa formuła zamienia Blue Storage Box na BSB, pobierając pierwszą literę każdego słowa oddzielonego zwykłymi spacjami.

Ten poradnik jest przeznaczony dla użytkownika Maca, który prowadzi tabelę inwentarza i chce skrócić etykiety, zachowując pełne opisy. Opiera się na aktualnym podręczniku Apple do Numbers na Maca, w którym podano wersję Numbers 15.4. Sprawdź zainstalowaną wersję, wybierając Numbers > About Numbers. Podręcznik użytkownika Numbers na Maca

Wpisz formułę skracającą w kolumnie pomocniczej

Użyj jednej tabeli z wierszem nagłówka i czterema kolumnami: Label w kolumnie A, Abbreviation w kolumnie B, Count w kolumnie C oraz Abbreviation occurrences w kolumnie D. Wpisz poniższe przykładowe etykiety i liczbę obiektów w wierszach 2–6. Na początku pozostaw kolumny B i D puste; oczekiwane wyniki podano tu do porównania.

Wiersz A: Etykieta B: Oczekiwany skrót C: Liczba D: Oczekiwana liczba wystąpień
2 Blue Storage Box BSB 12 1
3 green round tray GRT 8 1
4 Large Square Tile LST 24 2
5 Long Slim Tube LST 6 2
6 Small Round Tray SRT 10 1

Zaznacz komórkę B2 i wpisz całą poniższą formułę:

=UPPER(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(TRIM(A2),REGEX("([^ ])[^ ]*"),"$1")," ",""))

Wpisanie = otwiera Edytor formuł. Wpisz pozostałą część formuły, a następnie naciśnij Return, aby ją zatwierdzić. Wynik w B2 powinien mieć postać BSB. Apple opisuje zarówno wpisywanie formuł, jak i używanie odwołań do komórek jako danych wejściowych. Obliczanie wartości na podstawie danych w komórkach tabeli w Numbers na Macu

Formuła składa się z funkcji opisanych przez Apple. Apple wyraźnie obsługuje grupy przechwytujące wyrażeń regularnych w argumencie zastępującym funkcji SUBSTITUTE, w tym używaną tutaj notację $1. SUBSTITUTE

W przykładach argumenty oddzielono przecinkami. Jeśli ustawienia regionalne używają przecinka jako separatora dziesiętnego, Apple zaleca oddzielanie argumentów formuły średnikami. Nie zmieniaj spacji ujętych w cudzysłów ani tekstu wyrażenia regularnego. Przegląd funkcji

Sprawdź, co formuła zachowuje i usuwa

Czytaj formułę od najbardziej zagnieżdżonej funkcji na zewnątrz. Każdy etap wykonuje małą transformację, dzięki czemu łatwiej znaleźć przyczynę nieoczekiwanego wyniku.

Najpierw TRIM(A2) usuwa spacje na początku i końcu tekstu, a wielokrotne spacje między słowami zamienia na pojedyncze. Etykieta wpisana jako Small Round Tray zostaje więc przekształcona na Small Round Tray przed rozpoczęciem skracania. TRIM

Następnie REGEX("([^ ])[^ ]*") dopasowuje każdy nieprzerwany ciąg znaków, który nie zawiera zwykłej spacji. Część ujęta w nawiasy przechwytuje pierwszy znak; pozostała część dopasowuje resztę ciągu. Apple podaje, że wyrażenia regularne w Numbers są zgodne ze standardem ICU. Interpretacja tego konkretnego wzorca stanowi podstawę metody skracania. REGEX

Wewnętrzna funkcja SUBSTITUTE zastępuje każde dopasowane słowo jego pierwszym przechwyconym znakiem, używając $1. Ponieważ pominięto opcjonalny argument określający wystąpienie, zastępowane jest każde dopasowanie. W ten sposób Blue Storage Box zmienia się w B S B. Zewnętrzna funkcja SUBSTITUTE usuwa następnie zwykłe spacje, otrzymując BSB. SUBSTITUTE

