Untuk menyimpan email yang berguna bersama berkas proyek di Mac Anda, simpan pesan dari Apple Mail ke dalam folder proyek, lalu tambahkan lampiran penting secara terpisah. Pilih PDF jika arsip harus mudah dibaca dan dibagikan; pilih Sumber Mentah Pesan (.eml) jika Anda menginginkan berkas pesan yang mempertahankan data email asli. Langkah-langkah ini membuat salinan lokal dan tidak secara otomatis menghapus atau memindahkan email di Mail.

Pilih format yang sesuai dengan arsip

PDF sangat praktis untuk dibaca, dicetak, atau dibagikan sebagai dokumen. Di Mail, pilih pesan dan pilih File > Ekspor sebagai PDF, lalu pilih folder proyek dan nama berkas. Apple juga mendokumentasikan File > Simpan Sebagai untuk menyimpan pesan sebagai berkas dalam berbagai format. Rich Text Format mempertahankan pemformatan seperti tebal dan miring; Teks Polos tidak. Sumber Mentah Pesan menyimpan satu pesan sebagai berkas .eml. Panduan Apple untuk menyimpan email sebagai berkas atau PDF

Gunakan .eml jika Anda ingin menyimpan pesan sebagai berkas email, bukan tampilan bergaya dokumen. Apple menyatakan bahwa Anda juga dapat menyimpan pesan dalam format .eml dengan menyeretnya ke desktop. Saat Anda menyeret percakapan, pesan-pesannya akan disimpan sebagai berkas terpisah. Untuk arsip proyek, berikan nama yang jelas pada setiap berkas setelah menyimpannya, seperti 2026-10-15-Client-approval.eml; tanggal dan subjek dalam contoh ini adalah saran penamaan, bukan bidang yang dimasukkan secara otomatis oleh Apple.

Simpan pesan ke dalam folder proyek

  1. Di Finder, buka folder tempat Anda menyimpan dokumen proyek. Jika folder yang sesuai belum ada, buatlah folder baru dengan nama proyek yang mudah dikenali.

  2. Di Mail, cari dan pilih pesan yang relevan. Pastikan Anda telah memilih masing-masing email yang diperlukan; jika Anda memerlukan beberapa pesan dari suatu percakapan, pilih pesan yang ingin Anda simpan alih-alih menganggap satu proses ekspor mencakup seluruh percakapan.

  3. Pilih File > Ekspor sebagai PDF untuk format PDF yang mudah dibaca, atau File > Simpan Sebagai lalu pilih format. Pada dialog penyimpanan, navigasikan ke folder proyek, masukkan nama berkas yang deskriptif, lalu simpan. Jika menggunakan Sumber Mentah Pesan, Apple menyatakan bahwa format ini menyimpan satu pesan dalam format .eml.

  4. Buka folder proyek di Finder dan pastikan berkas yang disimpan ada di sana serta memiliki nama yang sesuai. Untuk PDF, buka berkas untuk memastikan konten pesan yang terlihat memang ada. Untuk .eml, buka berkas dengan app mail yang kompatibel jika Anda perlu memeriksanya. Pemeriksaan ini adalah langkah antisipasi praktis, bukan jaminan bahwa berkas tersebut memuat setiap elemen persis seperti yang ditampilkan secara online.

Sertakan lampiran sebagai berkas proyek terpisah

Menyimpan arsip email dan menyimpan lampirannya adalah tindakan yang terpisah. Untuk menyimpan dokumen yang disertakan bersama pesan, arahkan penunjuk ke atas header pesan, klik tombol lampiran, lalu klik lampiran atau pilih Simpan Semua dan pilih folder proyek. Apple juga mendokumentasikan langkah memilih pesan dan memilih File > Simpan Lampiran. Panduan Apple untuk menyimpan lampiran Mail

Gunakan berkas lampiran asli saat proyek membutuhkannya untuk dikerjakan—misalnya, untuk mengedit spreadsheet atau meninjau PDF yang telah ditandatangani. Hindari mengubah nama lampiran dengan cara yang mengaburkan jenisnya; pertahankan ekstensi berkas dan, jika membantu, tambahkan awalan singkat khusus proyek. Saat Anda menyimpan lebih dari satu item, periksa folder setelahnya untuk memastikan berkas yang ingin disimpan memang ada.

Simpan email asli dan pahami batasannya

Mengekspor pesan sebagai berkas atau PDF akan membuat salinan; ini tidak sama dengan memindahkan pesan keluar dari Mail. Jika Anda ingin Mail tetap menjadi sumber yang dapat dicari, biarkan pesan asli tetap berada di kotak suratnya. Jika Anda menginginkan arsip Mail yang lebih besar, ekspor kotak surat Apple membuat paket .mbox melalui Kotak Surat > Ekspor Kotak Surat. Fitur tersebut ditujukan untuk mengekspor kotak surat, bukan untuk menyimpan satu email bersama berkas biasa milik suatu proyek. Panduan impor dan ekspor kotak surat Apple

Berkas lokal hanya akan seaman penyimpanan dan praktik pencadangan untuk folder tersebut. Menyimpan PDF tidak membuat konten email dapat diedit atau mempertahankan dokumen aslinya sebagai berkas pesan; menyimpan .eml saja tidak selalu menyajikan dokumen yang rapi bagi setiap penerima atau app. Untuk arsip proyek yang ringkas, simpan email dalam format yang sesuai dengan kebutuhan penggunaan di kemudian hari, tambahkan lampiran yang diperlukan, dan verifikasi berkas yang disimpan sebelum mengandalkan folder tersebut.

Sumber