Untuk mengubah label inventaris yang terdiri dari beberapa kata menjadi inisial di Numbers untuk Mac, gunakan kolom bantu dengan TRIM, REGEX, SUBSTITUTE, dan UPPER. Rumus di bawah mengubah Blue Storage Box menjadi BSB dengan mengambil karakter pertama dari setiap kata yang dipisahkan oleh spasi biasa.

Panduan ini ditujukan bagi pengguna Mac yang mengelola tabel inventaris dan menginginkan label yang lebih singkat, sambil tetap menyediakan deskripsi lengkap. Panduan ini mengikuti panduan Numbers untuk Mac Apple saat ini, yang mencantumkan versinya sebagai Numbers 15.4. Periksa versi yang terpasang dengan Numbers > About Numbers. Panduan Pengguna Numbers untuk Mac

Masukkan rumus singkatan di kolom bantu

Gunakan satu tabel dengan baris tajuk dan empat kolom: Label di kolom A, Singkatan di kolom B, Jumlah di kolom C, dan Kemunculan singkatan di kolom D. Masukkan label dan jumlah objek contoh berikut pada baris 2–6. Kosongkan kolom B dan D terlebih dahulu; hasil yang diharapkan ditampilkan di sini sebagai pembanding.

Baris A: Label B: Singkatan yang diharapkan C: Jumlah D: Kemunculan yang diharapkan
2 Blue Storage Box BSB 12 1
3 green round tray GRT 8 1
4 Large Square Tile LST 24 2
5 Long Slim Tube LST 6 2
6 Small Round Tray SRT 10 1

Pilih sel B2 dan masukkan rumus lengkap ini:

=UPPER(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(TRIM(A2),REGEX("([^ ])[^ ]*"),"$1")," ",""))

Mengetik = akan membuka Formula Editor. Masukkan sisa rumus, lalu tekan Return untuk menerapkannya. Hasil di B2 seharusnya BSB. Apple mendokumentasikan cara memasukkan rumus dan menggunakan sel yang dirujuk sebagai input. Menghitung nilai menggunakan data di sel tabel di Numbers pada Mac

Rumus ini disusun dari fungsi yang didokumentasikan Apple. Secara khusus, Apple secara eksplisit mendukung grup tangkapan ekspresi reguler dalam argumen pengganti SUBSTITUTE, termasuk notasi $1 yang digunakan di sini. SUBSTITUTE

Contoh menggunakan koma di antara argumen. Jika pengaturan Anda menggunakan koma sebagai pemisah desimal, Apple menginstruksikan Anda untuk menggunakan titik koma di antara argumen rumus. Biarkan teks spasi dan ekspresi reguler dalam tanda kutip tetap sama. Ikhtisar fungsi

Pahami bagian yang dipertahankan dan dihapus oleh rumus

Baca rumus dari fungsi terdalam ke arah luar. Setiap tahap melakukan satu perubahan kecil, sehingga hasil yang tidak terduga lebih mudah ditelusuri.

Pertama, TRIM(A2) menghapus spasi di awal dan akhir, lalu mengubah spasi berulang di antara kata menjadi satu spasi. Jadi, label yang dimasukkan sebagai Small Round Tray akan menjadi Small Round Tray sebelum disingkat. TRIM

Berikutnya, REGEX("([^ ])[^ ]*") mencocokkan setiap rangkaian karakter tanpa jeda yang bukan spasi biasa. Bagian di dalam tanda kurung menangkap karakter pertamanya; bagian sisanya mencocokkan sisa rangkaian itu. Apple menyatakan bahwa ekspresi regulernya mengikuti standar ICU. Penafsiran pola khusus ini menjadi dasar metode penyingkatan. REGEX

Fungsi SUBSTITUTE yang di bagian dalam mengganti setiap kata yang cocok dengan karakter pertama yang ditangkapnya, menggunakan $1. Karena argumen opsional jumlah kemunculan tidak disertakan, semua kecocokan diganti. Jadi, Blue Storage Box menjadi B S B. Lalu, SUBSTITUTE di bagian luar menghapus spasi biasa sehingga menghasilkan BSB. SUBSTITUTE

