Mac पर Preview में किसी PDF को छोटा करने के लिए, File > Export > Quartz Filter > Reduce File Size के ज़रिए एक अलग कॉपी एक्सपोर्ट करें, फिर सामान्य पढ़ने के आकार और नज़दीकी ज़ूम पर मूल फ़ाइल से परिणाम की तुलना करें। कंप्रेशन से इमेज की गुणवत्ता कम हो सकती है, और फ़ाइल का आकार कितना कम होगा यह अलग-अलग हो सकता है। जब तक आप टेक्स्ट, बारीक विवरणों और सबसे महत्वपूर्ण पेजों की जाँच न कर लें, तब तक मूल फ़ाइल को सुरक्षित रखें। Apple की Preview गाइड

सबसे पहले, तय करें कि इस PDF के लिए "पढ़ने योग्य" होने का क्या अर्थ है

टेक्स्ट से भरे हैंडआउट, छोटे अक्षरों वाले स्कैन और तस्वीरों से भरी रिपोर्ट के कमज़ोर पहलू अलग-अलग होते हैं। चयन योग्य (सिलेक्टेबल) टेक्स्ट के साथ, अक्षर स्पष्ट रह सकते हैं जबकि फ़ोटो या एम्बेडेड स्कैन अपनी बारीकी खो सकते हैं। स्कैन किए गए दस्तावेज़ में, पेज का एक बड़ा हिस्सा इमेज हो सकता है, इसलिए कंप्रेशन अक्षरों और बारीक रेखाओं दोनों को धुंधला कर सकता है। आउटपुट की जाँच करते समय ये व्यावहारिक अंतर ध्यान में रखने योग्य हैं; Apple आगाह करता है कि कंप्रेशन से गुणवत्ता कम हो सकती है और इस्तेमाल किए गए विकल्पों के आधार पर फ़ाइल का आकार और इमेज की गुणवत्ता अलग-अलग हो सकती है। Apple की Preview गाइड

एक्सपोर्ट करने से पहले, मूल PDF को Preview में खोलें और किसी प्रतिनिधि पेज की जाँच करें: सबसे छोटे टेक्स्ट वाला पेज, कोई चार्ट, हस्ताक्षर या बारीक रेखाओं वाला पेज, और यदि दस्तावेज़ में इमेज हैं तो फ़ोटो वाला कोई पेज। उन सभी छोटे लेबल्स या विवरणों पर ध्यान दें जिनका स्पष्ट रहना ज़रूरी है। इससे आपको केवल फ़ाइल-आकार की संख्या पर निर्भर रहने के बजाय तुलना के लिए एक लक्ष्य मिल जाता है।

Preview के इन-बिल्ट फ़िल्टर से एक छोटी कॉपी बनाएं

  1. Preview में, वह PDF खोलें जिसका आकार आप कम करना चाहते हैं।
  2. File > Export चुनें।
  3. Quartz Filter मेनू में, Reduce File Size चुनें।
  4. एक नए फ़ाइल नाम से सेव करें, जैसे कि report-smaller.pdf, ताकि मूल स्रोत फ़ाइल उपलब्ध रहे।
  5. यदि macOS पूछता है कि क्या मौजूदा फ़ाइल को बदलना है, तो वह विकल्प चुनें जो आपकी मूल फ़ाइल को सुरक्षित रखे और नई कॉपी को एक अलग नाम से सेव करे।

Apple इस एक्सपोर्ट प्रक्रिया का विवरण देता है और विशेष रूप से एक अलग फ़ाइल नाम से सेव करने का सुझाव देता है जब आप मूल स्रोत फ़ाइल को बदलना नहीं चाहते हैं। Apple की Preview गाइड

यह फ़िल्टर इन-बिल्ट रूप से आकार कम करने का त्वरित विकल्प है; यह प्रलेखित Preview वर्कफ़्लो में कोई निश्चित लक्षित आकार या पढ़ने योग्य गुणवत्ता वाला स्लाइडर प्रदान नहीं करता है। इस मेनू के माध्यम से "5 MB से कम" जैसा कोई मान दर्ज करने या किसी विशेष इमेज रिज़ॉल्यूशन को निर्दिष्ट करने की उम्मीद न करें। एक्सपोर्ट किया गया आकार सामग्री और विकल्पों पर निर्भर करता है, इसलिए इसे भेजने या संग्रहीत करने से पहले वास्तविक परिणाम की जाँच करें।

