ম্যাক-এ একটি এক্সেল প্রজেক্ট শিট পরিষ্কার করতে, প্রথমে নির্ধারণ করুন কোনটিকে ফাঁকা সারি হিসেবে বিবেচনা করা হবে, তারপর এমন একটি কলাম ফিল্টার করুন যা প্রতিটি আসল প্রজেক্ট এন্ট্রিতে পূরণ থাকা আবশ্যক। ফিল্টার করা সারিগুলি মুছে ফেলার আগে সমস্ত কলাম জুড়ে সেগুলি পর্যালোচনা করুন। এটি কেবল একটি ফিল্ড খালি থাকার কারণে আংশিক সম্পন্ন কাজগুলি মুছে ফেলা রোধ করে।

কোন সারিগুলি প্রকৃতপক্ষে ফাঁকা তা নির্ধারণ করুন

একটি কলামের কোনো ফাঁকা সেল মানেই তার পুরো সারিটি খালি নয়। একটি কাজের নাম থাকতে পারে কিন্তু শেষ করার তারিখ নাও থাকতে পারে, অথবা কাজের দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির নাম থাকতে পারে কিন্তু স্ট্যাটাস নাও থাকতে পারে। এমন একটি মূল কলাম বেছে নিন যা প্রতিটি বৈধ প্রজেক্ট সারিতে থাকা উচিত, যেমন Task বা Project ID। সেই কলামে ফাঁকা সেলগুলি ফিল্টার করলে সেই প্রয়োজনীয় মানটি অনুপস্থিত থাকা সারিগুলি খুঁজে পাওয়া যাবে; অসম্পূর্ণ রেকর্ড থেকে সম্পূর্ণরূপে খালি সারিগুলিকে আলাদা করতে অন্যান্য কলামগুলি ভালো করে দেখুন।

যদি আপনার এমন সারিগুলি খুঁজে বের করার প্রয়োজন হয় যেখানে প্রতিটি সেল খালি, তবে এক্সেলের Go To Special ফিচারটি ফাঁকা সেলগুলি নির্বাচন করে, সম্পূর্ণ ফাঁকা সারি নয়। মাইক্রোসফটের নথিপত্রে উইন্ডোজের জন্য Go To Special পদ্ধতিটি উল্লেখ করা হয়েছে, তাই ম্যাক-এ এর মেনু পাথ পাওয়া যাবে এমনটা ধরে নেবেন না। ম্যাক-এ, ফাঁকা থাকার সম্ভাবনা রয়েছে এমন রেকর্ডগুলি সামনে আনার জন্য একটি প্রয়োজনীয় কলাম ফিল্টার করা একটি নথিবদ্ধ ও ব্যবহারিক উপায়। Microsoft: Find and select cells that meet specific conditions

ফিল্টারের সাহায্যে সম্ভাব্য ফাঁকা সারিগুলি খুঁজুন

সম্পাদনা করার আগে, ওয়ার্কবুকের একটি অনুলিপি সংরক্ষণ করুন অথবা নিশ্চিত করুন যে আপনি পরিবর্তনটি আনডু করতে পারবেন। নিশ্চিত করুন যে প্রজেক্ট তালিকার একটি হেডার সারি রয়েছে এবং নির্বাচিত সীমার মধ্যে সমস্ত প্রজেক্ট কলাম অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। এটি যদি একটি এক্সেল টেবিল হয়, তবে এর হেডারে ইতিমধ্যেই ফিল্টার কন্ট্রোল থাকবে; সাধারণ রেঞ্জের ক্ষেত্রে, ডেটা নির্বাচন করুন এবং Data > Filter বেছে নিন। মাইক্রোসফট উল্লেখ করেছে যে (Blanks) বিকল্পটি প্রদর্শিত হওয়ার জন্য কলামে একটি ফাঁকা সেল থাকা প্রয়োজন। Microsoft: Filter data in a range or table in Excel

প্রয়োজনীয় কলামটির ফিল্টার অ্যারো খুলুন। (Select All) আনচেক করুন, (Blanks) নির্বাচন করুন এবং ফিল্টারটি প্রয়োগ করুন। এক্সেল যে সারিগুলি মিলছে না সেগুলি লুকিয়ে ফেলে এবং সেই কলামে ফাঁকা থাকা রেকর্ডগুলি প্রদর্শন করে। প্রদর্শিত প্রতিটি সারি জুড়ে ভালো করে দেখুন: অন্য কোনো প্রজেক্ট ফিল্ডে যদি ডেটা থাকে, তবে এটিকে একটি অসম্পূর্ণ রেকর্ড হিসেবে বিবেচনা করুন এবং ফাঁকা লাইন হিসেবে মুছে ফেলার পরিবর্তে এটি সংশোধন করা হবে নাকি রেখে দেওয়া হবে তা নির্ধারণ করুন।