Terakhir, UPPER mengubah hasilnya menjadi huruf besar. Dengan begitu, label tetap konsisten meski deskripsi aslinya menggunakan huruf kecil atau kombinasi huruf besar dan kecil: green round tray menjadi GRT. UPPER

Aturan ini mengambil satu karakter dari setiap kata yang dipisahkan oleh spasi, termasuk kata penghubung yang pendek. Aturan ini tidak menentukan kata mana yang paling penting. Misalnya, Box of Round Tiles menghasilkan BORT. Jika Anda ingin singkatan yang menghilangkan kata tertentu, tetapkan aturan penamaan tersebut sebelum memperluas rumus.

Isi rumus ke bawah dan periksa hasilnya

Setelah B2 menghasilkan hasil yang diharapkan, pilih sel tersebut dan arahkan penunjuk ke batas pilihan hingga pengendali isi otomatis berwarna kuning muncul. Seret pengendali ke bawah hingga B6. Isi Otomatis menyalin rumus beserta pemformatan terkait, dan menimpa isi yang sudah ada di sel tujuan, jadi gunakan sel bantu yang kosong. Mengisi otomatis sel di Numbers pada Mac

Periksa rumus di B3: sumbernya seharusnya A3. Pertahankan referensi sumber itu sebagai referensi relatif agar setiap singkatan menggunakan label pada barisnya sendiri. Apple menjelaskan bahwa mempertahankan referensi baris atau kolom menjadikannya absolut; hal ini berguna untuk rentang tetap, tetapi tidak diperlukan untuk sel sumber yang berubah ini. Menghitung nilai menggunakan data di sel tabel di Numbers pada Mac

Sebelum menerapkan rumus ke inventaris yang lebih besar, bandingkan beberapa label yang mewakili berbagai kasus dengan tabel diagnostik ini. Hasil berikut merupakan contoh yang diturunkan dari rumus. Transformasi karakter yang sama telah diperiksa dengan contoh Python sederhana; rumus ini tidak dijalankan di aplikasi Numbers.

Label masukan Hasil Yang ditunjukkan
Single S Label satu kata menghasilkan satu karakter.
Small Round Tray SRT Spasi biasa yang berlebih dinormalkan.
Teks kosong Teks kosong Tidak ada karakter yang dapat dipertahankan.
Blue-Green Storage Box BSB Tanda hubung tidak memisahkan kata menurut aturan ini.
Box 12 Large B1L Kata berupa angka menghasilkan digit pertamanya.

Pemisahnya secara khusus adalah karakter spasi biasa. Normalkan tab, jeda baris, dan spasi tanpa jeda sebelum menggunakan versi ini. Tinjau juga label yang kata-katanya diawali tanda baca: pola ini mempertahankan tanda baca tersebut sebagai karakter pertama. Jika deskripsi bertanda hubung seharusnya menghasilkan dua inisial, seragamkan pemisahnya di kolom kerja terpisah sebelum menyingkatnya.

Jika Numbers menampilkan kesalahan alih-alih singkatan, klik ikon kesalahan untuk membaca pesannya. Periksa tanda kurung, string dalam tanda kutip, pemisah argumen, dan referensi sumber. Apple mendokumentasikan cara memeriksa kesalahan ini; gunakan pesannya untuk memperbaiki rumus sebelum mengisinya ke baris berikutnya. Menghitung nilai menggunakan data di sel tabel di Numbers pada Mac

Temukan singkatan yang sama pada label berbeda

Contoh ini sengaja menyertakan singkatan yang sama: Large Square Tile dan Long Slim Tube sama-sama menjadi LST. Inisial menghilangkan informasi, jadi rumus yang benar pun dapat menghasilkan label ambigu. Pertahankan deskripsi lengkap di samping singkatan, dan periksa apakah ada singkatan yang sama sebelum menggunakan label singkat itu sendiri.

