Um eine mehrwortige Inventarbezeichnung in Numbers für den Mac in Initialen umzuwandeln, verwenden Sie eine Hilfsspalte mit TRIM, REGEX, SUBSTITUTE und UPPER. Die folgende Formel wandelt Blue Storage Box in BSB um, indem sie den ersten Buchstaben jedes durch gewöhnliche Leerzeichen getrennten Wortes übernimmt.

Diese Anleitung richtet sich an Mac-Nutzer, die eine Inventartabelle verwalten und kürzere Bezeichnungen wünschen, während die vollständigen Beschreibungen verfügbar bleiben sollen. Sie folgt dem aktuellen Numbers-Benutzerhandbuch von Apple für den Mac, das die Version als Numbers 15.4 angibt. Prüfen Sie Ihre installierte Version unter Numbers > Über Numbers. Numbers-Benutzerhandbuch für den Mac

Abkürzungsformel in eine Hilfsspalte eingeben

Verwenden Sie eine Tabelle mit einer Kopfzeile und vier Spalten: Bezeichnung in Spalte A, Abkürzung in Spalte B, Anzahl in Spalte C und Vorkommen der Abkürzung in Spalte D. Geben Sie in den Zeilen 2–6 die folgenden Beispieldaten für Bezeichnungen und Objektanzahlen ein. Lassen Sie die Spalten B und D zunächst leer; die erwarteten Ergebnisse sind hier zum Vergleich aufgeführt.

Zeile A: Bezeichnung B: Erwartete Abkürzung C: Anzahl D: Erwartete Vorkommen
2 Blue Storage Box BSB 12 1
3 green round tray GRT 8 1
4 Large Square Tile LST 24 2
5 Long Slim Tube LST 6 2
6 Small Round Tray SRT 10 1

Wählen Sie die Zelle B2 aus und geben Sie die vollständige Formel ein:

=UPPER(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(TRIM(A2),REGEX("([^ ])[^ ]*"),"$1")," ",""))

Wenn Sie = eingeben, wird der Formeleditor geöffnet. Geben Sie den Rest der Formel ein und drücken Sie Return, um sie zu übernehmen. Das Ergebnis in B2 sollte BSB sein. Apple dokumentiert sowohl die Formeleingabe als auch die Verwendung referenzierter Zellen als Eingaben. Werte anhand von Daten in Tabellenzellen in Numbers auf dem Mac berechnen

Die Formel setzt sich aus von Apple dokumentierten Funktionen zusammen. Insbesondere unterstützt Apple ausdrücklich reguläre Ausdrucksgruppen im Ersetzungsargument von SUBSTITUTE, einschließlich der hier verwendeten Schreibweise $1. SUBSTITUTE

Die Beispiele verwenden Kommas zwischen Argumenten. Wenn Ihre Einstellungen ein Komma als Dezimaltrennzeichen verwenden, weist Apple darauf hin, stattdessen Semikolons zwischen den Formelargumenten einzusetzen. Lassen Sie die in Anführungszeichen gesetzten Leerzeichen und den Text des regulären Ausdrucks unverändert. Funktionsübersicht

Verstehen, was die Formel beibehält und entfernt

Lesen Sie die Formel von der innersten Funktion nach außen. Jeder Schritt führt eine kleine Umwandlung durch, sodass sich unerwartete Ergebnisse leichter finden lassen.

Zuerst entfernt TRIM(A2) Leerzeichen am Anfang und Ende und reduziert wiederholte Leerzeichen zwischen Wörtern auf einzelne Leerzeichen. So wird aus einer Bezeichnung wie Small Round Tray zunächst Small Round Tray, bevor die Abkürzung erstellt wird. TRIM

Als Nächstes beschreibt REGEX("([^ ])[^ ]*") jede zusammenhängende Zeichenfolge, die keine gewöhnlichen Leerzeichen enthält. Der eingeklammerte Teil erfasst das erste Zeichen; der übrige Teil entspricht dem Rest dieser Zeichenfolge. Apple gibt an, dass seine regulären Ausdrücke dem ICU-Standard folgen. Die Interpretation dieses konkreten Musters bildet die Grundlage der Abkürzungsmethode. REGEX

Das innere SUBSTITUTE ersetzt jedes übereinstimmende Wort durch dessen erfasstes erstes Zeichen, wobei $1 verwendet wird. Da das optionale Argument für die Anzahl der Vorkommen weggelassen wird, ersetzt die Funktion jeden Treffer. So wird aus Blue Storage Box zunächst B S B. Das äußere SUBSTITUTE entfernt anschließend die gewöhnlichen Leerzeichen und ergibt BSB. SUBSTITUTE

