Mac पर Excel में किसी कॉलम को विभाजित करने के लिए, उसके सेल चुनें, Data > Text to Columns खोलें, प्रत्येक फ़ील्ड को अलग करने वाला डीलिमीटर चुनें, पूर्वावलोकन देखें और ऐसे गंतव्य के साथ समाप्त करें जिसमें पर्याप्त खाली जगह हो। Microsoft 365 या Excel 2024 में दोहराए जा सकने वाले, फ़ॉर्मूला-संचालित विभाजनों के लिए, इसके बजाय TEXTSPLIT का उपयोग करें। मुख्य बात यह है कि विधि को अपने डेटा से मिलाएँ और इसे लागू करने से पहले आस-पास के कॉलमों की सुरक्षा करें।

विभाजित करने से पहले वर्कशीट तैयार करें

यदि मूल कॉलम महत्वपूर्ण है, तो शीट या वर्कबुक की एक प्रतिलिपि (कॉपी) बना लें। Text to Columns परिणामों को आस-पास के सेल में वितरित करता है, और Microsoft चेतावनी देता है कि वहाँ मौजूद डेटा ओवरराइट हो सकता है। अपने डेटा की सबसे चौड़ी पंक्ति के लिए स्रोत (source) के दाईं ओर पर्याप्त रिक्त कॉलम डालें। कॉमा द्वारा अलग की गई सूची को दो कॉलम की आवश्यकता हो सकती है; कई सेपरेटर्स वाली प्रविष्टि को अधिक की आवश्यकता हो सकती है। सेल की सामग्री को आसन्न कॉलम में वितरित करने के लिए Microsoft के निर्देश केवल एक स्रोत कॉलम वाली श्रेणी (range) का चयन करने का भी निर्देश देते हैं।

कुछ प्रतिनिधि पंक्तियों की जाँच करें और वास्तविक सेपरेटर की पहचान करें: कॉमा, टैब, सेमीकोलन, स्पेस, या कोई अन्य वर्ण। यदि आपकी पंक्तियाँ कॉमा द्वारा अलग की गई हैं लेकिन कुछ मानों में भी कॉमा हैं—जैसे कि 42 Main St, Apt 3—तो प्रत्येक कॉमा पर विभाजित करने से एक फ़ील्ड का हिस्सा एक अतिरिक्त कॉलम में जा सकता है। आगे बढ़ने से पहले तय करें कि क्या आपको किसी भिन्न डीलिमीटर की आवश्यकता है या ऐसी विधि की जो कोट किए गए मानों (quoted values) का सम्मान करती हो।

Mac के लिए Excel में Text to Columns का उपयोग करें

  1. स्रोत कॉलम में सेल का चयन करें, यदि आप हेडर को अपरिवर्तित रखना चाहते हैं तो उसे छोड़ दें। केवल उसी कॉलम की श्रेणी चुनें; आसन्न फ़ील्ड्स को शामिल करने से बचें।
  2. Data टैब पर, Text to Columns चुनें। Microsoft किसी चयनित सेल, श्रेणी या कॉलम को विभाजित करने के लिए इस कमांड का दस्तावेजीकरण करता है। रिबन समूह के लेबल और लेआउट Excel संस्करण के अनुसार भिन्न हो सकते हैं, इसलिए केवल Windows-विशिष्ट शॉर्टकट पर निर्भर रहने के बजाय Data टैब कमांड का उपयोग करें। Microsoft के Text to Columns निर्देश
  3. रूपांतरण विज़ार्ड में, किसी वर्ण द्वारा अलग किए गए मानों के लिए Delimited चुनें। वह डीलिमीटर चुनें जो आपके डेटा से मेल खाता हो, जैसे कि Comma या Tab। यदि इसके बजाय फ़ील्ड्स निश्चित वर्ण स्थितियों के अनुसार संरेखित हैं, तो Fixed width चुनें और पूर्वावलोकन में ब्रेक सेट करें।
  4. पूर्वावलोकन की समीक्षा करें। पुष्टि करें कि प्रत्येक नमूना पंक्ति इच्छित फ़ील्ड्स में जा रही है और कोट किए गए टेक्स्ट या रिक्त फ़ील्ड्स गलत तरीके से विभाजित नहीं हो रहे हैं। Microsoft के विज़ार्ड चरणों में एक डीलिमीटर चुनना, पूर्वावलोकन की समीक्षा करना, एक गंतव्य चुनना और रूपांतरण को समाप्त करना शामिल है। विज़ार्ड निर्देश
  5. यदि विज़ार्ड वह सेटिंग प्रदान करता है, तो एक गंतव्य सेल चुनें, और उसके दाईं ओर पर्याप्त खाली कॉलम वाला एक रिक्त शुरुआती सेल चुनें। विज़ार्ड को समाप्त करें, फिर सबसे अधिक फ़ील्ड्स वाली पंक्तियों के साथ-साथ छूटे हुए मानों वाली पंक्तियों की जाँच करें।

