Чтобы навести порядок в таблице проекта Excel на Mac, сначала определите, что считается пустой строкой, а затем отфильтруйте столбец, который обязательно должен быть заполнен для каждой реальной записи проекта. Перед удалением проверьте отфильтрованные строки по всем столбцам. Это поможет избежать удаления частично заполненных задач только потому, что одно поле осталось пустым.

Определите, какие строки действительно пустые

Пустая ячейка в одном столбце не делает пустой всю строку. У задачи может быть название, но не быть срока выполнения, или может быть исполнитель, но отсутствовать статус. Выберите ключевой столбец, который должен быть заполнен в каждой действительной строке проекта, например «Задача» или «ID проекта». Фильтрация по пустым значениям в этом столбце найдет строки, где отсутствует обязательное значение; изучите остальные столбцы, чтобы отличить по-настоящему пустые строки от неполных записей.

Если вам нужно найти строки, где пуста каждая ячейка, функция Excel «Выделение группы ячеек» (Go To Special) выбирает пустые ячейки, а не целые пустые строки. Microsoft описывает использование «Выделения группы ячеек» для Windows, поэтому не стоит рассчитывать, что этот пункт меню будет доступен на Mac. На Mac фильтрация по обязательному столбцу — это задокументированный и практичный способ выявить потенциально пустые записи. Microsoft: Поиск и выделение ячеек, соответствующих определенным условиям

Найдите потенциально пустые строки с помощью фильтра

Перед редактированием сохраните копию книги или убедитесь, что сможете отменить изменения. Проверьте, есть ли у списка проекта строка заголовка и включает ли выделенный диапазон все столбцы проекта. Если это «умная» таблица Excel, в ее заголовках уже есть элементы управления фильтрами; для обычного диапазона выделите данные и выберите Данные > Фильтр. Microsoft отмечает, что для появления пункта (Пустые) в фильтре столбец должен содержать хотя бы одну пустую ячейку. Microsoft: Фильтрация данных в диапазоне или таблице в Excel

Нажмите на стрелку фильтра в обязательном столбце. Снимите флажок (Выделить все), установите флажок (Пустые) и примените фильтр. Excel скроет несоответствующие строки и отобразит записи с пустым значением в этом столбце. Внимательно просмотрите каждую отображенную строку: если в каком-либо другом поле проекта есть данные, считайте ее неполной записью и решите, следует ли ее исправить или оставить, а не удалять как пустую строку.

Фильтр проверяет только тот столбец, в меню которого вы работали. Если ни одно поле не является строго обязательным для каждой действительной записи проекта, выберите другое правило очистки перед удалением. Например, можно просмотреть несколько полей и удалять только те строки, где отсутствуют название задачи, исполнитель, статус и дата. Такая проверка — это решение, основанное на структуре вашей таблицы, а не встроенный фильтр «вся строка пуста».

Удалите подтвержденные пустые строки на Mac

Для таблицы Excel выделите строки, которые вы определили как пустые, затем удалите их с помощью заголовков строк или контекстного меню строки таблицы. Microsoft описывает удаление строк таблицы через меню Главная > Удалить > Удалить строки таблицы или щелчком правой кнопкой мыши по строке таблицы с выбором соответствующего пункта удаления. Для обычного диапазона листа выделите подтвержденные заголовки строк, щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить; не нажимайте просто клавишу Delete на клавиатуре, так как это очистит содержимое ячеек, а не удалит строки с листа. Microsoft: Изменение размера таблицы путем добавления или удаления строк и столбцов в Excel Microsoft: Сочетания клавиш в Excel

После удаления очистите фильтр в меню столбца или выберите Данные > Фильтр, чтобы снова отобразить все записи. Просмотрите соседние строки, чтобы убедиться, что данные проекта остались в правильном порядке, а строка заголовка не пострадала. Если что-то исчезло по ошибке, немедленно нажмите Command+Z, чтобы отменить удаление; в документации Microsoft это сочетание указано как горячие клавиши отмены для Excel на Mac. Microsoft: Сочетания клавиш в Excel

Если после фильтрации пустые строки остались

Ячейка, которая выглядит пустой, может содержать формулу, возвращающую пустую строку, пробелы или другие невидимые знаки, поэтому фильтр пустых ячеек может не распознать ее как действительно пустую. Если подозрительная строка остается видимой, выделите ячейку и проверьте строку формул, прежде чем предпринимать какие-либо действия. Также проверьте наличие активных фильтров в других столбцах, которые могут скрывать записи и влиять на отображение данных. Очистите фильтры, а затем повторите проверку с подходящим обязательным столбцом.

Для таблицы проекта самое надежное правило очистки предельно просто: выберите поле, которое всегда должно присутствовать в реальной записи, отфильтруйте пустые значения, проверьте строки целиком и удаляйте только те из них, в которых гарантированно нет информации о проекте. Это позволяет четко разделить удаление пустых строк и решение вопроса об исправлении или удалении незавершенных задач.

Источники