Mac के Numbers में कई शब्दों वाले इन्वेंटरी लेबल को शुरुआती अक्षरों में बदलने के लिए TRIM, REGEX, SUBSTITUTE और UPPER वाले सहायक कॉलम का उपयोग करें। नीचे दिया गया फ़ॉर्मूला Blue Storage Box को BSB में बदलता है और सामान्य रिक्त स्थानों से अलग किए गए हर शब्द का पहला अक्षर लेता है।

यह तरीका उस Mac उपयोगकर्ता के लिए है जो इन्वेंटरी तालिका का रखरखाव करता है और पूरे विवरण उपलब्ध रखते हुए छोटे लेबल चाहता है। यह Numbers for Mac की Apple की मौजूदा गाइड पर आधारित है, जिसमें संस्करण Numbers 15.4 बताया गया है। Numbers > About Numbers में अपना इंस्टॉल किया हुआ संस्करण देखें। Mac के लिए Numbers उपयोगकर्ता गाइड

सहायक कॉलम में संक्षिप्त रूप का फ़ॉर्मूला दर्ज करें

हेडर पंक्ति और चार कॉलम वाली एक तालिका बनाएँ: कॉलम A में Label, कॉलम B में Abbreviation, कॉलम C में Count और कॉलम D में Abbreviation occurrences। पंक्तियों 2–6 में नीचे दिए गए उदाहरणात्मक लेबल और वस्तुओं की संख्या दर्ज करें। शुरुआत में कॉलम B और D खाली छोड़ें; तुलना के लिए उनके अपेक्षित परिणाम यहाँ दिए गए हैं।

पंक्ति A: लेबल B: अपेक्षित संक्षिप्त रूप C: संख्या D: अपेक्षित आवृत्तियाँ
2 Blue Storage Box BSB 12 1
3 green round tray GRT 8 1
4 Large Square Tile LST 24 2
5 Long Slim Tube LST 6 2
6 Small Round Tray SRT 10 1

सेल B2 चुनें और यह पूरा फ़ॉर्मूला दर्ज करें:

=UPPER(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(TRIM(A2),REGEX("([^ ])[^ ]*","$1")," ",""))

= टाइप करने पर Formula Editor खुलता है। फ़ॉर्मूले का बाकी हिस्सा दर्ज करें, फिर उसे लागू करने के लिए Return दबाएँ। B2 में परिणाम BSB होना चाहिए। Apple फ़ॉर्मूला दर्ज करने और इनपुट के रूप में संदर्भित सेल इस्तेमाल करने, दोनों का दस्तावेज़ीकरण करता है। Mac के Numbers में तालिका सेल के डेटा का उपयोग करके मानों की गणना करें

यह फ़ॉर्मूला Apple के दस्तावेज़ीकृत फ़ंक्शनों से बना है। खास तौर पर, Apple SUBSTITUTE के प्रतिस्थापन तर्क में नियमित अभिव्यक्ति के कैप्चर समूहों का स्पष्ट रूप से समर्थन करता है, जिसमें यहाँ इस्तेमाल किया गया $1 संकेत भी शामिल है। SUBSTITUTE

उदाहरणों में तर्कों के बीच कॉमा का उपयोग किया गया है। यदि आपकी सेटिंग में दशमलव विभाजक के रूप में कॉमा है, तो Apple के निर्देशानुसार फ़ॉर्मूला तर्कों के बीच सेमीकोलन इस्तेमाल करें। उद्धरणों में दिए गए रिक्त स्थान और नियमित अभिव्यक्ति के पाठ को जस का तस रखें। फ़ंक्शनों का परिचय

समझें कि फ़ॉर्मूला क्या रखता है और क्या हटाता है

फ़ॉर्मूले को उसके सबसे अंदरूनी फ़ंक्शन से बाहर की ओर पढ़ें। हर चरण एक छोटा रूपांतरण करता है, जिससे अप्रत्याशित परिणाम का कारण पता लगाना आसान होता है।

