যে পাঠানো ইমেলের ফলো-আপ প্রয়োজন হতে পারে তা খুঁজে পেতে, অ্যাপল মেইলের ফলো-আপ সাজেশন (Follow Up Suggestions) ব্যবহার করুন: কোনো প্রতিক্রিয়া ছাড়াই তিন দিন পার হওয়ার পর, মেইল সেই পাঠানো মেসেজটিকে আপনার ইনবক্সের শীর্ষে ফিরিয়ে আনতে পারে। উত্তর না পাওয়া মেসেজগুলো সামনে নিয়ে আসার জন্য এটি ম্যাকের নথিবদ্ধ অন্তর্নির্মিত একটি উপায়। এটি একটি রিমাইন্ডার, উত্তর না আসা প্রতিটি মেসেজের সম্পূর্ণ অনুসন্ধানযোগ্য কোনো রিপোর্ট নয়।
ফলো-আপ সাজেশনের জন্য ইনবক্স পরীক্ষা করুন
মেইল খুলুন এবং ইনবক্সের উপরের দিকে এমন কোনো পাঠানো মেসেজ এসেছে কিনা তা দেখুন যা পুনরায় ভেসে উঠেছে। কথোপকথনটি পর্যালোচনা করতে এবং আপনার এখনও উত্তরের প্রয়োজন আছে কিনা তা নির্ধারণ করতে এটি নির্বাচন করুন। অ্যাপল জানায় যে, আপনাকে ফলো-আপ করতে সাহায্য করার জন্য কোনো প্রতিক্রিয়া ছাড়া তিন দিন পার হওয়ার পর মেইল পাঠানো ইমেলটিকে পুনরায় সামনে নিয়ে আসে। কোনো প্রতিক্রিয়া না থাকা ইমেলগুলোতে ফলো-আপ করার বিষয়ে অ্যাপলের নির্দেশিকা এই আচরণটি বর্ণনা করে।
আপনি যদি কোনো পরামর্শ না দেখতে পান, তবে ফিচারটি সক্রিয় আছে কিনা তা যাচাই করুন: Mail > Settings বেছে নিন, General-এ ক্লিক করুন এবং আনচেক করা থাকলে Follow Up Suggestions নির্বাচন করুন। অ্যাপল মেইলের জেনারেল সেটিংসে এই বিকল্পটি নথিবদ্ধ করেছে। সেই সেটিংস গাইডে লেবেলটিকে “Enable message follow up suggestions” হিসেবে বর্ণনা করা থাকতে পারে। অ্যাপলের জেনারেল সেটিংস নির্দেশিকা
যখন কোনো পরামর্শ অপ্রাসঙ্গিক মনে হয় বা আপনি সেটিতে কোনো পদক্ষেপ নিতে চান না, তখন মেসেজ তালিকায় থাকা মেসেজটির ওপর বাঁ দিকে সোয়াইপ করে তা উপেক্ষা করুন। আপনি যদি পরবর্তীতে কোনো নির্দিষ্ট কথোপকথন পর্যালোচনা করতে চান, তবে মেইলের সার্চ ফিল্ডে নির্দিষ্ট প্রাপক, সাবজেক্টের শব্দগুচ্ছ বা বার্তার কোনো শব্দ লিখে অনুসন্ধান করুন; উপযুক্ত পরামর্শ নির্বাচন করুন এবং প্রয়োজনে Search all mailboxes নির্বাচন করুন। অনুসন্ধান কথোপকথনটি খুঁজে পেতে সাহায্য করে, তবে অপর ব্যক্তি যে আসলেই উত্তর দেননি তা এটি নিজে থেকে নিশ্চিত করে না। অ্যাপলের মেইল অনুসন্ধান নির্দেশিকা
রিমাইন্ডারটি আপনাকে কী জানাতে পারে এবং কী পারে না
ফলো-আপ সাজেশন তখনই উপযোগী যখন আপনার মনে থাকে যে আপনি কিছু পাঠিয়েছেন এবং চান যেন মেইল সেটি আবার আপনার নজরে আনে। নথিবদ্ধ আচরণটি শর্তসাপেক্ষ: কোনো প্রতিক্রিয়া ছাড়া তিন দিন পর মেইল মেসেজগুলোকে পুনরায় সামনে আনে। অ্যাপল এটিকে একটি ফলো-আপ রিমাইন্ডার হিসেবে বর্ণনা করে, কোনো উত্তর ছাড়া প্রতিটি পাঠানো মেসেজের তালিকা সংবলিত মেইলবক্স হিসেবে নয়। সুতরাং আপনার যদি একটি পুঙ্খানুপুঙ্খ অডিটের প্রয়োজন হয়, তবে এমনটা ধরে নেবেন না যে কোনো পরামর্শ না থাকার মানেই হলো পাঠানো প্রতিটি মেসেজের উত্তর চলে এসেছে।
