यदि आप फ़ाइल का नाम भूल गए हैं, तो इस आधार पर खोजें कि फ़ाइल किस प्रकार की है: एक PDF, छवि, प्रस्तुति, ऑडियो फ़ाइल, या किसी अन्य प्रकार का आइटम। Mac पर, Finder आपको एक विज़ुअल “प्रकार” (Kind) फ़िल्टर देता है, जबकि Spotlight एक kind: खोज कीवर्ड स्वीकार करता है। संभावित फ़ाइल प्रकार से शुरुआत करें, फिर यदि आपको याद हो तो किसी शब्द, स्थान या दिनांक से परिणामों को सीमित करें।

विज़ुअल खोज के लिए Finder के प्रकार (Kind) फ़िल्टर का उपयोग करें

  1. Finder विंडो खोलें और उसके खोज फ़ील्ड में कोई ऐसा शब्द टाइप करें जो आपको याद हो, फिर Return दबाएँ। यह शब्द फ़ाइल के नाम से या, जहाँ खोजने योग्य हो, उसकी सामग्री से हो सकता है।
  2. खोज फ़ील्ड के नीचे मौजूद जोड़ें (+) [Add (+)] बटन पर क्लिक करें।
  3. सबसे बाईं ओर का मानदंड मेनू खोलें और प्रकार (Kind) चुनें।
  4. अगले मेनू का उपयोग करके एक विस्तृत श्रेणी चुनें, जैसे कि दस्तावेज़ (Document) या छवि (Image)। यदि आपको जिस प्रकार की आवश्यकता है वह सूचीबद्ध नहीं है, तो अन्य (Other) चुनें और उपलब्ध प्रकार का चयन करें।
  5. परिणामों की समीक्षा करें। यदि अभी भी बहुत अधिक परिणाम हैं, तो जोड़ें (+) के साथ एक अन्य मानदंड जोड़ें, जैसे कि नाम, कोई अन्य प्रकार, या दिनांक से संबंधित विशेषता।

Apple इसे मानदंड-आधारित खोज के रूप में प्रलेखित करता है: जोड़ा गया प्रत्येक मानदंड परिणामों के सेट को सीमित करता है, और डिफ़ॉल्ट रूप से एक मिलान को सभी मानदंडों को पूरा करना होगा। उदाहरण के लिए, याद रखा गया कोई शब्द और प्रकार (Kind) का मानदंड मिलकर नाम जाने बिना भी मेल खाने वाले दस्तावेज़ों को ढूंढ सकते हैं। यदि आपको केवल प्रकार ही याद है, तो Finder के खोज फ़ील्ड में document जैसे किसी व्यापक शब्द या फ़ाइल में अपेक्षित किसी शब्द से शुरुआत करने का प्रयास करें, फिर प्रकार (Kind) फ़िल्टर जोड़ें। macOS के विभिन्न संस्करणों में Finder के नियंत्रणों में थोड़ा बदलाव हो सकता है, लेकिन मूल दृष्टिकोण मानदंड जोड़ना और उपलब्ध प्रकार चुनना ही है। Apple की Finder मार्गदर्शिका बताती है कि प्रकार और अन्य खोज मानदंड कैसे जोड़ें।

परिणामों को सीमित करने का एक उपयोगी तरीका साक्ष्यों को क्रमबद्ध रूप से संयोजित करना है: पहले व्यापक प्रकार, फिर याद किया गया कोई शब्द, और फिर आवश्यकता पड़ने पर कोई दिनांक या अन्य विशेषता। उदाहरण के लिए, यदि आपको याद है कि किसी स्लाइड डेक में “Q3” था, तो दस्तावेज़ जैसा कोई प्रकार चुनें, Q3 खोजें, और परिणामों की जाँच करें। यदि वह शब्द फ़ाइल नाम में नहीं है, तो भी फ़ाइल और उसके अनुक्रमण (indexing) के आधार पर Finder उसे खोजने योग्य सामग्री या मेटाडेटा में ढूँढ सकता है। इसे एक गारंटी के बजाय परिणाम सीमित करने वाला संकेत मानें।