Na końcu UPPER zamienia wynik na wielkie litery. Dzięki temu etykiety są spójne, nawet gdy oryginalny opis zawiera małe litery lub różną wielkość liter: green round tray zmienia się w GRT. UPPER

Ta reguła pobiera po jednym znaku z każdego słowa oddzielonego spacją, w tym z krótkich spójników i przyimków. Nie ocenia, które słowa są najważniejsze. Na przykład Box of Round Tiles daje wynik BORT. Jeśli chcesz pomijać wybrane słowa, ustal tę zasadę nazewnictwa, zanim rozbudujesz formułę.

Wypełnij formułę w dół i sprawdź wyniki

Gdy B2 zwraca oczekiwany wynik, zaznacz tę komórkę i przesuń wskaźnik nad krawędź zaznaczenia, aż pojawi się żółty uchwyt autowypełniania. Przeciągnij uchwyt w dół do B6. Autowypełnianie kopiuje formuły i powiązane formatowanie oraz nadpisuje istniejącą zawartość komórek docelowych, dlatego używaj pustych komórek pomocniczych. Autowypełnianie komórek w Numbers na Macu

Sprawdź formułę w B3: jej źródłem powinno być A3. Pozostaw to odwołanie względne, aby każdy skrót korzystał z etykiety z własnego wiersza. Apple wyjaśnia, że zachowanie odwołania do wiersza lub kolumny czyni je bezwzględnym; przydaje się to w przypadku stałych zakresów, ale nie jest potrzebne dla zmieniającej się komórki źródłowej. Obliczanie wartości na podstawie danych w komórkach tabeli w Numbers na Macu

Zanim zastosujesz formułę do większego inwentarza, porównaj kilka reprezentatywnych etykiet z poniższą tabelą diagnostyczną. To przykładowe wyniki uzyskane na podstawie formuły. Te same przekształcenia znaków sprawdzono za pomocą krótkiego przykładu w Pythonie; formuły nie uruchomiono w aplikacji Numbers.

Etykieta wejściowa Wynik Co pokazuje
Single S Jednowyrazowa etykieta daje jeden znak.
Small Round Tray SRT Nadmiarowe zwykłe spacje są normalizowane.
Pusty tekst Pusty tekst Nie ma znaków do zachowania.
Blue-Green Storage Box BSB Zgodnie z tą regułą łącznik nie oddziela słów.
Box 12 Large B1L Cyfrowe słowo daje swoją pierwszą cyfrę.

Separator stanowi konkretnie zwykły znak spacji. Przed użyciem tej wersji normalizuj tabulatory, podziały wiersza i twarde spacje. Sprawdź też etykiety, w których słowo zaczyna się od znaku interpunkcyjnego: wzorzec zachowuje ten znak jako pierwszy. Jeśli opisy z łącznikiem mają dawać dwa inicjały, przed skracaniem ujednolić separatory w osobnej kolumnie roboczej.

Jeśli Numbers wyświetla błąd zamiast skrótu, kliknij ikonę błędu, aby odczytać komunikat. Sprawdź nawiasy, teksty ujęte w cudzysłowy, separatory argumentów i odwołanie do źródła. Apple opisuje tę metodę wyświetlania błędów; popraw formułę na podstawie komunikatu, zanim wypełnisz kolejne wiersze. Obliczanie wartości na podstawie danych w komórkach tabeli w Numbers na Macu

Znajdź skróty współdzielone przez różne etykiety

Przykłady celowo zawierają kolizję: zarówno Large Square Tile, jak i Long Slim Tube dają wynik LST. Inicjały odrzucają część informacji, więc poprawna formuła nadal może utworzyć niejednoznaczną etykietę. Zachowaj pełny opis obok skrótu i sprawdź, czy nie występują kolizje, zanim użyjesz samych krótkich etykiet.

