Mac पर किसी Excel प्रोजेक्ट शीट को साफ़ करने के लिए, पहले यह तय करें कि किसे रिक्त पंक्ति माना जाएगा, फिर उस कॉलम को फ़िल्टर करें जिसे हर वास्तविक प्रोजेक्ट प्रविष्टि में भरा होना चाहिए। उन्हें हटाने से पहले सभी कॉलमों में फ़िल्टर की गई पंक्तियों की समीक्षा करें। इससे सिर्फ़ एक फ़ील्ड खाली होने की वजह से आंशिक रूप से पूरे किए गए कार्यों को गलती से हटाने से बचा जा सकता है।

तय करें कि कौन सी पंक्तियाँ वास्तव में रिक्त हैं

किसी एक कॉलम में रिक्त सेल होने से उसकी पूरी पंक्ति खाली नहीं हो जाती। किसी कार्य का नाम हो सकता है लेकिन अंतिम तिथि (ड्यू डेट) नहीं, या कोई ओनर हो सकता है लेकिन स्थिति (स्टेटस) नहीं। एक ऐसा मुख्य कॉलम चुनें जो हर मान्य प्रोजेक्ट पंक्ति में होना चाहिए, जैसे कि Task या Project ID। उस कॉलम में रिक्त मानों (blanks) को फ़िल्टर करने से वे पंक्तियाँ मिल जाएँगी जिनमें वह आवश्यक मान अनुपस्थित है; वास्तव में खाली पंक्तियों और अधूरी प्रविष्टियों के बीच अंतर करने के लिए अन्य कॉलमों की जाँच करें।

यदि आपको ऐसी पंक्तियाँ खोजने की आवश्यकता है जहाँ प्रत्येक सेल खाली है, तो Excel की Go To Special सुविधा रिक्त सेल का चयन करती है, न कि पूरी रिक्त पंक्तियों का। Microsoft उस Go To Special प्रक्रिया का दस्तावेज़ीकरण Windows के लिए करता है, इसलिए यह न मान लें कि इसका मेनू पथ Mac पर भी उपलब्ध है। Mac पर, किसी आवश्यक कॉलम को फ़िल्टर करना संभावित रिक्त प्रविष्टियों को सामने लाने का एक प्रलेखित, व्यावहारिक तरीका है। Microsoft: Find and select cells that meet specific conditions

फ़िल्टर के साथ संभावित रिक्त पंक्तियों को खोजें

संपादन करने से पहले, वर्कबुक की एक प्रति सहेज लें या सुनिश्चित करें कि आप परिवर्तन को पहले जैसा (undo) कर सकते हैं। जाँच लें कि प्रोजेक्ट सूची में एक हेडर पंक्ति है और चयनित श्रेणी (रेंज) में सभी प्रोजेक्ट कॉलम शामिल हैं। यदि यह एक Excel तालिका (टेबल) है, तो इसके हेडर में पहले से ही फ़िल्टर नियंत्रण होते हैं; एक सामान्य श्रेणी के लिए, डेटा का चयन करें और Data > Filter चुनें। Microsoft बताता है कि फ़िल्टरिंग के लिए कॉलम में कम से कम एक रिक्त सेल होना आवश्यक है ताकि (Blanks) विकल्प दिखाई दे। Microsoft: Filter data in a range or table in Excel

आवश्यक कॉलम के लिए फ़िल्टर तीर (arrow) खोलें। (Select All) को अनचेक करें, (Blanks) को चुनें, और फ़िल्टर लागू करें। Excel उन पंक्तियों को छिपा देता है जो मेल नहीं खाती हैं और उन प्रविष्टियों को दिखाता है जिनमें उस कॉलम में रिक्त स्थान है। प्रदर्शित प्रत्येक पंक्ति पर नज़र डालें: यदि किसी अन्य प्रोजेक्ट फ़ील्ड में डेटा है, तो इसे एक अधूरी प्रविष्टि मानें और तय करें कि इसे खाली पंक्ति मानकर हटाने के बजाय सुधारा जाना चाहिए या बनाए रखा जाना चाहिए।

