ম্যাকে কোনো ডকুমেন্টের একটি পৃথক কার্যকরী কপি তৈরি করতে, অ্যাপটির File > Duplicate অথবা File > Save As কমান্ড ব্যবহার করুন, তারপর কপিটির একটি নতুন নাম দিন এবং এটি কোথায় সংরক্ষিত হবে তা দেখে নিন। অনেক অ্যাপে, File মেনু খোলার সময় Option চেপে রাখলেই কেবল Save As দৃশ্যমান হয়। আপনি যদি ক্লাউড ফাইলে AutoSave চালু থাকা অবস্থায় Word ব্যবহার করেন, তবে সম্পাদনা করার আগেই একটি কপি সংরক্ষণ করুন যাতে আপনার পরিবর্তনগুলো কপিতে যুক্ত হয়। অ্যাপলের ম্যাক ডকুমেন্ট নির্দেশিকা

কপি তৈরি করার সঠিক উপায় বেছে নিন

অ্যাপে অপশনটি থাকলে এবং বর্তমানে খোলা ডকুমেন্টের ওপর ভিত্তি করে দ্বিতীয় আরেকটি ডকুমেন্ট তৈরি করতে চাইলে Duplicate ব্যবহার করুন। নতুন ফাইলটির নাম দিতে ও সেটির অবস্থান বেছে নিতে চাইলে, কিংবা অ্যাপে Duplicate অপশনটি না দেখা গেলে Save As ব্যবহার করুন। ম্যাক ডকুমেন্টের জন্য অ্যাপল উভয় বিকল্পের কথাই উল্লেখ করেছে, পাশাপাশি জানিয়েছে যে অনেক ম্যাক অ্যাপ কাজ করার সাথে সাথে স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরিবর্তনগুলো সংরক্ষণ করে নেয়। নির্দিষ্ট মেনু এবং ডায়ালগ অ্যাপভেদে ভিন্ন হতে পারে। অ্যাপলের ম্যাক ডকুমেন্ট নির্দেশিকা

আপনি যদি Word, Excel বা PowerPoint-এ AutoSave চালু থাকা কোনো ফাইলে কাজ করেন, তবে যেসব সম্পাদনা আলাদা রাখতে চান তা করার আগেই File > Save a Copy বেছে নিন। মাইক্রোসফটের মতে, AutoSave কাজ করার সময় মূল ফাইলে পরিবর্তনগুলো সংরক্ষণ করে ফেলতে পারে; তাই প্রথমে একটি কপি সংরক্ষণ করলে সেই কপিটিই কার্যকরী ফাইল হয়ে ওঠে। মূল ফাইল পরিবর্তন হওয়া রোধ করতে সম্পাদনার আগে একটি কপি সংরক্ষণ করুন

খোলা ম্যাক অ্যাপে Duplicate বা Save As ব্যবহার করুন

  1. যে অ্যাপে সম্পাদনা করবেন, সেটিতে ডকুমেন্টটি খুলুন। আপনি যদি এমন কোনো পরিবর্তন করে থাকেন যা কপিতে রাখতে চান, তবে প্রথমে File > Save অথবা Command-S দিয়ে সেগুলো সংরক্ষণ করুন। অ্যাপল সংরক্ষণের শর্টকাট হিসেবে Command-S তালিকাভুক্ত করেছে। ম্যাক কীবোর্ড শর্টকাট

  2. স্ক্রিনের শীর্ষে মেনু বারে থাকা File মেনুটি খুলুন। উপলব্ধ থাকলে Duplicate বেছে নিন। মেনুতে Save As থাকলে সেটি বেছে নিন। আপনি যদি Save As দেখতে না পান, তবে Option চেপে ধরে আবার File মেনুটি খুলুন; যেসব অ্যাপে কমান্ডটি লুকানো থাকে, সেগুলোতে এটি প্রকাশ করার উপায় হিসেবে অ্যাপল এটি উল্লেখ করেছে। অ্যাপলের ম্যাক ডকুমেন্ট নির্দেশিকা

  3. কপির জন্য একটি স্বতন্ত্র নাম লিখুন। ডায়ালগে লোকেশন বেছে নেওয়ার সুযোগ থাকলে, তা যাচাই করে যে ফোল্ডারে কপিটি রাখতে চান সেটি নির্বাচন করুন। তারপর অ্যাপের ধরন অনুযায়ী Save বা Return চেপে নিশ্চিত করুন। Pages-এর ক্ষেত্রে অ্যাপল জানায় যে Option > File > Save As মূল ফাইলের অবস্থানেই প্রবেশ করানো নামে একটি কপি তৈরি করে; Pages আপনাকে এটি কোথায় সংরক্ষণ করা হবে তাও পরিবর্তন করতে দেয়। ম্যাকে Pages-এ ডকুমেন্ট সংরক্ষণ এবং নামকরণ করুন