একটি ফিল্টার কেবল সেই কলামটি পরীক্ষা করে যার মেনু আপনি ব্যবহার করেছেন। প্রতিটি বৈধ প্রজেক্ট রেকর্ডে যদি কোনো একক ফিল্ড বাধ্যতামূলক না হয়, তবে কোনো কিছু মুছে ফেলার আগে একটি ভিন্ন পরিচ্ছন্নতার নিয়ম বেছে নিন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি বেশ কয়েকটি ফিল্ড পর্যালোচনা করতে পারেন এবং কেবল সেই সারিগুলি সরাতে পারেন যেগুলিতে কোনও কাজের নাম, দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি, স্ট্যাটাস বা তারিখ নেই। এই পর্যালোচনাটি আপনার শিটের কাঠামোর ওপর ভিত্তি করে নেওয়া একটি সিদ্ধান্ত, কোনো বিল্ট-ইন “সম্পূর্ণ সারি ফাঁকা” ফিল্টার নয়।

ম্যাক-এ নিশ্চিত ফাঁকা সারিগুলি মুছে ফেলুন

এক্সেল টেবিলের ক্ষেত্রে, আপনি যে সারিগুলি খালি বলে নিশ্চিত করেছেন সেগুলি নির্বাচন করুন, তারপর সারিগুলি মুছে ফেলতে সারি হেডিং বা টেবিল রো কনটেক্সট মেনু ব্যবহার করুন। মাইক্রোসফটের নথিপত্র অনুসারে Home > Delete > Delete Table Rows-এর মাধ্যমে অথবা একটি টেবিল সারিতে রাইট-ক্লিক করে এর ডিলিট বিকল্পটি বেছে নিয়ে টেবিল সারি মুছে ফেলা যায়। একটি ওয়ার্কশিট রেঞ্জের ক্ষেত্রে, নিশ্চিত ফাঁকা সারিগুলির হেডিং নির্বাচন করুন, রাইট-ক্লিক করুন এবং Delete বেছে নিন; কিবোর্ডের শুধুমাত্র Delete কি-টি চাপা এড়িয়ে চলুন, কারণ এটি ওয়ার্কশিটের সারিগুলি অপসারণ না করে কেবল সেলের বিষয়বস্তু মুছে ফেলে। Microsoft: Resize a table by adding or removing rows and columns in Excel Microsoft: Keyboard shortcuts in Excel

মুছে ফেলার পরে, কলাম মেনু থেকে ফিল্টারটি সাফ করুন অথবা সমস্ত রেকর্ড পুনরায় দেখাতে Data > Filter ব্যবহার করুন। প্রজেক্টের ডেটা প্রত্যাশিত ক্রমে রয়েছে এবং হেডার সারিটি এখনও অক্ষত আছে কি না তা নিশ্চিত করতে আশেপাশের এন্ট্রিগুলি স্ক্যান করুন। ভুলবশত কিছু মুছে গেলে, অবিলম্বে মোছার ক্রিয়াটি আনডু করতে Command+Z ব্যবহার করুন; মাইক্রোসফট এটিকে ম্যাক-এর জন্য এক্সেলের আনডু শর্টকাট হিসেবে তালিকাভুক্ত করেছে। Microsoft: Keyboard shortcuts in Excel

ফিল্টার করার পরেও যদি ফাঁকা অংশ থেকে যায়

যে সেলটিকে খালি মনে হচ্ছে সেটিতে এমন একটি সূত্র থাকতে পারে যা একটি খালি স্ট্রিং, স্পেস বা অন্যান্য বিষয়বস্তু রিটার্ন করে, তাই এটি ফাঁকা ফিল্টার দ্বারা প্রকৃত খালি সেল হিসেবে বিবেচিত নাও হতে পারে। যদি সন্দেহজনক কোনো সারি দৃশ্যমান থাকে, তবে কী করবেন তা সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে সেলটিতে ক্লিক করুন এবং ফর্মুলা বারটি পরীক্ষা করুন। অন্যান্য কলামে সক্রিয় কোনো ফিল্টার রয়েছে কিনা তাও পরীক্ষা করুন, যা রেকর্ডগুলিকে লুকিয়ে রাখতে পারে এবং আপনি যা দেখছেন তা প্রভাবিত করতে পারে। ফিল্টার সাফ করুন, তারপর উপযুক্ত প্রয়োজনীয় কলাম দিয়ে পুনরায় পর্যালোচনা করুন।

একটি প্রজেক্ট শিটের জন্য, সবচেয়ে নিরাপদ ক্লিনআপ নিয়মটি সহজ: এমন একটি ফিল্ড ব্যবহার করুন যা সর্বদা একটি আসল রেকর্ডকে চিহ্নিত করে, এর ফাঁকা অংশগুলি ফিল্টার করুন, সম্পূর্ণ সারিগুলি পরীক্ষা করুন এবং কেবল সেই সারিগুলিই মুছুন যেগুলিতে কোনো প্রজেক্ট তথ্য নেই বলে আপনি নিশ্চিত হয়েছেন। এটি ফাঁকা-লাইন পরিচ্ছন্ন করার প্রক্রিয়াটিকে অসম্পূর্ণ কাজ মেরামত বা মুছে ফেলার সিদ্ধান্ত থেকে আলাদা রাখে।

সূত্রসমূহ