उपयोग करने से पहले एक्सपोर्ट की गई PDF का निरीक्षण करें

Preview में नई कॉपी खोलें। उन्हीं पेजों की तुलना करें जिन्हें आपने एक्सपोर्ट करने से पहले देखा था, उसी ज़ूम स्तर पर। धुंधले छोटे टेक्स्ट, पिक्सेलेटेड (ब्लॉकी) फ़ोटो, हल्की या टूटी हुई रेखाओं और ऐसे विवरणों की जाँच करें जिन्हें पहचानना कठिन हो गया है। एक पैराग्राफ को उस आकार में पढ़ें जिस पर आप सामान्य रूप से पढ़ते हैं, फिर बारीक अक्षरों वाले क्षेत्रों को ज़ूम करके देखें। यदि दस्तावेज़ को प्रिंट किया जाना है, तो उन हिस्सों की समीक्षा करें जिन्हें स्क्रीन के साथ-साथ कागज़ पर भी स्पष्ट दिखना ज़रूरी है।

यदि कंप्रेस किया गया संस्करण इसके अभीष्ट उपयोग के लिए पर्याप्त रूप से स्पष्ट रहता है, तो Finder में इसका फ़ाइल आकार देखें और उस कॉपी का उपयोग करें। यदि गुणवत्ता बहुत अधिक गिर गई है, तो पहले से कंप्रेस की गई कॉपी को दोबारा कंप्रेस करने के बजाय मूल फ़ाइल पर वापस जाएँ। लॉसी (lossy) एक्सपोर्ट को बार-बार दोहराने से दिखने वाली गुणवत्ता और खराब हो सकती है, विशेष रूप से इमेज-प्रधान पेजों में; मूल फ़ाइल को अपने शुरुआती बिंदु के रूप में रखने से एक सुरक्षित विकल्प बना रहता है। यह Apple की इस चेतावनी पर आधारित एक सतर्क वर्कफ़्लो अनुशंसा है कि कंप्रेशन गुणवत्ता को कम कर सकता है, न कि कोई गारंटी कि कोई विशेष फ़ाइल कैसा व्यवहार करेगी।

एक्सपोर्ट चेकबॉक्स का उपयोग केवल उसी उद्देश्य के लिए करें जिसके लिए वे बने हैं

Apple Preview के PDF एक्सपोर्ट विकल्पों में तीन चेकबॉक्स का भी उल्लेख करता है: Create Linearized PDF, Optimize images for screen, और Save images as JPEG। पहले विकल्प का उद्देश्य वेब ब्राउज़र में तेज़ी से लोड होने और देखने के लिए PDF को ऑप्टिमाइज़ करना बताया गया है। दूसरे विकल्प का उद्देश्य फ़ाइल का आकार कम करने के लिए स्क्रीन पर देखने हेतु इमेज को ऑप्टिमाइज़ करना है। तीसरा विकल्प इमेज को JPEG में बदलता है, जो इमेज कंप्रेशन का उपयोग करता है। Apple की Preview गाइड

इन विवरणों का यह अर्थ नहीं है कि प्रत्येक सेटिंग समान विज़ुअल गुणवत्ता बनाए रखती है या प्रत्येक फ़ाइल के लिए उपयुक्त है। लीनियरलाइज़ेशन ब्राउज़र में लोड होने और देखने के लिए है, इसलिए यह अपने आप में छोटे आउटपुट या शार्प पेजों का वादा नहीं है। स्क्रीन ऑप्टिमाइज़ेशन स्क्रीन पर देखने के लिए है; इस पर निर्भर होने से पहले विचार करें कि क्या आपका उपयोग केवल स्क्रीन तक ही सीमित है। JPEG कंप्रेशन इमेज पर लागू होता है, इसलिए एक्सपोर्ट के बाद फ़ोटो, स्कैन और बारीक इमेज विवरणों की तुलना करें। यह मानकर न चलें कि टेक्स्ट, चार्ट या हर पेज समान रूप से प्रभावित होगा।

उपलब्ध नियंत्रण एक्सपोर्ट फ़ॉर्मेट और macOS संस्करण के अनुसार भिन्न हो सकते हैं। यदि आपको अपने Preview एक्सपोर्ट डायलॉग में कोई प्रलेखित चेकबॉक्स या मेनू आइटम नहीं दिखता है, तो यह निष्कर्ष न निकालें कि कोई समतुल्य विकल्प किसी विशेष कमांड के पीछे छिपा हुआ है। Apple की Preview गाइड उपरोक्त विकल्पों का विवरण देती है, और इसकी सामान्य एक्सपोर्ट गाइड बताती है कि Format मेनू फ़ाइल प्रकार का चयन करता है और आकार कम करने के विकल्प उपलब्ध हैं। Apple की एक्सपोर्ट गाइड

