Para encontrar um documento no Mac quando você se lembra de uma frase ou expressão dentro dele, abra o Spotlight com Comando–Barra de espaço, coloque a frase entre aspas e analise os resultados de arquivos. Por exemplo, pesquise \"revised delivery schedule\". As aspas solicitam uma frase exata; sem elas, a Apple afirma que os resultados podem conter as palavras em qualquer ordem. O Spotlight pesquisa em um índice, portanto, uma correspondência depende de o documento estar em um local pesquisável e de seu conteúdo ter sido indexado. Apple: Se a busca no Mac retornar resultados inesperados

Pesquisar a frase lembrada

  1. Pressione Comando–Barra de espaço para abrir o Spotlight.
  2. Digite a frase entre aspas retas, como \"revised delivery schedule\".
  3. Aguarde um instante até que os resultados apareçam e, em seguida, procure o documento entre as correspondências. O Spotlight também pode retornar outros tipos de resultados, incluindo itens de aplicativos; portanto, verifique o nome e o tipo do resultado em vez de presumir que a primeira correspondência é o arquivo desejado.
  4. Selecione um resultado provável e pressione a Barra de espaço para visualizá-lo com a Visualização Rápida. Se for o arquivo correto, pressione Return para abri-lo. Você também pode manter Comando pressionado ao selecionar um resultado para localizar o arquivo no Finder. Apple: Encontre o que precisa com o Spotlight no Mac

Isso funciona melhor quando você se lembra de uma frase específica que aparece de forma contínua no documento. Se a frase for longa, tente um trecho mais curto e incomum da mesma frase. Essa é uma estratégia de busca prática: uma frase exclusiva tem maior probabilidade de limitar os candidatos do que uma expressão comum. Mantenha as aspas em torno das palavras que deseja encontrar como uma frase correspondente.

Filtrar resultados por arquivos ou tipo de arquivo

O Spotlight inclui um modo de navegação de Arquivos. Abra o Spotlight e pressione Comando–2 para pesquisar arquivos e, em seguida, insira a frase entre aspas. Isso pode facilitar o foco em documentos em vez de aplicativos, mensagens ou outros tipos de resultados. Os modos e atalhos disponíveis são documentados pela Apple; as categorias que aparecem na interface podem depender da sua pesquisa e da versão do macOS. Apple: Refine os resultados de busca no Spotlight no Mac

Se você se lembrar do formato, adicione um filtro de tipo antes da frase. Por exemplo, tente kind:pdf \"revised delivery schedule\" para um PDF, ou kind:presentation \"revised delivery schedule\" para uma apresentação. A Apple documenta os filtros kind: para os tipos de itens suportados, incluindo PDFs e apresentações. Trate o filtro como um recurso para afunilar a busca: ele não garante que todos os arquivos desse formato sejam pesquisáveis ou apareçam nos resultados. Apple: Refine os resultados de busca no Spotlight no Mac

Conferir uma correspondência antes de abri-la

Selecione um resultado e pressione a Barra de espaço para uma pré-visualização rápida. Isso permite confirmar se o documento contém o trecho lembrado antes de abri-lo em seu aplicativo. Se você preferir ver a localização da pasta, selecione o resultado e mantenha pressionada a tecla Comando; a Apple documenta isso como uma forma de localizar um arquivo no Finder. Apple: Encontre o que precisa com o Spotlight no Mac

Quando vários documentos corresponderem, compare os nomes exibidos e pré-visualize os prováveis candidatos. O Spotlight classifica os resultados, mas a primeira correspondência não é necessariamente o documento específico que você tem em mente. A pesquisa por frase ajuda a identificar o conteúdo; ela não estabelece por si só qual versão é a atual ou definitiva.

Se o Spotlight não encontrar o documento

Primeiro, verifique a ortografia e tente uma frase mais curta do documento. Pesquise sem aspas apenas se desejar correspondências mais amplas: a Apple observa que uma pesquisa sem aspas pode retornar itens contendo as palavras em qualquer ordem. Em seguida, verifique se você começou no Spotlight ou no Finder. O Spotlight pode incluir resultados de e-mails, calendários e outros aplicativos, enquanto uma pesquisa no Finder retorna arquivos e pastas; a pesquisa a partir de uma janela do Finder também usa um escopo de localização. Apple: Se a busca no Mac retornar resultados inesperados

Em seguida, verifique as configurações do Spotlight. Em menu Apple  > Ajustes do Sistema > Spotlight, confira quais categorias de resultados estão ativadas. Na mesma área de configurações, abra Privacidade da Busca para ver se uma pasta ou disco que contém o documento foi excluído. Remover um local dessa lista o inclui novamente nas buscas do Spotlight. Tenha cautela: a Apple observa que excluir locais pode afetar as notificações de atualização de alguns aplicativos. Apple: Sobre a indexação e os resultados de busca do Spotlight em dispositivos Apple, Apple: Evite buscas do Spotlight em pastas ou discos específicos

O Spotlight depende de um índice que é atualizado à medida que os dados mudam. Após configurar um Mac, instalar uma atualização do sistema ou adicionar conteúdo pesquisável, a indexação ainda pode estar em andamento; a Apple informa que isso pode levar horas ou, dependendo da quantidade de dados, até dias. Abra o Spotlight com Comando–Barra de espaço e procure um indicador de progresso da indexação. Se o documento estiver dentro de um arquivo compactado (ZIP) ou de uma imagem de disco, abra o arquivo primeiro e pesquise novamente. Apple: Sobre a indexação e os resultados de busca do Spotlight em dispositivos Apple, Apple: Se a busca no Mac retornar resultados inesperados

Se uma pasta específica ainda não retornar arquivos conhecidos após verificar as exclusões e a indexação, a Apple documenta a reconstrução do índice do Spotlight para uma pasta ou disco por meio de Ajustes do Sistema > Spotlight > Privacidade da Busca: adicione o local, aguarde alguns segundos e remova-o da lista de privacidade para que o Spotlight possa reindexá-lo. Esta é uma etapa de solução de problemas, não um comando de busca instantânea; aguarde o tempo de indexação depois disso. Erros de permissão podem impedir o processo para alguns itens. Apple: Sobre a indexação e os resultados de busca do Spotlight em dispositivos Apple

Quando este fluxo de trabalho é adequado

Use o Spotlight quando se lembrar de palavras de um documento, mas não do nome do arquivo ou da pasta. Use Comando–2 ou um filtro kind: quando quiser reduzir resultados não relacionados, e a Visualização Rápida para verificar os candidatos antes de abri-los. Esta tarefa é diferente de organizar janelas abertas: a biblioteca de fluxos de trabalho do Wallo para Mac descreve o Wallo como uma ferramenta que organiza as janelas abertas existentes e tarefas no Mac localmente por objetivo, com foco por teclado; portanto, o Wallo é relevante depois que você encontra o documento e deseja focar seu espaço de trabalho — não como a ferramenta de busca para seu conteúdo.

O Spotlight só pode retornar o que o macOS consegue pesquisar nos locais e categorias disponíveis para ele. Se um documento for excluído, ainda não tiver sido indexado, estiver dentro de um arquivo compactado fechado ou em um formato cujo conteúdo não esteja disponível para o Spotlight, a frase lembrada pode não produzir uma correspondência. Nesse caso, pesquise pelo nome do arquivo ou pasta no Finder, abra o aplicativo do documento e use seu próprio comando de busca, ou ajuste a configuração de indexação ou privacidade aplicável.

Fontes