Dla pięciu przykładowych wierszy wpisz całą poniższą formułę w komórce D2, a następnie wypełnij nią komórki w dół do D6:

=COUNTIF(B$2:B$6,B2)

COUNTIF zlicza komórki spełniające określony warunek. W tym przypadku zlicza liczbę skrótów pasujących do skrótu w bieżącym wierszu. Oczekiwane liczby to 1, 1, 2, 2 i 1. Użyj tego prostego sprawdzenia dla niepustych skrótów zawierających litery i cyfry; COUNTIF interpretuje też znaki wieloznaczne w warunkach, dlatego interpunkcja, taka jak gwiazdka, wymaga dodatkowego uwzględnienia. COUNTIF

Znaki dolara zachowują końce zakresu wierszy, a końcowe odwołanie B2 zmienia się podczas wypełniania w dół. Upewnij się, że każda skopiowana formuła nadal sprawdza wiersze 2–6. Jeśli dodasz wiersze inwentarza, rozszerz sprawdzany zakres. Apple udostępnia także elementy sterujące odwołaniami o nazwach Preserve Row i Preserve Column. Obliczanie wartości na podstawie danych w komórkach tabeli w Numbers na Macu

Każda liczba większa od jedności powinna skłonić do sprawdzenia pełnych etykiet. Powtarzające się wiersze dotyczące tego samego obiektu i różne opisy o takich samych inicjałach wymagają odrębnych decyzji redakcyjnych. W przypadku dwóch obiektów LST osobna kolumna z etykietami do wyświetlania mogłaby zawierać celowo dobrane nazwy, takie jak LST Tile i LST Tube. Zachowaj kolumnę z wygenerowanymi skrótami, aby łatwo było zrozumieć decyzję dotyczącą nazewnictwa.

Aby łatwiej zauważyć powtarzające się skróty, zaznacz D2:D6, otwórz pasek boczny Format, wybierz Cell > Conditional Highlighting > Add a Rule i dodaj regułę liczbową dla wartości większych niż 1. Wybierz styl i kliknij Gotowe. Podświetlanie zmienia wygląd na podstawie wartości; zliczanie wykonuje formuła pomocnicza. Apple zaznacza, że gdy zastosowanie ma kilka reguł, wygląd określa pierwsza pasująca reguła. Używanie warunków komórek w Numbers na Macu

Zachowaj wyniki tablicowe i etykiety wykresów w zakresie zadania

Ta formuła skracająca zwraca jedną wartość tekstową dla każdego wiersza. Nie wymaga rozlewającej się tablicy ani wolnych kolumn na wyrazy pośrednie. Funkcja Apple TEXTSPLIT może rozdzielać tekst na kolumny lub wiersze, ale samo rozdzielenie pozostawia kilka części zamiast jednego gotowego skrótu. Gdy wynikiem ma być jedna krótka etykieta, użyj powyższej formuły w pojedynczej komórce. TEXTSPLIT

Jeśli później utworzysz wykres liczby obiektów, przygotuj zakres tabeli zawierający sprawdzone etykiety do wyświetlania i ich wartości liczbowe. Numbers tworzy wykresy z danych tabeli: zaznacz komórki, kliknij Wykres i wybierz typ wykresu. Sprawdź etykiety kategorii i w razie potrzeby użyj opcji Edytuj odwołania do danych. Zmiana wartości w kolumnie pomocniczej wpływa na wykres tylko wtedy, gdy jego odwołania do danych korzystają z tej wartości; samo utworzenie kolumny skrótów nie dodaje jej do istniejącego wykresu. Zaznaczanie danych do utworzenia wykresu w Numbers na Macu

Zachowaj pełne etykiety, generuj inicjały w sąsiedniej kolumnie i sprawdzaj powtarzające się wyniki, zanim użyjesz ich gdzie indziej. Dzięki temu uzyskasz powtarzalny proces skracania, zachowując kontekst potrzebny do rozróżnienia obiektów o takich samych inicjałach.

Źródła