यदि परिणाम अभी भी बहुत बड़ा है

पहले जाँचें कि आपका लक्ष्य कम स्टोरेज है या तेज़ी से वेब पर देखना: ये दोनों एक समान नहीं हैं। Create Linearized PDF विकल्प ब्राउज़र में तेज़ी से लोड होने और देखने के लिए प्रलेखित है, जबकि Optimize images for screen को स्क्रीन उपयोग के लिए इमेज को अनुकूलित करके आकार कम करने के तरीके के रूप में वर्णित किया गया है। बाद वाले का उपयोग केवल तभी करें जब स्क्रीन-केंद्रित समझौता PDF के उद्देश्य के अनुकूल हो, और ऊपर बताए अनुसार आउटपुट का निरीक्षण करें। Apple की Preview गाइड

यदि Preview का फ़िल्टर ऐसी फ़ाइल बनाता है जो आपकी ज़रूरतों के हिसाब से बहुत बड़ी है या जिसकी गुणवत्ता बहुत अधिक खराब हो गई है, तो हो सकता है कि Preview के प्रलेखित नियंत्रण आपको आकार-बनाम-गुणवत्ता का सटीक समायोजन न दें। मूल फ़ाइल को सुरक्षित रखें, और किसी अन्य PDF टूल को केवल तभी चुनें जब वह आपके कार्य के लिए आवश्यक नियंत्रण और फ़ॉर्मेट हैंडलिंग स्पष्ट रूप से प्रदान करता हो। किसी भी टूल के लिए, मूल फ़ाइल को बदलने से पहले उसके आउटपुट की तुलना करें। यदि आपको अपलोड की सख्त सीमा को पूरा करने के लिए आकार कम करने की आवश्यकता है, तो Finder में एक्सपोर्ट की गई फ़ाइल की माप लें और पुष्टि करें कि प्राप्तकर्ता उस फ़ाइल को स्वीकार करता है; Preview इस वर्कफ़्लो में किसी गारंटीकृत लक्षित आकार की सुविधा का उल्लेख नहीं करता है।

Apple ColorSync Utility में एक अलग तरीके का भी विवरण देता है: PDF खोलें, एक Quartz फ़िल्टर चुनें, इसके प्रभाव का पूर्वावलोकन करें, और परिवर्तनों को सेव करने के लिए Apply पर क्लिक करें। चूँकि यह एक फ़िल्टर के माध्यम से PDF को बदलता है, इसलिए यह मान लेने के बजाय कि यह गुणवत्ता बनाए रखेगा, एक कॉपी का उपयोग करें और परिणाम की समीक्षा करें। Apple की ColorSync Utility गाइड

पढ़ने की योग्यता को प्राथमिकता देने वाला एक सरल निर्णय क्रम

जब पहला एक्सपोर्ट आपको स्पष्ट परिणाम न दे, तो इस क्रम का उपयोग करें:

  1. मूल फ़ाइल को छुए बिना सुरक्षित रखें और एक कम आकार वाली कॉपी एक्सपोर्ट करें।
  2. उसी ज़ूम पर मूल फ़ाइल से सबसे छोटे टेक्स्ट, सबसे बारीक रेखाओं और सबसे विस्तृत इमेज की तुलना करें।
  3. यदि यह अभीष्ट उपयोग के लिए पढ़ने योग्य रहता है, तो नए फ़ाइल आकार को सत्यापित करें और उस कॉपी का उपयोग करें।
  4. यदि यह दृश्य जाँच (विज़ुअल चेक) में विफल रहता है, तो उस कॉपी को हटा दें और मूल फ़ाइल से फिर से शुरुआत करें। प्रलेखित स्क्रीन-इमेज विकल्प को केवल तभी आज़माएँ जब स्क्रीन पर देखना ही मुख्य लक्ष्य हो, फिर से निरीक्षण करें।
  5. यदि दोनों में से कोई भी संस्करण आकार की आवश्यकता और पढ़ने की योग्यता दोनों को पूरा नहीं करता है, तो Preview के प्रलेखित नियंत्रण उस विशेष PDF के लिए पर्याप्त नहीं हो सकते हैं। पहले से आकार घटाई गई कॉपी को बार-बार कंप्रेस करने से बचें।

यह विधि किसी विशेष फ़ाइल-आकार में कमी का वादा नहीं करती है: Apple का कहना है कि परिणाम चुने गए विकल्पों के अनुसार बदलता है। उपयोगी परिणाम एक ऐसी सत्यापित कॉपी है जो आपके पाठक के लिए आवश्यक विवरणों को खोए बिना आपकी आकार संबंधी आवश्यकता को पूरा करती है। यदि आप इस कार्य के दौरान खुली हुई Mac विंडो और कार्यों (to-dos) को व्यवस्थित करने के लिए Wallo का उपयोग करते हैं, तो यह PDF और संबंधित काम को सामने रखने में मदद कर सकता है; PDF कंप्रेशन की प्रक्रिया स्वयं Preview में ही होती है।

स्रोत