जब आपको कोई प्रकार कीवर्ड याद हो तो Spotlight का उपयोग करें

Spotlight खोलने के लिए Command-Space दबाएँ और kind:pdf, kind:images, या kind:presentation जैसा कोई प्रकार कीवर्ड दर्ज करें। Apple एक स्लैश-शैली फ़िल्टर भी प्रलेखित करता है: / के बाद कोई प्रकार टाइप करें, जैसे कि /PDF, फिर Return दबाएँ। ऐसी खोज के लिए जिसमें कोई याद रखा गया विषय शामिल हो, प्रकार कीवर्ड को शुरुआत में रखें, जैसे kind:images coastal trail या kind:pdf invoice। Spotlight के स्वीकृत प्रकार कीवर्ड्स में ऍप्लिकेशन्स, फ़ोल्डर्स, छवियाँ, मूवीज़, संगीत, ऑडियो, PDFs और प्रस्तुतियाँ शामिल हैं। Apple समर्थित Spotlight प्रकार कीवर्ड और फ़िल्टरिंग नियंत्रणों को सूचीबद्ध करता है।

Spotlight तब काम आता है जब आप परिणामों में त्वरित खोज करना चाहते हैं और आपको बहु-मानदंड वाली Finder क्वेरी बनाने की आवश्यकता नहीं होती है। जब Spotlight कोई संभावित परिणाम दिखाता है, तो उसे चुनें और उसका स्थान देखने के लिए Command दबाए रखें; जब त्वरित झलक (Quick Look) उपलब्ध हो, तो चयनित आइटम का पूर्वावलोकन करने के लिए Space दबाएँ। इसका उद्देश्य फ़ाइल को खोलने या स्थानांतरित करने से पहले उस संभावित फ़ाइल की पुष्टि करना है, विशेष रूप से तब जब कई फ़ाइलें एक ही विषय साझा करती हों।

सही प्रकार चुनें और खोज को परिशोधित करें

पहले सबसे व्यापक उपयोगी श्रेणी का उपयोग करें। एक PDF एक विशिष्ट प्रकार है, जबकि “दस्तावेज़” में कई प्रारूप शामिल हो सकते हैं। “छवि” में विभिन्न एक्सटेंशन वाले चित्र आ सकते हैं। यदि आपको केवल सटीक एक्सटेंशन ही याद है, तो Finder का प्रकार > अन्य (Kind > Other) मेनू अधिक सटीक मिलान दिखा सकता है, लेकिन यह मानने के बजाय कि प्रत्येक एक्सटेंशन का अपना अंतर्निहित फ़िल्टर है, वास्तव में उपलब्ध विकल्पों में से चुनें।

फिर केवल उन्हीं संकेतों को जोड़ें जिन पर आप भरोसा कर सकते हैं। शीर्षक की अस्पष्ट याद की तुलना में कोई विशिष्ट शब्द अधिक उपयोगी हो सकता है। यदि आपको याद है कि फ़ाइल किसी निश्चित अवधि के आसपास बनाई या संशोधित की गई थी, तो Finder में दिनांक का मानदंड जोड़ें। Finder अन्य (Other) के माध्यम से अतिरिक्त मानदंडों का भी समर्थन करता है। अलग-अलग फ़िल्टर आमतौर पर परिणाम सेट को सीमित करते हैं; जब खोज में विकल्पों या बहिष्करणों की आवश्यकता हो, तो Any, All, या None जैसे बूलियन विकल्पों तक पहुँचने के लिए अधिक (More) बटन पर क्लिक करते समय Option कुंजी का उपयोग करें। Apple अपनी Finder खोज मार्गदर्शिका में इन विकल्पों का वर्णन करता है।

यदि आपको याद है कि फ़ाइल कहाँ संग्रहीत है, तो प्रकार के साथ-साथ कार्यक्षेत्र (scope) की भी जाँच करें। Finder खोज और Spotlight खोज विभिन्न प्रकार के परिणाम दिखा सकती हैं, और Spotlight स्थान के आधार पर परिणामों को सीमित करने का समर्थन करता है—उदाहरण के लिए, iCloud Drive जैसा कोई स्थान दर्ज करें, Tab दबाएँ, फिर फ़ाइल का नाम दर्ज करें। यह तब सबसे अधिक उपयोगी होता है जब आपको संग्रहण स्थान और नाम का कम से कम कुछ हिस्सा दोनों याद हों; प्रलेखित स्थान वर्कफ़्लो केवल प्रकार के आधार पर खोजने का विकल्प नहीं है। Apple की Spotlight मार्गदर्शिका स्थान फ़िल्टरिंग का वर्णन करती है।

