.pages書類をPDFに変換するには、Pagesの書き出しコマンドか、Pagesの書き出し機能を使うカスタムショートカットを使用します。AppleはFinderに内蔵された「PDFを作成」アクションを、.pages書類を完全に変換できる機能として説明していません。そのため、すべてのページが保持されると想定しないでください。

Finderの「PDFを作成」クイックアクションはPagesファイルに対応していますか？

AppleのFinderガイドによると、利用できるクイックアクションは、選択したファイルの種類や有効にした拡張機能によって異なります。「PDFを作成」について説明していますが、.pagesが対応する入力形式だとは明記しておらず、Pages書類を完全に変換できるとも保証していません。そのため、Controlキーを押しながらクリック > クイックアクション > PDFを作成を、信頼できるPagesからPDFへの変換手順として推奨するには、説明が不十分です。MacのFinderでクイックアクションを実行する。

これは説明資料上の境界であり、すべてのMacで同じ動作をするという証拠ではありません。インストール済みの拡張機能やカスタムショートカットによって、同じメニューにコマンドを追加できます。変換方法を評価するときは、どのアクションが変換を行うのかを確認してください。クイックアクションの中に表示されるからといって、対応形式が明らかになるわけではありません。

Pages書類1つを完全なPDFにする通常の作業では、以下の判断表を使ってください。作業を開始する場所と、書類の書き出しを担う機能を分けて示しています。

状況 おすすめの方法 確認すること
今すぐPDFが1つ必要 Pagesで書類を開いて書き出す 書き出しオプションと、生成されたPDFのページ
Finderで繰り返し使えるコマンドが必要 Pagesの書き出し機能を使うカスタムショートカットを使用する インストール済みのアクション、対応する入力、PDFの出力、保存先
内蔵の「PDFを作成」コマンドしか表示されない .pagesファイルにはPagesの書き出し機能を使う コマンド名だけでPagesへの対応を判断しない
書き出し済みのPDFを結合したい Finderに記載されているPDF結合手順を使う 選択順と、最終的なページ順

Finderから始めて書類全体をPDFに書き出す方法

たまに変換するだけなら、Pagesを開くのが最も簡単な、公式に説明されている方法です。PDFと照らし合わせるための元書類も画面上で確認できます。

  1. Finderから.pages書類をPagesで開きます。
  2. Pagesでファイル > 書き出す > PDFを選択します。
  3. 画質を選択します。Appleによると、画質を上げるとファイルサイズも大きくなります。
  4. 必要に応じて、スマート注釈やコメントを含めるオプションを選択します。
  5. 保存をクリックし、名前を入力して、場所で保存先を選び、書き出すをクリックします。Appleの現行ガイドによると、ファイル名の拡張子は自動的に追加されます。MacのPagesでWord、PDF、または別のファイル形式に変換する。

編集可能な元データとして、元の.pages書類を保管してください。Appleの説明によると、書き出したコピーを変更しても元の書類には影響しません。コメントや注釈を含めるかどうかは、書き出し時に明示的に選択するため、完成したPDFに必要かどうかを先に判断してください。Pagesの書き出しに関する説明。

Sample Layout.pdfのように分かりやすい名前を付け、すぐに確認できる保存先を選びましょう。最初の変換では、以前のPDFを置き換えないようにしてください。ファイル名を分けておくと、新しい結果を既知のコピーと比較しやすくなります。

ショートカットでFinderからの変換コマンドを作れますか？

はい。Appleは、必要な2つの機能を説明しています。Pagesはショートカットを通じて書類を書き出せます。また、ショートカットはFinderのクイックアクションとして実行できます。Pagesのバージョン履歴には、Pages 14.4で他の形式への書き出しが追加されたと明記されています。それ以前のPages 12.0の項目では書類の作成と表示が挙げられているため、Pagesのアクションが限られていたという古い説明は、別のバージョンについて述べている可能性があります。MacのPagesの新機能。

ポイントは、カスタムショートカットからPagesの書き出し機能を呼び出せることです。Finderでショートカットを有効にしても、それだけで汎用のPDFアクションがPages書類を描画できるようになるわけではありません。メニュー項目を設定する前に、変換を行うアクションを選んでください。

Macで利用できるPagesアクションを確認する

ショートカットでショートカットを開き、アクションライブラリを表示してから、アプリ > Pagesを選択し、インストール済みのPagesアクションを確認します。書類を書き出すアクションを探し、その説明を確認してから構成してください。Appleは、アプリごとにアクションを探す方法と、情報を表示を使ってアクションの説明、受け付ける入力、出力結果を読む方法を説明しています。Macのショートカットでアクションリストを操作する。

そのアクションに実際に表示されるコントロールを使ってPDFを選択し、書類を指定してください。Appleの公開リリースノートでは書き出しへの対応が確認できますが、各アクションのパラメータや出力先の完全な仕様は示されていません。インストール済みのアクションで必要なPDF書き出しができない場合は、未確認の汎用変換アクションに置き換えず、上記のPagesメニューの手順を使ってください。