सबसे पहले, TRIM(A2) आगे और पीछे के रिक्त स्थान हटाता है और शब्दों के बीच के लगातार रिक्त स्थानों को एक रिक्त स्थान में बदलता है। इसलिए, Small Round Tray के रूप में दर्ज किया गया लेबल संक्षिप्त रूप बनाने से पहले Small Round Tray बन जाता है। TRIM

इसके बाद, REGEX("([^ ])[^ ]*") ऐसे वर्णों के हर लगातार समूह को दर्शाता है जिसके बीच सामान्य रिक्त स्थान नहीं है। कोष्ठकों वाला भाग उसका पहला वर्ण कैप्चर करता है; बाकी भाग उस समूह के शेष वर्णों से मेल खाता है। Apple बताता है कि उसकी नियमित अभिव्यक्तियाँ ICU मानक का पालन करती हैं। इस खास पैटर्न की व्याख्या ही संक्षिप्त रूप बनाने की विधि का आधार है। REGEX

भीतरी SUBSTITUTE $1 का उपयोग करके हर मेल खाते शब्द को उसके कैप्चर किए गए पहले अक्षर से बदलता है। चूँकि मिलान की वैकल्पिक संख्या वाला तर्क नहीं दिया गया है, यह हर मेल को बदलता है। इस तरह Blue Storage Box B S B बन जाता है। फिर बाहरी SUBSTITUTE सामान्य रिक्त स्थान हटाता है और BSB देता है। SUBSTITUTE

अंत में, UPPER परिणाम को बड़े अक्षरों में बदलता है। इससे मूल विवरण में छोटे या मिले-जुले अक्षर होने पर भी लेबल एक जैसे रहते हैं: green round tray GRT बन जाता है। UPPER

यह नियम रिक्त स्थानों से अलग किए गए हर शब्द का एक अक्षर लेता है, जिनमें छोटे जोड़ने वाले शब्द भी शामिल हैं। यह तय नहीं करता कि कौन-से शब्द सबसे ज़्यादा महत्वपूर्ण हैं। उदाहरण के लिए, Box of Round Tiles से BORT बनता है। यदि आप कुछ चुने हुए शब्दों को छोड़कर संक्षिप्त रूप चाहते हैं, तो फ़ॉर्मूला बढ़ाने से पहले नामकरण का वह नियम तय करें।

फ़ॉर्मूला नीचे तक भरें और परिणाम जाँचें

जब B2 अपेक्षित परिणाम दे, तो उसे चुनें और पॉइंटर को चयन की सीमा पर तब तक ले जाएँ जब तक पीला ऑटोफ़िल हैंडल न दिखे। हैंडल को नीचे खींचकर B6 तक ले जाएँ। ऑटोफ़िल फ़ॉर्मूले और उनसे जुड़ी फ़ॉर्मैटिंग कॉपी करता है तथा गंतव्य सेल में मौजूद सामग्री को अधिलेखित कर देता है, इसलिए खाली सहायक सेल इस्तेमाल करें। Mac के Numbers में सेल ऑटोफ़िल करें

B3 के फ़ॉर्मूले की जाँच करें: इसका स्रोत A3 होना चाहिए। स्रोत संदर्भ को सापेक्ष रखें, ताकि हर संक्षिप्त रूप अपनी पंक्ति के लेबल का उपयोग करे। Apple बताता है कि पंक्ति या कॉलम संदर्भ को सुरक्षित रखने से वह निरपेक्ष हो जाता है; यह निश्चित रेंज के लिए उपयोगी है, लेकिन बदलते स्रोत सेल के लिए ज़रूरी नहीं है। Mac के Numbers में तालिका सेल के डेटा का उपयोग करके मानों की गणना करें

