ম্যাক-এ এক্সেলে একটি কলাম বিভক্ত করতে, এর সেলগুলো নির্বাচন করুন, Data > Text to Columns খুলুন, প্রতিটি ফিল্ডকে আলাদা করে এমন ডিলিমিটার বেছে নিন, প্রিভিউ দেখুন এবং পর্যাপ্ত খালি জায়গা রয়েছে এমন একটি গন্তব্য দিয়ে শেষ করুন। Microsoft 365 বা Excel 2024-এ পুনরাবৃত্তিযোগ্য ও ফর্মুলাভিত্তিক বিভাজনের জন্য এর পরিবর্তে TEXTSPLIT ব্যবহার করুন। আসল বিষয় হলো আপনার ডেটার সাথে পদ্ধতির মিল রাখা এবং পদ্ধতিটি প্রয়োগ করার আগে পার্শ্ববর্তী কলামগুলোকে সুরক্ষিত রাখা।

বিভাজন করার আগে ওয়ার্কশিট প্রস্তুত করুন

মূল কলামটি গুরুত্বপূর্ণ হলে শিট বা ওয়ার্কবুকের একটি অনুলিপি তৈরি করুন। Text to Columns ফলাফলগুলোকে পাশের সেলগুলোতে বিন্যস্ত করে, এবং মাইক্রোসফ্ট সতর্ক করে যে সেখানকার বিদ্যমান ডেটা ওভাররাইট বা প্রতিস্থাপিত হয়ে যেতে পারে। আপনার ডেটার সবচেয়ে বড় সারির জন্য উৎসের ডানদিকে পর্যাপ্ত ফাঁকা কলাম সন্নিবেশ (ইনসার্ট) করুন। কমা দিয়ে আলাদা করা তালিকার জন্য দুটি কলামের প্রয়োজন হতে পারে; একাধিক বিভাজকযুক্ত কোনো এন্ট্রির জন্য আরও বেশি লাগতে পারে। সেলের বিষয়বস্তু পার্শ্ববর্তী কলামে বিন্যস্ত করার জন্য মাইক্রোসফ্টের নির্দেশাবলী-তেও কেবল একটি উৎস কলাম রয়েছে এমন একটি পরিসর নির্বাচন করার বিষয়টি নির্দিষ্ট করা হয়েছে।

প্রতিনিধিত্বমূলক কয়েকটি সারি পরীক্ষা করুন এবং প্রকৃত বিভাজকটি শনাক্ত করুন: কমা, ট্যাব, সেমিকোলন, স্পেস বা অন্য কোনো অক্ষর। আপনার সারিগুলো যদি কমা দ্বারা পৃথক করা থাকে কিন্তু কিছু মানেও কমা থাকে—যেমন 42 Main St, Apt 3—তবে প্রতিটি কমার ভিত্তিতে ভাগ করলে কোনো ফিল্ডের অংশ একটি অতিরিক্ত কলামে চলে যেতে পারে। এগিয়ে যাওয়ার আগে সিদ্ধান্ত নিন যে আপনার একটি ভিন্ন ডিলিমিটার প্রয়োজন নাকি এমন কোনো পদ্ধতি দরকার যা উদ্ধৃতিযুক্ত (quoted) মান বজায় রাখে।