মেইল স্মার্ট মেইলবক্সের (Smart Mailboxes) সুবিধা দেয়, যা আপনার সেট করা মানদণ্ডের সাথে মিলে যাওয়া মেসেজগুলো একত্রিত করে। অ্যাপল প্রেরক, বিষয় এবং মেইলবক্সের মতো মানদণ্ডের পাশাপাশি সেন্ট (Sent) বা ট্র্যাশ (Trash)-এর মেসেজ অন্তর্ভুক্ত করার বিকল্পগুলো নথিবদ্ধ করেছে। তাদের প্রকাশিত নির্দেশাবলীতে এমন কোনো স্মার্ট মেইলবক্স শর্ত নথিবদ্ধ নেই যা নির্ভরযোগ্যভাবে “উত্তর ছাড়া পাঠানো মেসেজ” নির্দেশ করে। একটি মনগড়া ফিল্টার বা “replied” শব্দটি দিয়ে সার্চ করাকে কোনো নির্ভরযোগ্য স্ট্যাটাস চেক হিসেবে বিবেচনা করা থেকে বিরত থাকুন। অ্যাপলের স্মার্ট মেইলবক্স সংক্রান্ত নির্দেশাবলী
গুরুত্বপূর্ণ মেসেজের ক্ষেত্রে, ফলো-আপ করার আগে কথোপকথনটি খুলুন এবং এর মেসেজগুলো যাচাই করুন। একটি উত্তর অন্য কোনো মেইলবক্সে সংরক্ষিত থাকতে পারে বা ইনবক্সে আলাদা কোনো স্পষ্ট আইটেম হিসেবে আসার বদলে থ্রেডের মধ্যেই প্রদর্শিত হতে পারে। মেইল সার্চ বিভিন্ন মেইলবক্স জুড়ে মেসেজ খুঁজে পেতে সাহায্য করতে পারে, তবে অ্যাপল উল্লেখ করেছে যে অনুসন্ধানের পরিধি এবং নির্বাচিত ফিল্টারগুলো ফলাফলের ওপর প্রভাব ফেলে। আপনি যদি থ্রেডটি খুঁজে না পান, তবে অতিরিক্ত সীমাবদ্ধ সার্চ ফিল্টারগুলো সরিয়ে দিন অথবা সমস্ত মেইলবক্সে অনুসন্ধান করুন। অ্যাপলের অনুসন্ধান সংক্রান্ত নির্দেশাবলী
পর্যালোচনার একটি বাস্তবসম্মত রুটিন
আপনি যদি চান যে মেইল উপযুক্ত পাঠানো মেসেজগুলোকে পুনরায় সামনে আনুক, তবে Mail > Settings > General-এ Follow Up Suggestions সক্রিয় রাখুন।
ইনবক্সের শীর্ষে কোনো মেসেজ এলে, পুনরায় লেখার সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে এটি খুলুন এবং কথোপকথনটি পর্যালোচনা করুন।
নির্দিষ্ট কোনো পুরোনো মেসেজের ক্ষেত্রে, প্রাপক বা বিষয়বস্তু দিয়ে অনুসন্ধান করুন এবং বর্তমান মেইলবক্স অনুসন্ধানে কিছু পাওয়া না গেলে পরিধিটি সমস্ত মেইলবক্সে বিস্তৃত করুন।
কোনো পরামর্শ না পাওয়াকে চূড়ান্ত হিসেবে ধরে নেবেন না। মেইলের নথিবদ্ধ ফিচারটি তিন দিন পর রিমাইন্ডার প্রদান করে, উত্তর না পাওয়া মেইলের কোনো নিশ্চিত ইনভেন্টরি নয়।
এই পদ্ধতিটি ম্যাকের জন্য অ্যাপলের নথিবদ্ধ নিয়ন্ত্রণগুলো ব্যবহার করে: রিমাইন্ডারের জন্য ফলো-আপ পরামর্শ, কোনো কথোপকথন খুঁজে পেতে অনুসন্ধান, এবং কোনো উত্তর এখনও বাকি আছে কিনা তা সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে ম্যানুয়ালি থ্রেড পরীক্ষা করা।
তথ্যসূত্র
ম্যাক-এ মেইল-এ পরে আবার দেখার জন্য ইমেল চিহ্নিত করুন — অ্যাপল সাপোর্ট
ম্যাক-এ মেইল-এর জেনারেল সেটিংস পরিবর্তন করুন — অ্যাপল সাপোর্ট
ম্যাক-এ মেইল-এ ইমেল অনুসন্ধান করুন — অ্যাপল সাপোর্ট
ম্যাক-এ মেইল-এ ইনকামিং ইমেলগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে সাজান — অ্যাপল সাপোর্ট