यदि अपेक्षित फ़ाइल दिखाई न दे

जाँच करें कि क्या आपने ऐसी श्रेणी चुनी है जो बहुत संकीर्ण है। जिस फ़ाइल को आप “स्लाइड डेक” मानते हैं, वह उपलब्ध मेनू और macOS द्वारा उसे वर्गीकृत करने के तरीके के आधार पर, अधिक व्यापक दस्तावेज़ या प्रस्तुति प्रकार के अंतर्गत दिखाई दे सकती है। अधिक सामान्य श्रेणी का प्रयास करें, फिर असंबंधित मिलानों को कम करने के लिए किसी विषय शब्द का उपयोग करें।

इसके बाद, खोज के कार्यक्षेत्र (scope) और बहिष्करणों (exclusions) की जाँच करें। Apple नोट करता है कि Spotlight ऐप्स और अन्य श्रेणियों के परिणाम शामिल कर सकता है, जबकि Finder खोज का कार्यक्षेत्र भिन्न हो सकता है। सिस्टम सेटिंग्स > Spotlight में, समीक्षा करें कि क्या प्रासंगिक परिणाम श्रेणियां सक्षम हैं; Spotlight से बहिष्कृत किसी फ़ोल्डर या डिस्क के लिए खोज गोपनीयता (Search Privacy) की जाँच करें। संग्रह (archive) के अंदर मौजूद किसी फ़ाइल, जैसे कि ZIP फ़ाइल या डिस्क छवि, की सामग्री को खोजने से पहले उस संग्रह को खोलना पड़ सकता है। Apple की समस्या-निवारण मार्गदर्शिका खोज कार्यक्षेत्र, बहिष्करण, संग्रह और अन्य अप्रत्याशित परिणामों को शामिल करती है।

Spotlight एक अनुक्रमणिका (index) पर निर्भर करता है जो डेटा बदलने पर अपडेट होती है। यदि फ़ाइल किसी ऐसे स्थान पर है जिसे Spotlight खोज सकता है लेकिन फिर भी वह नहीं मिल रही है, तो अनुक्रमण या गोपनीयता सेटिंग्स संबंधित हो सकती हैं। Apple की सलाह पहले Spotlight सेटिंग्स की जाँच करने की है; यह लगातार बनी रहने वाली समस्याओं के लिए किसी विशिष्ट डिस्क या फ़ोल्डर को पुन: अनुक्रमित (reindex) करने का भी वर्णन करता है। केवल एक फ़ाइल खोजने के लिए व्यापक रूप से गोपनीयता या अनुक्रमण सेटिंग्स बदलने से बचें, और यदि पुन: अनुक्रमण की आवश्यकता है तो प्रभावित स्थान के लिए Apple के चरणों का पालन करें। Apple Spotlight अनुक्रमण और इसके Mac समस्या-निवारण चरणों की व्याख्या करता है।

एक व्यावहारिक खोज क्रम

जब आपको फ़ाइल नाम याद न हो, तो इस संक्षिप्त क्रम का उपयोग करें: Finder में अपनी अपेक्षित व्यापक श्रेणी के साथ शुरुआत करें, याद रखा गया कोई विषय शब्द जोड़ें, और दूसरा मानदंड केवल तभी लागू करें जब परिणाम बहुत अधिक बने रहें। यदि आप तेज़ कीवर्ड-आधारित खोज चाहते हैं, तो kind: और समर्थित श्रेणी के साथ Spotlight का प्रयास करें। किसी संभावित मिलान का पूर्वावलोकन करें या उसका स्थान देखें ताकि कोई कार्रवाई करने से पहले आप उसकी पुष्टि कर सकें। यदि कुछ भी दिखाई नहीं देता है, तो प्रकार को अधिक व्यापक करें और जाँचें कि क्या वह स्थान बहिष्कृत है या किसी संग्रह के अंदर है।

फ़ाइल ढूँढना और खुले हुए कार्यों को व्यवस्थित करना अलग-अलग कार्य हैं। Wallo की Mac वर्कफ़्लो लाइब्रेरी कीबोर्ड फ़ोकसिंग के साथ, लक्ष्य के आधार पर मौजूदा खुली खिड़कियों और कार्यों को स्थानीय रूप से व्यवस्थित करती है; यह फ़ाइलों को खोजती या अनुक्रमित नहीं करती है। फ़ाइल का पता लगाने के लिए Finder या Spotlight का उपयोग करें, फिर यदि आपको आसपास के कार्य को प्रबंधित करने की आवश्यकता है तो विंडो वर्कफ़्लो पर वापस आएँ।

स्रोत