ম্যাক-এর জন্য এক্সেলে Text to Columns ব্যবহার করুন

  1. উৎস কলামের সেলগুলো নির্বাচন করুন; শিরোনামটি অপরিবর্তিত রাখতে চাইলে সেটিকে বাদ দিন। শুধুমাত্র সেই কলামের পরিসরটি নির্বাচন করুন; সংলগ্ন ফিল্ডগুলো অন্তর্ভুক্ত করা এড়িয়ে চলুন।
  2. Data ট্যাবে, Text to Columns বেছে নিন। মাইক্রোসফ্ট একটি নির্বাচিত সেল, পরিসর বা কলাম বিভক্ত করার জন্য এই কমান্ডটি নথিভুক্ত করেছে। এক্সেল সংস্করণের ওপর ভিত্তি করে রিবন গ্রুপের লেবেল এবং বিন্যাস পরিবর্তিত হতে পারে, তাই উইন্ডোজ-নির্দিষ্ট শর্টকাটের ওপর নির্ভর না করে Data ট্যাবের কমান্ডটি ব্যবহার করুন। মাইক্রোসফ্টের Text to Columns নির্দেশাবলী
  3. কনভার্সন উইজার্ডে, কোনো অক্ষর দ্বারা পৃথক করা মানের জন্য Delimited বেছে নিন। আপনার ডেটার সাথে মেলে এমন ডিলিমিটার নির্বাচন করুন, যেমন Comma বা Tab। ফিল্ডগুলো যদি নির্দিষ্ট সংখ্যক অক্ষরের অবস্থানের ওপর ভিত্তি করে সারিবদ্ধ থাকে, তবে তার পরিবর্তে Fixed width বেছে নিন এবং প্রিভিউতে বিভাজন নির্ধারণ করুন।
  4. প্রিভিউটি পর্যালোচনা করুন। নিশ্চিত করুন যে প্রতিটি নমুনা সারি উদ্দেশ্য অনুযায়ী সঠিক ফিল্ডে যাচ্ছে এবং উদ্ধৃতিযুক্ত টেক্সট বা ফাঁকা ফিল্ড ভুলভাবে বিভক্ত হচ্ছে না। মাইক্রোসফ্টের উইজার্ড পদক্ষেপগুলোর মধ্যে রয়েছে একটি ডিলিমিটার বেছে নেওয়া, প্রিভিউ পর্যালোচনা করা, একটি গন্তব্য নির্বাচন করা এবং রূপান্তর সম্পন্ন করা। উইজার্ড নির্দেশাবলী
  5. উইজার্ডে সেটিংটি উপলব্ধ থাকলে একটি গন্তব্য সেল বেছে নিন এবং যার ডানদিকে পর্যাপ্ত ফাঁকা কলাম রয়েছে এমন একটি খালি শুরুর সেল নির্বাচন করুন। উইজার্ড শেষ করুন, তারপর সবচেয়ে বেশি ফিল্ড রয়েছে এমন সারিগুলোর পাশাপাশি অনুপস্থিত মান থাকা সারিগুলোও পরীক্ষা করুন।

উদাহরণস্বরূপ, A2-তে যদি Mina Chen,Seattle,WA থাকে, তবে কমা ডিলিমিটার তিনটি ফিল্ড তৈরি করবে: Mina Chen, Seattle, এবং WA। যদি কোনো সারিতে দুটি কমার মাঝে একটি খালি ফিল্ড থাকে, তবে ফাঁকা স্থানটি যেন সঠিক অবস্থানে থাকে তা নিশ্চিত করতে প্রিভিউ এবং ফলাফল ভালো করে দেখুন। আউটপুট যাচাই না করা পর্যন্ত এবং বিভাজনটি মূল ডেটাকে প্রতিস্থাপন করবে কিনা তা সিদ্ধান্ত না নেওয়া পর্যন্ত মূল কলামটি রেখে দিন।

ফর্মুলার ফলাফল চাইলে TEXTSPLIT ব্যবহার করুন

ম্যাক-এর জন্য Microsoft 365 এবং Excel 2024-এ, TEXTSPLIT টেক্সটকে কলামে বিভক্ত করতে পারে এবং ফলাফলগুলোকে কাছাকাছি সেলগুলোতে স্পিল (ছড়িয়ে) দিতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, A2-তে যদি Mina Chen,Seattle,WA থাকে, তবে B2-তে এটি লিখুন:

=TEXTSPLIT(A2,",")

এক্সেল সারি জুড়ে অংশগুলো প্রদর্শন করবে। আরও রেকর্ড প্রসেস করতে ফর্মুলাটি নিচের দিকে টেনে দিন (ফিল ডাউন করুন)। যেহেতু ফলাফল পাশের সেলগুলোতে স্পিল করে, তাই প্রথমে প্রয়োজনীয় আউটপুট এলাকা খালি করুন; সেখানে ডেটা থাকলে ফলাফল প্রদর্শনে বাধা সৃষ্টি হতে পারে। ফর্মুলাটি উৎসের সাথে সংযুক্ত থাকে, তাই A2-তে কোনো পরিবর্তন হলে বিভক্ত আউটপুটও আপডেট হতে পারে। মাইক্রোসফ্ট ম্যাক-এর জন্য Microsoft 365 এবং Excel 2024-এ TEXTSPLIT উপলব্ধ হিসেবে তালিকাভুক্ত করেছে এবং এর ডিলিমিটার আর্গুমেন্ট ও স্পিল আচরণ নথিভুক্ত করেছে। TEXTSPLIT ফাংশন ডকুমেন্টেশন