Schließlich wandelt UPPER das Ergebnis in Großbuchstaben um. So entstehen einheitliche Bezeichnungen, auch wenn die ursprüngliche Beschreibung Klein- oder gemischte Groß- und Kleinschreibung verwendet: Aus green round tray wird GRT. UPPER

Diese Regel übernimmt ein Zeichen aus jedem durch Leerzeichen getrennten Wort, auch aus kurzen Verbindungswörtern. Sie entscheidet nicht, welche Wörter am wichtigsten sind. Zum Beispiel ergibt Box of Round Tiles den Wert BORT. Wenn Sie eine Abkürzung erstellen möchten, bei der bestimmte Wörter ausgelassen werden, legen Sie diese Namensregel fest, bevor Sie die Formel erweitern.

Formel nach unten ausfüllen und Ergebnisse prüfen

Sobald B2 das erwartete Ergebnis liefert, wählen Sie die Zelle aus und bewegen Sie den Zeiger über den Auswahlrahmen, bis das gelbe Ausfüllkästchen erscheint. Ziehen Sie das Kästchen nach unten bis B6. Das automatische Ausfüllen kopiert Formeln und die zugehörige Formatierung und überschreibt Inhalte in den Zielzellen. Verwenden Sie daher leere Hilfszellen. Zellen in Numbers auf dem Mac automatisch ausfüllen

Prüfen Sie die Formel in B3: Als Quelle sollte A3 dienen. Lassen Sie diesen Zellbezug relativ, damit jede Abkürzung die Bezeichnung aus ihrer eigenen Zeile verwendet. Apple erklärt, dass das Beibehalten eines Zeilen- oder Spaltenbezugs ihn absolut macht. Das ist für feste Bereiche nützlich, für diese wechselnde Quellzelle aber unnötig. Werte anhand von Daten in Tabellenzellen in Numbers auf dem Mac berechnen

Bevor Sie die Formel auf einen größeren Inventarbestand anwenden, vergleichen Sie mehrere repräsentative Bezeichnungen mit dieser Diagnosetabelle. Dies sind beispielhafte Ergebnisse, die sich aus der Formel ergeben. Dieselben Zeichenumwandlungen wurden anhand eines kleinen Python-Beispiels geprüft; die Formel wurde nicht in der Numbers-App ausgeführt.

Eingabebezeichnung Ergebnis Veranschaulichung
Single S Eine einwortige Bezeichnung liefert ein Zeichen.
Small Round Tray SRT Überzählige gewöhnliche Leerzeichen werden vereinheitlicht.
Leerer Text Leerer Text Es gibt keine Zeichen, die übernommen werden können.
Blue-Green Storage Box BSB Ein Bindestrich trennt nach dieser Regel keine Wörter.
Box 12 Large B1L Ein numerisches Wort liefert seine erste Ziffer.

Als Trennzeichen dient ausdrücklich das gewöhnliche Leerzeichen. Vereinheitlichen Sie Tabulatoren, Zeilenumbrüche und geschützte Leerzeichen, bevor Sie diese Formelversion verwenden. Prüfen Sie auch Bezeichnungen, bei denen ein Wort mit einem Satzzeichen beginnt: Das Muster übernimmt dieses Satzzeichen als erstes Zeichen. Wenn Bindestrichverbindungen zwei Initialen liefern sollen, vereinheitlichen Sie ihre Trennzeichen vor dem Abkürzen in einer separaten Arbeitsspalte.

Wenn Numbers statt einer Abkürzung einen Fehler anzeigt, klicken Sie auf das Fehlersymbol, um die Meldung zu lesen. Prüfen Sie Klammern, Zeichenfolgen in Anführungszeichen, Argumenttrennzeichen und den Quellbezug. Apple dokumentiert diesen Weg zur Fehlerprüfung. Korrigieren Sie die Formel anhand der Meldung, bevor Sie sie in weitere Zeilen einfügen. Werte anhand von Daten in Tabellenzellen in Numbers auf dem Mac berechnen

Gemeinsame Abkürzungen verschiedener Bezeichnungen finden

Das Beispiel enthält bewusst eine Kollision: Sowohl Large Square Tile als auch Long Slim Tube werden zu LST. Initialen lassen Informationen weg, deshalb kann auch eine korrekte Formel eine mehrdeutige Bezeichnung ergeben. Behalten Sie die vollständige Beschreibung neben der Abkürzung und prüfen Sie vor der alleinigen Verwendung kurzer Bezeichnungen, ob Kollisionen vorliegen.