उदाहरण के लिए, यदि A2 में Mina Chen,Seattle,WA शामिल है, तो कॉमा डीलिमीटर तीन फ़ील्ड्स बनाता है: Mina Chen, Seattle, और WA। यदि किसी पंक्ति में दो कॉमा के बीच एक खाली फ़ील्ड है, तो पूर्वावलोकन और परिणाम का निरीक्षण करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि रिक्त स्थान सही स्थिति में रहे। मूल कॉलम को तब तक बनाए रखें जब तक कि आप आउटपुट की जाँच न कर लें और यह तय न कर लें कि क्या विभाजन को इसे बदलना चाहिए।

जब आपको फ़ॉर्मूला परिणाम चाहिए हों तो TEXTSPLIT का उपयोग करें

Mac के लिए Microsoft 365 और Mac के लिए Excel 2024 में, TEXTSPLIT टेक्स्ट को कॉलम में विभाजित कर सकता है और परिणामों को आस-पास के सेल में स्पिल (spill) कर सकता है। उदाहरण के लिए, यदि A2 में Mina Chen,Seattle,WA है, तो इसे B2 में दर्ज करें:

=TEXTSPLIT(A2,",")

Excel पूरी पंक्ति में टुकड़ों को लौटाता है। अधिक रिकॉर्ड्स को प्रोसेस करने के लिए फ़ॉर्मूला को नीचे तक भरें (fill down)। चूँकि परिणाम आसन्न सेल में स्पिल होते हैं, इसलिए पहले आवश्यक आउटपुट क्षेत्र को खाली करें; भरे हुए सेल परिणामों को प्रदर्शित होने से रोक सकते हैं। फ़ॉर्मूला स्रोत से जुड़ा रहता है, इसलिए A2 में किए गए परिवर्तन विभाजित आउटपुट को अपडेट कर सकते हैं। Microsoft TEXTSPLIT को Mac के लिए Microsoft 365 और Mac के लिए Excel 2024 में उपलब्ध के रूप में सूचीबद्ध करता है, और इसके डीलिमीटर तर्कों (arguments) और स्पिल व्यवहार का दस्तावेजीकरण करता है। TEXTSPLIT फ़ंक्शन दस्तावेज़ीकरण

एकमुश्त रूपांतरण के लिए विज़ार्ड का उपयोग करें। TEXTSPLIT का उपयोग तब करें जब आप चाहते हैं कि अलग किए गए फ़ील्ड स्रोत संपादनों के साथ अपडेट हों या आपको ऐसे फ़ॉर्मूला की आवश्यकता हो जिसे आप नीचे कॉपी कर सकें। पुराने Excel रिलीज़ में TEXTSPLIT अनुपलब्ध है; यदि Excel #NAME? लौटाता है, तो अपने संस्करण की जाँच करें या इसके बजाय Text to Columns का उपयोग करें। स्पेस डीलिमीटर के लिए, याद रखें कि प्रत्येक मेल खाने वाला स्पेस एक और फ़ील्ड बना सकता है: मध्य नाम वाले नाम या एकाधिक शब्दों वाले स्थान एक साधारण दो-कॉलम विभाजन में फिट नहीं हो सकते हैं।

परिणाम जाँचें और महत्वपूर्ण मानों को सुरक्षित रखें

स्रोत के साथ कई आउटपुट पंक्तियों की तुलना करें, विशेष रूप से वे प्रविष्टियाँ जिनमें अतिरिक्त डीलिमीटर, लगातार सेपरेटर्स, रिक्त स्थान, दिनांक और शून्य से शुरू होने वाली संख्याएँ (leading zeros) शामिल हों। टेक्स्ट को विभाजित करना इस बात से अलग है कि Excel को प्रत्येक फ़ील्ड की व्याख्या कैसे करनी चाहिए। यदि 00417 जैसा मान एक पहचानकर्ता (आइडेंटिफ़ायर) है, तो जाँचें कि यह 417 बनने के बजाय टेक्स्ट ही बना रहे; यदि कोई दिनांक या दशमलव बदलता है, तो उस पर निर्भर रहने से पहले उसके प्रारूप को सही करें।

यदि आप किसी वर्कबुक में पहले से मौजूद सेल को विभाजित करने के बजाय CSV या टेक्स्ट फ़ाइल से डेटा ला रहे हैं, तो Excel के Mac इम्पोर्ट वर्कफ़्लो का उपयोग करें: Data > Get & Transform Data > Get Data > From File, फिर From Text/CSV चुनें। Microsoft, Mac के लिए Excel for Microsoft 365, Mac के लिए Excel 2024 और Mac के लिए Excel 2021 के लिए इम्पोर्ट और वर्कशीट गंतव्य विकल्पों का दस्तावेजीकरण करता है। CSV, HTML, या टेक्स्ट फ़ाइल से डेटा इम्पोर्ट करें

जब विभाजन सही हो जाए, तो नए फ़ील्ड्स के लिए हेडर जोड़ें या पुनर्स्थापित करें और यदि आपको वर्कबुक की विशेषताओं को बनाए रखने की आवश्यकता है तो वर्कबुक को Excel प्रारूप में सहेजें। एक त्वरित पूर्वावलोकन, स्पष्ट गंतव्य, और अनियमित पंक्तियों की स्पॉट-चेक सबसे आम त्रुटियों को रोकने में मदद करती है: आस-पास के डेटा को ओवरराइट करना या गलत सेपरेटर पर किसी मान को विभाजित करना।

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