Untuk lima baris contoh, masukkan rumus lengkap ini di D2, lalu isi ke bawah hingga D6:

=COUNTIF(B$2:B$6,B2)

COUNTIF menghitung sel yang memenuhi kondisinya. Di sini, fungsi ini menghitung berapa banyak singkatan yang cocok dengan singkatan pada baris saat ini. Jumlah yang diharapkan adalah 1, 1, 2, 2, dan 1. Gunakan pemeriksaan sederhana ini untuk singkatan nonkosong yang berisi huruf dan angka; COUNTIF juga menafsirkan karakter wildcard dalam kondisi, sehingga tanda baca seperti tanda bintang memerlukan penanganan tambahan. COUNTIF

Tanda dolar mempertahankan batas baris rentang, sedangkan referensi B2 terakhir berubah saat Anda mengisi rumus ke bawah. Pastikan setiap rumus yang disalin tetap memeriksa baris 2–6. Jika Anda menambahkan baris inventaris, perluas rentang yang diperiksa agar mencakup baris tersebut. Apple juga menyediakan kontrol token referensi bernama Preserve Row dan Preserve Column. Menghitung nilai menggunakan data di sel tabel di Numbers pada Mac

Anggap jumlah di atas satu sebagai tanda untuk memeriksa label lengkap. Baris berulang untuk objek yang sama dan deskripsi berbeda dengan inisial yang sama memerlukan keputusan editorial yang berbeda. Untuk dua objek LST, kolom label tampilan terpisah dapat berisi label yang dipilih secara sengaja seperti LST Tile dan LST Tube. Pertahankan kolom singkatan yang dihasilkan agar keputusan penamaannya mudah dipahami.

Agar singkatan berulang lebih mudah terlihat, pilih D2:D6, buka panel Format, pilih Cell > Conditional Highlighting > Add a Rule, lalu tambahkan aturan numerik untuk nilai yang lebih besar dari 1. Pilih gaya dan klik Done. Penyorotan mengubah tampilan berdasarkan nilai; rumus bantu melakukan penghitungan. Apple menyebutkan bahwa jika beberapa aturan berlaku, aturan pertama yang cocok menentukan tampilan. Menggunakan kondisi sel di Numbers pada Mac

Jaga agar hasil larik dan label bagan tetap sesuai kebutuhan

Rumus singkatan ini menghasilkan satu nilai teks per baris. Rumus ini tidak memerlukan larik yang meluber atau kolom kosong untuk kata-kata perantara. Fungsi TEXTSPLIT dari Apple dapat memisahkan teks ke beberapa kolom atau ke beberapa baris, tetapi pemisahan saja menghasilkan beberapa bagian, bukan satu singkatan yang sudah jadi. Gunakan rumus satu sel di atas jika keluaran yang dibutuhkan adalah satu label ringkas. TEXTSPLIT

Jika nanti Anda membuat bagan jumlah objek, siapkan rentang tabel berisi label tampilan yang telah ditinjau dan jumlah numeriknya. Numbers membuat bagan dari data tabel: pilih sel, klik Chart, lalu pilih jenis bagan. Periksa label kategori yang dihasilkan dan gunakan Edit Data References jika perlu. Perubahan nilai di kolom bantu hanya memengaruhi bagan jika referensi datanya menggunakan nilai tersebut; membuat kolom singkatan saja tidak otomatis memilihnya untuk bagan yang sudah ada. Memilih data untuk membuat bagan di Numbers pada Mac

Pertahankan label lengkap, buat inisial di kolom sebelahnya, dan periksa hasil yang berulang sebelum menggunakannya lagi di tempat lain. Dengan begitu, Anda memiliki proses penyingkatan yang dapat diulang sambil tetap mempertahankan konteks yang cukup untuk membedakan objek dengan inisial yang kebetulan sama.

Sumber