  4. সম্পাদনা শুরু করার আগে নিশ্চিত করুন যে আপনি কপিতে কাজ করছেন। উইন্ডো বা শিরোনাম অংশে ডকুমেন্টের নামটি দেখে নিন। আপনি যদি মূল ফাইলটি অপরিবর্তিত রাখতে চান, তবে এখনও মূল ফাইল হিসেবে চিহ্নিত কোনো উইন্ডোতে সম্পাদনা চালিয়ে যাওয়া এড়িয়ে চলুন। অ্যাপ যখন স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরিবর্তন সংরক্ষণ করে, তখন এই যাচাইটি বিশেষভাবে কার্যকর।

Pages এবং Preview: নির্দেশিকায় উল্লিখিত উদাহরণ

Pages-এ, মূল ডকুমেন্টটি খুলুন, Option চেপে রাখুন, File > Save As বেছে নিন, একটি নতুন নাম লিখুন এবং Return চাপুন। অ্যাপল জানায় যে কপিটি ডিফল্টভাবে মূল ফাইলের একই অবস্থানে সংরক্ষিত হয়, সাথে এর অবস্থান পরিবর্তনের অপশনও থাকে। আপনার লক্ষ্য যদি ভিন্ন কোনো ফাইল ফরম্যাট হয়, যেমন PDF বা Word, তবে Pages সেটিকে অন্য ফরম্যাটে কপি তৈরির সমতুল্য মনে করে; ফরম্যাট রূপান্তরই লক্ষ্য হলে এর এক্সপোর্ট অপশনগুলো ব্যবহার করুন। ম্যাকে Pages-এ ডকুমেন্ট সংরক্ষণ এবং নামকরণ করুন

Preview-তে, একটি PDF, ছবি বা 3D ফাইলের জন্য, Option চেপে রাখুন, File > Save As বেছে নিন, একটি নাম লিখুন, একটি অবস্থান ও ফরম্যাট নির্বাচন করুন এবং Save-এ ক্লিক করুন। Preview একটি টাইটেল-বার পদ্ধতিও অফার করে: ডকুমেন্টের শিরোনামের ওপর পয়েন্টারটি ধরে রাখুন এবং একটি নতুন ফাইলের নাম বা অবস্থান সহ সংরক্ষণ করতে তীরটিতে ক্লিক করুন। এগুলো কেবল Preview-এর জন্য নির্দিষ্ট নির্দেশাবলী; ধরে নেবেন না যে প্রতিটি অ্যাপেই একই ধরণের টাইটেল-বার নিয়ন্ত্রণ থাকবে। ম্যাকে Preview-তে ফাইল সংরক্ষণ করুন

আপনি যদি ভিন্ন কোনো ফোল্ডারে কপিটি রাখতে চান

নতুন ফাইলের নামের মতোই গন্তব্য ফোল্ডারটিও গুরুত্বপূর্ণ। সেভ ডায়ালগে, নিশ্চিত করার আগে অবস্থানটি পরীক্ষা করে দেখুন। Pages-এ, একটি অবস্থান বেছে নিতে Where মেনু ব্যবহার করুন; এর সেভ ডায়ালগে একটি গন্তব্য ফোল্ডার তৈরি করার জন্য Other এবং New Folder অপশনও রয়েছে। Preview-তে, Save As ডায়ালগে অবস্থান নির্বাচন করুন। অন্যান্য অ্যাপ বিভিন্ন কন্ট্রোল দেখাতে পারে বা সাম্প্রতিক কোনো ফোল্ডারকে ডিফল্ট হিসেবে নির্ধারণ করতে পারে, তাই কপিটি মূল ফাইলের পাশেই সংরক্ষিত হবে এমনটা ধরে না নিয়ে প্রদর্শিত গন্তব্যটি যাচাই করুন। Pages নির্দেশাবলী, Preview নির্দেশাবলী

অ্যাপের কমান্ডটি যদি দ্বিতীয় একটি খোলা ডকুমেন্ট তৈরি করে কিন্তু সাথে সাথে কোনো Finder সেভ ডায়ালগ না দেখায়, তবে নতুন উইন্ডোর নামটি পরীক্ষা করুন এবং এটিকে একটি ফাইলের নাম ও অবস্থান দিতে সেই অ্যাপের সেভ কমান্ড ব্যবহার করুন। উপলব্ধ আচরণ অ্যাপের ওপর নির্ভর করে; অ্যাপলের সাধারণ নির্দেশিকায় একটি কপি সংরক্ষণের উপায় হিসেবে Duplicate এবং Save As-এর নাম উল্লেখ করা হয়েছে, তবে প্রতিটি অ্যাপে হুবহু একই পদক্ষেপের নিশ্চয়তা দেওয়া হয় না।