बड़ी इन्वेंटरी पर फ़ॉर्मूला लागू करने से पहले, कई प्रतिनिधि लेबलों की तुलना इस निदान तालिका से करें। ये फ़ॉर्मूले से निकले उदाहरणात्मक परिणाम हैं। उन्हीं वर्ण रूपांतरणों को Python के एक छोटे उदाहरण से जाँचा गया था; Numbers ऐप में फ़ॉर्मूला नहीं चलाया गया।

इनपुट लेबल परिणाम यह क्या दिखाता है
Single S एक शब्द वाला लेबल एक अक्षर देता है।
Small Round Tray SRT अतिरिक्त सामान्य रिक्त स्थान सामान्यीकृत हो जाते हैं।
खाली पाठ खाली पाठ रखने के लिए कोई वर्ण नहीं हैं।
Blue-Green Storage Box BSB इस नियम के अनुसार हाइफ़न शब्दों को अलग नहीं करता।
Box 12 Large B1L संख्यात्मक शब्द अपना पहला अंक देता है।

यह विभाजक खास तौर पर सामान्य रिक्त स्थान वाला वर्ण है। इस संस्करण का उपयोग करने से पहले टैब, लाइन ब्रेक और नॉन-ब्रेकिंग रिक्त स्थान सामान्यीकृत करें। उन लेबलों की भी जाँच करें जिनमें शब्द विराम चिह्न से शुरू होता है: पैटर्न उस विराम चिह्न को पहला वर्ण बनाए रखता है। यदि हाइफ़न वाले विवरणों से दो शुरुआती अक्षर मिलने चाहिए, तो संक्षिप्त रूप बनाने से पहले अलग कार्यशील कॉलम में उनके विभाजकों को मानकीकृत करें।

यदि संक्षिप्त रूप के बजाय Numbers कोई त्रुटि दिखाए, तो उसका संदेश पढ़ने के लिए त्रुटि आइकन पर क्लिक करें। कोष्ठक, उद्धरणों में दिए गए स्ट्रिंग, तर्क विभाजक और स्रोत संदर्भ जाँचें। Apple त्रुटि देखने का यह तरीका बताता है; अतिरिक्त पंक्तियों में फ़ॉर्मूला भरने से पहले संदेश के आधार पर उसे ठीक करें। Mac के Numbers में तालिका सेल के डेटा का उपयोग करके मानों की गणना करें

अलग-अलग लेबलों में साझा संक्षिप्त रूप खोजें

नमूने में जानबूझकर एक टकराव शामिल है: Large Square Tile और Long Slim Tube, दोनों LST बनते हैं। शुरुआती अक्षर जानकारी हटा देते हैं, इसलिए सही फ़ॉर्मूला भी अस्पष्ट लेबल दे सकता है। पूरा विवरण संक्षिप्त रूप के साथ रखें और छोटे लेबल अकेले इस्तेमाल करने से पहले टकराव जाँचें।

नमूने की पाँच पंक्तियों के लिए, D2 में यह पूरा फ़ॉर्मूला दर्ज करें, फिर उसे नीचे D6 तक भरें:

=COUNTIF(B$2:B$6,B2)

COUNTIF उन सेल की गिनती करता है जो उसकी शर्त पूरी करते हैं। यहाँ यह गिनता है कि कितने संक्षिप्त रूप मौजूदा पंक्ति के संक्षिप्त रूप से मेल खाते हैं। अपेक्षित गणनाएँ 1, 1, 2, 2 और 1 हैं। अक्षरों और अंकों वाले गैर-खाली संक्षिप्त रूपों के लिए यह सरल जाँच इस्तेमाल करें; COUNTIF शर्तों में वाइल्डकार्ड वर्णों की भी व्याख्या करता है, इसलिए तारांकन जैसे विराम चिह्न के लिए अतिरिक्त प्रबंधन ज़रूरी है। COUNTIF