Geben Sie für die fünf Beispielzeilen die folgende vollständige Formel in D2 ein und füllen Sie sie anschließend bis D6 nach unten aus:

=COUNTIF(B$2:B$6,B2)

COUNTIF zählt Zellen, die eine Bedingung erfüllen. Hier zählt die Funktion, wie viele Abkürzungen mit der Abkürzung der aktuellen Zeile übereinstimmen. Die erwarteten Anzahlen sind 1, 1, 2, 2 und 1. Verwenden Sie diese einfache Prüfung für nicht leere Abkürzungen, die Buchstaben und Ziffern enthalten. COUNTIF wertet in Bedingungen außerdem Platzhalterzeichen aus, daher erfordern Satzzeichen wie ein Sternchen eine zusätzliche Behandlung. COUNTIF

Die Dollarzeichen halten die Zeilenendpunkte des Bereichs fest, während sich der letzte Bezug B2 beim Ausfüllen nach unten ändert. Vergewissern Sie sich, dass jede kopierte Formel weiterhin die Zeilen 2–6 prüft. Wenn Sie Inventarzeilen hinzufügen, erweitern Sie den geprüften Bereich entsprechend. Apple stellt auch Steuerelemente für Referenzmarken mit den Namen Zeile beibehalten und Spalte beibehalten bereit. Werte anhand von Daten in Tabellenzellen in Numbers auf dem Mac berechnen

Betrachten Sie jede Anzahl über eins als Anlass, die vollständigen Bezeichnungen zu prüfen. Wiederholte Zeilen für dasselbe Objekt und unterschiedliche Beschreibungen mit gleichen Initialen erfordern unterschiedliche redaktionelle Entscheidungen. Für die beiden Objekte mit der Abkürzung LST könnte eine separate Spalte für Anzeigenamen bewusst gewählte Bezeichnungen wie LST Tile und LST Tube enthalten. Behalten Sie die generierte Abkürzungsspalte bei, damit die Namensentscheidung nachvollziehbar bleibt.

Um wiederholte Abkürzungen leichter zu erkennen, wählen Sie D2:D6 aus, öffnen Sie die Seitenleiste Format, wählen Sie Zelle > Bedingte Hervorhebung > Regel hinzufügen und fügen Sie eine Zahlenregel für Werte größer als 1 hinzu. Wählen Sie einen Stil aus und klicken Sie auf Fertig. Durch Hervorhebung ändert sich das Erscheinungsbild je nach Wert; die Hilfsformel übernimmt das Zählen. Apple weist darauf hin, dass bei mehreren zutreffenden Regeln die erste passende Regel das Erscheinungsbild bestimmt. Zellbedingungen in Numbers auf dem Mac verwenden

Array-Ergebnisse und Diagrammbeschriftungen im Rahmen der Aufgabe halten

Diese Abkürzungsformel gibt pro Zeile einen Textwert zurück. Sie benötigt weder ein überlaufendes Array noch freie Spalten für Zwischenwörter. Apples Funktion TEXTSPLIT kann Text auf Spalten oder Zeilen aufteilen, aber durch das Aufteilen allein entstehen mehrere Teile statt einer fertigen Abkürzung. Verwenden Sie die obige Formel für eine einzelne Zelle, wenn das gewünschte Ergebnis eine kompakte Bezeichnung ist. TEXTSPLIT

Wenn Sie später die Objektanzahlen in einem Diagramm darstellen, bereiten Sie einen Tabellenbereich mit den geprüften Anzeigenamen und ihren numerischen Anzahlen vor. Numbers erstellt Diagramme aus Tabellendaten: Wählen Sie die Zellen aus, klicken Sie auf Diagramm und wählen Sie einen Diagrammtyp. Prüfen Sie die angezeigten Kategorienamen und verwenden Sie bei Bedarf Datenreferenzen bearbeiten. Eine Änderung in einer Hilfsspalte wirkt sich nur dann auf ein Diagramm aus, wenn dessen Datenreferenzen diesen Wert verwenden. Durch das Anlegen der Abkürzungsspalte wird sie nicht automatisch für ein bestehendes Diagramm ausgewählt. Daten zum Erstellen eines Diagramms in Numbers auf dem Mac auswählen

Behalten Sie die vollständigen Bezeichnungen bei, erzeugen Sie die Initialen in einer angrenzenden Spalte und prüfen Sie wiederholte Ergebnisse, bevor Sie sie an anderer Stelle verwenden. So erhalten Sie einen wiederholbaren Abkürzungsprozess und behalten genügend Kontext, um Objekte mit zufällig gleichen Initialen auseinanderzuhalten.

Quellen