Word এবং অন্যান্য Microsoft 365 ফাইল

অনলাইনে সংরক্ষিত এবং AutoSave চালু থাকা কোনো Microsoft 365 ফাইলের ক্ষেত্রে, সম্পাদনা করার আগে File > Save a Copy ব্যবহার করুন। মাইক্রোসফটের নির্দেশিকায় মূল ফাইলে পরিবর্তন এড়াতে বিশেষভাবে এই ক্রমটি অনুসরণ করার পরামর্শ দেওয়া হয়েছে। কপির জন্য একটি নাম এবং সংরক্ষণের গন্তব্য বেছে নিন, তারপর এগিয়ে যাওয়ার আগে নিশ্চিত হয়ে নিন যে কপিটি খোলা আছে। AutoSave-এর আচরণ এবং উপলব্ধ অবস্থানগুলো আপনার ফাইল ও অ্যাকাউন্ট সেটআপের ওপর নির্ভর করে। মাইক্রোসফটের Save a Copy নির্দেশিকা

মাইক্রোসফট আলাদা নামে বা ম্যাকের অন্য কোনো অবস্থানে অফিস ফাইল সংরক্ষণের জন্য File > Save As-এর বিষয়টিও উল্লেখ করে। এতে বলা হয়েছে যে ডায়ালগটি আপনাকে একটি ফোল্ডারে যেতে, অন্য একটি ফাইলের নাম লিখতে এবং সংরক্ষণ করতে দেয়। Word-এ, Command-Shift-S দিয়ে Save As খোলা যেতে পারে, তবে শর্টকাট অ্যাসাইনমেন্ট এবং অ্যাপের আচরণ পরিবর্তিত হতে পারে; আপনার বর্তমান অ্যাপে উপলব্ধ কমান্ডটি দেখার জন্য File মেনুটি সবচেয়ে স্পষ্ট মাধ্যম। ম্যাকের জন্য Office-এ একটি ফাইল সংরক্ষণ করুন, ম্যাক কীবোর্ড শর্টকাট

সাধারণ ভুল যা এড়িয়ে চলা উচিত

কপি তৈরির পরিবর্তে Save ব্যবহার করা। Save বা Command-S আপনার খোলা থাকা ডকুমেন্টটিকে আপডেট করে। একটি পৃথক ফাইল তৈরি করতে, Duplicate, Save As, অথবা অ্যাপের Save a Copy কমান্ড বেছে নিন এবং একটি ভিন্ন নাম দিন।

স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষিত হওয়া ক্লাউড ডকুমেন্টে আগেই সম্পাদনা করা। Microsoft 365-এ, খোলা ফাইলেই হয়তো পরিবর্তনগুলো সংরক্ষিত হতে শুরু করেছে। আপনি যেসব সম্পাদনা আলাদা রাখতে চান তা শুরু করার আগেই কপিটি তৈরি করুন এবং খুলুন। মাইক্রোসফটের Save a Copy নির্দেশিকা

ভুল ফোল্ডার বা ফরম্যাট নির্বাচন করা। শুধু একটি নতুন নাম দিলেই সঠিক গন্তব্য বা ফাইলের ধরন নিশ্চিত হয় না। সংরক্ষণ করার আগে ডায়ালগে উভয়ই পর্যালোচনা করুন। PDF বা অন্য কোনো ফরম্যাট তৈরি করার সময়, অ্যাপের নির্দেশিত এক্সপোর্ট বা ফরম্যাট অপশন ব্যবহার করুন এবং পরবর্তীতে প্রয়োজন হলে মূল সম্পাদনাযোগ্য ডকুমেন্টটি রেখে দিন।

Duplicate-কে একটি ব্যাকআপ ব্যবস্থা হিসেবে বিবেচনা করা। ডুপ্লিকেট আপনাকে আরেকটি ফাইল দেয়, কিন্তু তবুও আপনাকে একটি অর্থপূর্ণ নাম ও অবস্থান বেছে নিতে হবে এবং কোন ফাইলটি সম্পাদনা করছেন তার হিসাব রাখতে হবে। এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংস্করণগুলোর কোনো পরিচালিত ক্রম তৈরি করে না।

নির্ভরযোগ্য প্রক্রিয়াটি সহজ: আপনি যেসব উৎস পরিবর্তন রাখতে চান তা সংরক্ষণ করুন, খোলা অ্যাপের মাধ্যমে একটি কপি তৈরি করুন, একটি নতুন নাম ও গন্তব্য নির্ধারণ করুন এবং সম্পাদনা করার আগে নিশ্চিত করুন যে মূল ফাইলটি নয় বরং কপিটি সক্রিয় রয়েছে। এর ফলে কপি করার সময় মূল ডকুমেন্টটি যেমন ছিল ঠিক তেমনই থেকে যায়।

উৎসসমূহ