Gebruik een hulpkolom met TRIM, REGEX, SUBSTITUTE en UPPER om een meerdelig voorraadlabel om te zetten in initialen in Numbers voor Mac. De onderstaande formule zet Blue Storage Box om in BSB door het eerste teken te nemen van elk woord dat door gewone spaties wordt gescheiden.

Deze uitleg is bedoeld voor een Mac-gebruiker die een inventaristabel bijhoudt en kortere labels wil, terwijl de volledige beschrijvingen beschikbaar blijven. De uitleg volgt de actuele Numbers-handleiding van Apple voor Mac, waarin versie 15.4 wordt vermeld. Controleer welke versie is geïnstalleerd via Numbers > About Numbers. Numbers-gebruikershandleiding voor Mac

Voer de afkortingsformule in een hulpkolom in

Gebruik één tabel met een koprij en vier kolommen: Label in kolom A, Afkorting in kolom B, Aantal in kolom C en Aantal voorkomens van afkorting in kolom D. Voer de volgende synthetische labels en objectaantallen in de rijen 2–6 in. Laat de kolommen B en D in eerste instantie leeg; de verwachte resultaten staan hier ter vergelijking.

Rij A: Label B: Verwachte afkorting C: Aantal D: Verwacht aantal voorkomens
2 Blue Storage Box BSB 12 1
3 green round tray GRT 8 1
4 Large Square Tile LST 24 2
5 Long Slim Tube LST 6 2
6 Small Round Tray SRT 10 1

Selecteer cel B2 en voer deze volledige formule in:

=UPPER(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(TRIM(A2),REGEX(\"([^ ])[^ ]*\"),\"$1\"),\" \",\"\"))

Als je = typt, wordt de Formule-editor geopend. Voer de rest van de formule in en druk op Return om deze vast te leggen. Het resultaat in B2 moet BSB zijn. Apple documenteert zowel het invoeren van formules als het gebruik van cellen als invoer. Waarden berekenen met gegevens in tabelcellen in Numbers op de Mac

De formule is opgebouwd uit functies die Apple documenteert. Apple ondersteunt met name expliciet reguliere-expressie-capturegroepen in het vervangingsargument van SUBSTITUTE, waaronder de hier gebruikte notatie $1. SUBSTITUTE

In de voorbeelden staan komma's tussen de argumenten. Als je instellingen een komma als decimaalteken gebruiken, schrijft Apple voor om in plaats daarvan puntkomma's tussen de formuleargumenten te zetten. Laat de aanhalingstekens rond spaties en reguliere-expressietekst ongewijzigd. Overzicht van functies

Begrijp wat de formule behoudt en verwijdert

Lees de formule van de binnenste functie naar buiten. Elke stap voert één kleine bewerking uit, zodat je een onverwacht resultaat gemakkelijker kunt achterhalen.

Eerst verwijdert TRIM(A2) spaties aan het begin en einde en vervangt herhaalde spaties tussen woorden door enkele spaties. Een label dat is ingevoerd als Small Round Tray wordt dus Small Round Tray voordat de afkorting wordt gemaakt. TRIM

Vervolgens beschrijft REGEX("([^ ])[^ ]*") elke aaneengesloten reeks tekens die geen gewone spatie bevat. Het gedeelte tussen haakjes legt het eerste teken vast; het resterende gedeelte komt overeen met de rest van die reeks. Apple geeft aan dat de reguliere expressies de ICU-standaard volgen. De interpretatie van dit specifieke patroon vormt de basis van de afkortingsmethode. REGEX

De binnenste SUBSTITUTE vervangt elk overeenkomend woord door het vastgelegde eerste teken, met $1. Omdat het optionele argument voor het aantal voorkomens is weggelaten, wordt elke overeenkomst vervangen. Zo wordt Blue Storage Box omgezet in B S B. De buitenste SUBSTITUTE verwijdert vervolgens de gewone spaties en levert BSB op. SUBSTITUTE

Tot slot zet UPPER het resultaat om in hoofdletters. Zo ontstaan consistente labels, ook wanneer de oorspronkelijke beschrijving kleine letters of een combinatie van hoofd- en kleine letters bevat: green round tray wordt GRT. UPPER

Deze regel neemt één teken van elk woord dat door spaties wordt gescheiden, ook van korte verbindingswoorden. De formule bepaalt niet welke woorden het belangrijkst zijn. Zo wordt Box of Round Tiles omgezet in BORT. Leg de naamgevingsregel vast voordat je de formule uitbreidt als je bepaalde woorden uit de afkorting wilt weglaten.

Vul de formule omlaag en controleer de resultaten

Zodra B2 het verwachte resultaat oplevert, selecteer je de cel en beweeg je de aanwijzer over de rand van de selectie tot de gele vulgreep verschijnt. Sleep de greep omlaag tot en met B6. Automatisch vullen kopieert formules en bijbehorende opmaak en overschrijft bestaande inhoud in de doelcellen, dus gebruik lege hulpcellen. Cellen automatisch vullen in Numbers op de Mac

Controleer de formule in B3: de bronverwijzing moet A3 zijn. Laat die verwijzing relatief, zodat elke afkorting het label uit de eigen rij gebruikt. Apple legt uit dat je een rij- of kolomverwijzing vastzet om deze absoluut te maken; dat is handig voor vaste bereiken, maar niet nodig voor deze broncel die per rij verandert. Waarden berekenen met gegevens in tabelcellen in Numbers op de Mac

Vergelijk, voordat je de formule op een grotere inventaris toepast, een aantal representatieve labels met deze diagnostische tabel. Dit zijn illustratieve resultaten die uit de formule zijn afgeleid. Dezelfde tekenbewerkingen zijn gecontroleerd met een klein Python-voorbeeld; de formule is niet uitgevoerd in de Numbers-app.