এককালীন রূপান্তরের জন্য উইজার্ড ব্যবহার করুন। যখন আপনি চান যে মূল ডেটার পরিবর্তনের সাথে সাথে বিভক্ত ফিল্ডগুলোও আপডেট হোক বা এমন একটি ফর্মুলার প্রয়োজন যা নিচের দিকে কপি করা যায়, তখন TEXTSPLIT ব্যবহার করুন। এক্সেলের পুরোনো সংস্করণগুলোতে TEXTSPLIT অনুপলব্ধ; এক্সেল যদি #NAME? দেখায়, তবে আপনার সংস্করণ পরীক্ষা করুন অথবা তার বদলে Text to Columns ব্যবহার করুন। স্পেস ডিলিমিটারের ক্ষেত্রে মনে রাখবেন যে প্রতিটি স্পেস একটি নতুন ফিল্ড তৈরি করতে পারে: মধ্যনামযুক্ত নাম বা একাধিক শব্দের অবস্থানের নাম সাধারণ দুই-কলামের বিভাজনে মানানসই নাও হতে পারে।

ফলাফল পরীক্ষা করুন এবং গুরুত্বপূর্ণ মানগুলো সংরক্ষণ করুন

উৎসের সাথে আউটপুটের কয়েকটি সারি তুলনা করুন, বিশেষ করে অতিরিক্ত ডিলিমিটার, পরপর বিভাজক, ফাঁকা স্থান, তারিখ এবং শুরুতে শূন্য থাকা সংখ্যার এন্ট্রিগুলো। টেক্সট বিভক্ত করা আর এক্সেল প্রতিটি ফিল্ডকে কীভাবে ব্যাখ্যা করবে তা নির্ধারণ করা আলাদা বিষয়। 00417-এর মতো কোনো মান যদি কোনো শনাক্তকারী (আইডেন্টিফায়ার) হয়, তবে তা 417 না হয়ে যেন টেক্সট হিসেবেই থাকে তা নিশ্চিত করুন; কোনো তারিখ বা দশমিক পরিবর্তিত হলে সেটির ওপর নির্ভর করার আগে তার ফরম্যাট ঠিক করুন।

ওয়ার্কবুকে ইতোমধ্যে থাকা সেলগুলো বিভক্ত করার চেয়ে আপনি যদি কোনো CSV বা টেক্সট ফাইল থেকে ডেটা নিয়ে আসতে চান, তবে ম্যাক-এর এক্সেল ইমপোর্ট কার্যপ্রণালী ব্যবহার করুন: Data > Get & Transform Data > Get Data > From File, তারপর From Text/CSV বেছে নিন। মাইক্রোসফ্ট ম্যাক-এর জন্য Excel for Microsoft 365, Excel 2024 এবং Excel 2021-এর ইমপোর্ট ও ওয়ার্কশিট গন্তব্যের বিকল্পগুলো নথিভুক্ত করেছে। একটি CSV, HTML বা টেক্সট ফাইল থেকে ডেটা ইমপোর্ট করুন

বিভাজন সঠিক হলে নতুন ফিল্ডগুলোর জন্য শিরোনাম যোগ বা পুনরুদ্ধার করুন এবং ওয়ার্কবুকের বৈশিষ্ট্যগুলো বজায় রাখার প্রয়োজন হলে ফাইলটি এক্সেল ফরম্যাটে সংরক্ষণ করুন। একটি দ্রুত প্রিভিউ, পরিষ্কার গন্তব্য এবং অনিয়মিত সারিগুলোর স্পট চেক সবচেয়ে সাধারণ ভুলগুলো প্রতিরোধ করতে সাহায্য করে: যেমন পার্শ্ববর্তী ডেটা ওভাররাইট করা বা ভুল বিভাজকে কোনো মানকে বিভক্ত করা।

তথ্যসূত্র