फ़िल्टर केवल उसी कॉलम की जाँच करता है जिसके मेनू का आपने उपयोग किया है। यदि प्रत्येक मान्य प्रोजेक्ट रिकॉर्ड में कोई भी एकल फ़ील्ड अनिवार्य नहीं है, तो कुछ भी हटाने से पहले एक अलग सफ़ाई नियम चुनें। उदाहरण के लिए, आप कई फ़ील्ड की समीक्षा कर सकते हैं और केवल उन्हीं पंक्तियों को हटा सकते हैं जिनमें कोई कार्य नाम, ओनर, स्थिति या तिथि नहीं है। वह समीक्षा आपकी शीट की संरचना पर आधारित निर्णय है, न कि कोई इन-बिल्ट "पूरी पंक्ति रिक्त है" फ़िल्टर।

Mac पर पुष्टि की गई रिक्त पंक्तियों को हटाएं

Excel तालिका के लिए, उन पंक्तियों का चयन करें जिनके खाली होने की आपने पुष्टि की है, फिर पंक्तियों को हटाने के लिए पंक्ति शीर्षकों (रो हेडिंग्स) या तालिका पंक्ति संदर्भ मेनू (कॉन्टेक्स्ट मेनू) का उपयोग करें। Microsoft तालिका की पंक्तियों को Home > Delete > Delete Table Rows के माध्यम से या तालिका पंक्ति पर राइट-क्लिक करके और उसके डिलीट विकल्प को चुनकर हटाने का दस्तावेज़ीकरण करता है। वर्कशीट श्रेणी के लिए, पुष्टि की गई पंक्ति शीर्षकों का चयन करें, राइट-क्लिक करें, और Delete चुनें; कीबोर्ड की केवल Delete कुंजी दबाने से बचें, क्योंकि यह वर्कशीट की पंक्तियों को हटाने के बजाय सेल की सामग्री को साफ़ करती है। Microsoft: Resize a table by adding or removing rows and columns in Excel Microsoft: Keyboard shortcuts in Excel

हटाने के बाद, इसके कॉलम मेनू से फ़िल्टर हटाएँ (clear filter) या सभी रिकॉर्ड फिर से दिखाने के लिए Data > Filter का उपयोग करें। आसपास की प्रविष्टियों को स्कैन करके पुष्टि करें कि प्रोजेक्ट डेटा अपेक्षित क्रम में बना हुआ है और हेडर पंक्ति अभी भी बरकरार है। यदि गलती से कुछ गायब हो गया है, तो हटाए गए डेटा को तुरंत पहले जैसा करने के लिए Command+Z का उपयोग करें; Microsoft इसे Excel for Mac के पूर्ववत (undo) शॉर्टकट के रूप में सूचीबद्ध करता है। Microsoft: Keyboard shortcuts in Excel

यदि फ़िल्टर करने के बाद भी रिक्त स्थान बने रहते हैं

जो सेल खाली दिखता है, उसमें ऐसा फ़ॉर्मूला हो सकता है जो एक खाली स्ट्रिंग, स्पेस या अन्य सामग्री लौटाता है, इसलिए ब्लैंक फ़िल्टर द्वारा इसे वास्तव में खाली सेल नहीं माना जा सकता है। यदि कोई संदिग्ध पंक्ति दिखाई देती है, तो क्या करना है यह तय करने से पहले सेल पर क्लिक करें और फ़ॉर्मूला बार की जाँच करें। अन्य कॉलमों में सक्रिय फ़िल्टर की भी जाँच करें, जो रिकॉर्ड छिपा सकते हैं और आपके दृश्य को प्रभावित कर सकते हैं। फ़िल्टर साफ़ करें, फिर उपयुक्त आवश्यक कॉलम के साथ समीक्षा दोहराएं।

प्रोजेक्ट शीट के लिए, सबसे सुरक्षित सफ़ाई नियम सरल है: ऐसे फ़ील्ड का उपयोग करें जिसे हमेशा एक वास्तविक रिकॉर्ड की पहचान करनी चाहिए, उसके रिक्त स्थानों को फ़िल्टर करें, पूरी पंक्तियों का निरीक्षण करें, और केवल उन्हीं पंक्तियों को हटाएं जिनकी आपने पुष्टि की है कि उनमें कोई प्रोजेक्ट जानकारी नहीं है। यह रिक्त-पंक्ति की सफ़ाई को अधूरे कार्यों को ठीक करने या हटाने के निर्णय से अलग रखता है।

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