डॉलर चिह्न रेंज की पंक्ति सीमाओं को सुरक्षित रखते हैं, जबकि नीचे भरते समय अंतिम B2 संदर्भ बदलता है। पुष्टि करें कि कॉपी किया गया हर फ़ॉर्मूला अब भी पंक्तियाँ 2–6 जाँचता है। इन्वेंटरी की और पंक्तियाँ जोड़ने पर जाँची जाने वाली रेंज बढ़ाएँ। Apple Preserve Row और Preserve Column नाम के संदर्भ-टोकन नियंत्रण भी देता है। Mac के Numbers में तालिका सेल के डेटा का उपयोग करके मानों की गणना करें

एक से अधिक की किसी भी गणना को पूरे लेबल जाँचने का संकेत मानें। एक ही वस्तु की दोहराई गई पंक्तियों और एक जैसे शुरुआती अक्षर साझा करने वाले अलग विवरणों के लिए अलग संपादकीय निर्णय चाहिए। उन दो LST वस्तुओं के लिए, अलग प्रदर्शन-लेबल कॉलम में सोच-समझकर चुने गए लेबल, जैसे LST Tile और LST Tube, रखे जा सकते हैं। जनरेट किए गए संक्षिप्त रूप का कॉलम बनाए रखें, ताकि नामकरण का निर्णय समझना आसान रहे।

दोहराए गए संक्षिप्त रूप आसानी से देखने के लिए D2:D6 चुनें, Format साइडबार खोलें, Cell > Conditional Highlighting > Add a Rule चुनें और 1 से अधिक मानों के लिए संख्यात्मक नियम जोड़ें। कोई शैली चुनें और Done पर क्लिक करें। हाइलाइटिंग मानों के आधार पर रूप बदलती है; सहायक फ़ॉर्मूला गिनती करता है। Apple बताता है कि कई नियम लागू होने पर पहले मेल खाने वाला नियम रूप तय करता है। Mac के Numbers में सेल की शर्तों का उपयोग करें

ऐरे परिणाम और चार्ट लेबल को काम के दायरे में रखें

यह संक्षिप्त रूप वाला फ़ॉर्मूला हर पंक्ति के लिए एक टेक्स्ट मान देता है। इसके लिए स्पिलिंग ऐरे या बीच के शब्दों के लिए अतिरिक्त कॉलम की ज़रूरत नहीं है। Apple का TEXTSPLIT फ़ंक्शन पाठ को कॉलम या पंक्तियों में बाँट सकता है, लेकिन केवल बाँटने से कई हिस्से मिलते हैं, पूरा संक्षिप्त रूप नहीं। जब आउटपुट एक छोटा लेबल होना हो, तो ऊपर दिया गया सिंगल-सेल फ़ॉर्मूला इस्तेमाल करें। TEXTSPLIT

यदि बाद में वस्तुओं की संख्याओं का चार्ट बनाते हैं, तो जाँचे गए प्रदर्शन-लेबल और उनकी संख्यात्मक गणनाओं वाली तालिका रेंज तैयार करें। Numbers तालिका के डेटा से चार्ट बनाता है: सेल चुनें, Chart पर क्लिक करें और चार्ट का प्रकार चुनें। बने हुए श्रेणी लेबल जाँचें और ज़रूरत पड़ने पर Edit Data References इस्तेमाल करें। सहायक कॉलम का मान तभी चार्ट को प्रभावित करता है जब उसके डेटा संदर्भ उस मान का उपयोग करते हों; केवल संक्षिप्त रूप वाला कॉलम बनाने से वह मौजूदा चार्ट में अपने आप शामिल नहीं होता। Mac के Numbers में चार्ट बनाने के लिए डेटा चुनें

पूरे लेबल रखें, उनके बगल वाले कॉलम में शुरुआती अक्षर बनाएँ और कहीं और इस्तेमाल करने से पहले दोहराए गए परिणामों की जाँच करें। इससे संक्षिप्त रूप बनाने की प्रक्रिया दोहराने योग्य रहती है और उन वस्तुओं को अलग पहचानने के लिए पर्याप्त संदर्भ भी बना रहता है जिनके शुरुआती अक्षर संयोग से एक जैसे हैं।

स्रोत