Invoerlabel Resultaat Wat dit aantoont
Single S Een label van één woord levert één teken op.
Small Round Tray SRT Extra gewone spaties worden genormaliseerd.
Lege tekst Lege tekst Er zijn geen tekens om te behouden.
Blue-Green Storage Box BSB Een koppelteken scheidt volgens deze regel geen woorden.
Box 12 Large B1L Van een numeriek woord wordt het eerste cijfer gebruikt.

Het scheidingsteken is specifiek het gewone spatie-teken. Normaliseer tabs, regeleinden en vaste spaties voordat je deze versie gebruikt. Controleer ook labels waarbij een woord met leestekens begint: het patroon behoudt dat leesteken als eerste teken. Als beschrijvingen met koppeltekens twee initialen moeten opleveren, standaardiseer dan de scheidingstekens in een aparte werkkolom voordat je de afkorting maakt.

Als Numbers een foutmelding toont in plaats van een afkorting, klik dan op het fouticoon om de melding te lezen. Controleer de haakjes, tekenreeksen tussen aanhalingstekens, argumentscheidingstekens en bronverwijzing. Apple beschrijft deze manier om fouten te bekijken; gebruik de melding om de formule te corrigeren voordat je extra rijen vult. Waarden berekenen met gegevens in tabelcellen in Numbers op de Mac

Zoek afkortingen die bij verschillende labels voorkomen

Het voorbeeld bevat bewust een botsing: zowel Large Square Tile als Long Slim Tube wordt LST. Initialen laten informatie weg, dus een correcte formule kan toch een dubbelzinnig label opleveren. Bewaar de volledige beschrijving naast de afkorting en controleer op botsingen voordat je de korte labels op zichzelf gebruikt.

Voer voor de vijf voorbeeldrijen deze volledige formule in D2 in en vul deze omlaag tot en met D6:

=COUNTIF(B$2:B$6,B2)

COUNTIF telt cellen die aan de voorwaarde voldoen. Hier telt de functie hoeveel afkortingen overeenkomen met de afkorting van de huidige rij. De verwachte aantallen zijn 1, 1, 2, 2 en 1. Gebruik deze eenvoudige controle voor niet-lege afkortingen met letters en cijfers; COUNTIF interpreteert ook jokertekens in voorwaarden, dus leestekens zoals een sterretje vereisen extra bewerking. COUNTIF

De dollartekens houden de begin- en eindrij van het bereik vast, terwijl de laatste verwijzing B2 verandert wanneer je de formule omlaag vult. Controleer of elke gekopieerde formule nog steeds de rijen 2–6 onderzoekt. Als je inventarisrijen toevoegt, breid je het gecontroleerde bereik uit zodat ook die erin vallen. Apple biedt ook verwijzingsopties met de namen Rij behouden en Kolom behouden. Waarden berekenen met gegevens in tabelcellen in Numbers op de Mac

Beschouw elk aantal boven één als een aanleiding om de volledige labels te controleren. Herhaalde rijen voor hetzelfde object en verschillende beschrijvingen met dezelfde initialen vragen om andere redactionele keuzes. Voor de twee objecten met LST kan een aparte kolom met weergavelabels bewust gekozen labels bevatten, zoals LST Tile en LST Tube. Behoud de kolom met gegenereerde afkortingen, zodat de naamgevingskeuze gemakkelijk te begrijpen blijft.

Selecteer D2:D6 om herhaalde afkortingen gemakkelijker te herkennen, open de navigatiekolom Opmaak, kies Cel > Voorwaardelijke markering > Voeg een regel toe en voeg een numerieke regel toe voor waarden groter dan 1. Kies een stijl en klik op Gereed. Markering verandert de weergave op basis van waarden; de hulpfomule voert het tellen uit. Apple merkt op dat bij meerdere toepasselijke regels de eerste overeenkomende regel het uiterlijk bepaalt. Celvoorwaarden gebruiken in Numbers op de Mac

Houd matrixresultaten en grafieklabels binnen de taak

Deze afkortingsformule levert één tekstwaarde per rij op. Er is geen matrixresultaat dat zich over cellen verspreidt nodig, en ook geen ruimte voor tussenliggende woorden. De functie TEXTSPLIT van Apple kan tekst over kolommen of rijen verdelen, maar door alleen te splitsen krijg je meerdere delen in plaats van één voltooide afkorting. Gebruik de bovenstaande formule in één cel wanneer de gewenste uitvoer één compact label is. TEXTSPLIT

Als je later de objectaantallen in een grafiek wilt weergeven, maak dan een tabelbereik met de gecontroleerde weergavelabels en hun numerieke aantallen. Numbers maakt grafieken op basis van tabelgegevens: selecteer de cellen, klik op Grafiek en kies een grafiektype. Controleer de categorielabels in de grafiek en gebruik zo nodig Wijzig gegevensverwijzingen. Een wijziging in de waarde van een hulpkolom heeft alleen invloed op een grafiek als de gegevensverwijzingen die waarde gebruiken; alleen de afkortingskolom maken zorgt er niet voor dat deze wordt geselecteerd voor een bestaande grafiek. Gegevens selecteren om een grafiek te maken in Numbers op de Mac

Behoud de volledige labels, genereer initialen in een aangrenzende kolom en controleer herhaalde resultaten voordat je ze elders opnieuw gebruikt. Zo krijg je een herhaalbaar proces voor afkortingen en blijft er voldoende context over om objecten met dezelfde initialen van elkaar te onderscheiden.

Bronnen