最初のショートカットは、次の流れで設計してください。Finderで選択したPagesファイルを1つ受け取り、そのファイルをPDFに設定したPagesの書き出しアクションに渡し、選んだ保存先に書き出した結果を保存します。書き出しアクション自体がファイルを保存するのか、その後の保存アクションが必要な結果を返すのかを確認してください。アクションの情報パネルとコントロールで、どちらなのか判断できます。

Finderでショートカットを使えるようにする

  1. ショートカットにPagesをPDFに書き出すなど、分かりやすい名前を付けます。
  2. 詳細を開き、利用できる場合はクイックアクションとして使用とFinderを有効にします。
  3. 入力がファイルを受け付けるように設定します。Appleによると、「ファイル」または「フォルダ」を許可するまでFinderを選べない場合があります。
  4. Finderでテスト書類をControlキーを押しながらクリックし、クイックアクション > PagesをPDFに書き出すを選択します。Macで作業中にショートカットを実行する。

ショートカットの入力ブロックで現在の入力タイプをクリックすると、受け付ける内容を変更できます。入力がない場合に停止して応答を選び、「FinderでPages書類を1つ選択してください」のようなメッセージを設定することもできます。これらはAppleが説明しているショートカットのコントロールです。「ファイル」を受け付ける設定は入力方法を決めるだけで、あらゆるファイル形式を変換できることを示すものではありません。Macで別のアプリから実行するショートカットの入力を制限する。

まず書類を1つだけ選んで試してください。複数選択では、書き出しアクションがリストをどう処理するか、出力にどのような名前を付けるか、各結果をどう保存するかという別の問題が生じます。拡張する前に、書類1つの流れを確立してください。

PDFに書類全体が含まれているか確認する方法

処理が正常に終了したことや、ファイル名が.pdfであることだけでは、内容が完全だとは判断できません。繰り返し使うアクションを信頼する前に、内容を決めた小さな比較テストを行ってください。

説明用に、Pagesで3ページの書類を作成します。中立的な内容だけを使い、1ページ目に「Sample beginning」、2ページ目に小さな表と色付きの図形、3ページ目に「Sample ending」を配置してください。これはテスト書類の提案であり、テストを実施した結果ではありません。まず手動で書き出し、そのPDFを基準にショートカットの出力を比較します。

各PDFをプレビューで開き、表示 > サムネールまたは表示 > コンタクトシートを選択します。Appleは、複数ページのPDFを確認する方法としてこれらの表示を説明しています。サムネールをクリックすると特定のページに移動でき、拡大表示のコントロールで詳細を確認できます。MacのプレビューでPDFや画像を表示する。

ショートカットを使い始める前に、次の点を確認してください。

  • 完全性： 最初、中間、最後のページが含まれていますか？
  • ページ順： Pages書類と同じ順序ですか？
  • レイアウト： 見出し、表のセル、図形、ページの端が想定どおりに配置されていますか？
  • 細部： 小さい文字は読めますか？拡大したとき、グラフィックは問題ありませんか？
  • 任意の内容： コメントや注釈は意図どおりに含まれていますか、省かれていますか？
  • 出力の扱い： PDFは選んだフォルダに、想定した名前で保存されていますか？

実際の書類では、サンプルより複雑な内容でも比較を繰り返してください。3ページのテストは明らかな欠落を見つけるのに役立ちますが、今後のどのレイアウトでも同じように書き出されることを保証するものではありません。ショートカットの結果が手動で書き出したPDFと異なる場合は、手動で書き出したPDFを使い、ショートカットの入力、書き出しオプション、保存手順を見直してください。

コマンドが見つからない場合や、結果が正しくない場合

選択した.pagesファイルに対してPDFを作成が表示されない場合は、Pagesで書き出してください。Appleはクイックアクションを利用できるかどうかはファイルの種類によって異なると明記しているため、メニュー項目がないことだけでFinderの不具合とは判断できません。Finderのクイックアクションに関する説明。

カスタムショートカットが見つからない場合は、クイックアクションとFinderの設定を確認し、続いて受け付ける入力を確認してください。Finderの機能拡張設定でショートカットを有効にする方法もAppleが説明しています。お使いのmacOSのバージョンに合ったFinderのカスタマイズ方法を使ってください。Macで作業中にショートカットを実行する。

PDFが不完全な場合は、元の書類に戻り、比較用にPagesから手動で書き出してください。最初のページだけでなく最後のページも確認しましょう。冒頭ページがきれいに表示されていても、書類の残りが変換されたことの証明にはなりません。

複数の書類を結合する場合は、まず各PagesファイルをPDFに書き出し、個別の結果を確認してください。その後、AppleのFinderでの結合手順に従い、選択したファイルをControlキーを押しながらクリックしてクイックアクション > PDFを作成を選択します。Appleによると、内容は選択した順に並ぶため、結合後の順序を確認してください。Macでファイルを1つのPDFに結合する。

1回限りの作業なら、Pagesの公式なPDF書き出し機能を使い、プレビューですばやく確認して完了です。繰り返し作業する場合は、インストール済みのPages書き出し機能を使うFinderクイックアクションを作成し、日常的に使う前に手動で書き出したPDFと出力を比べて確認してください。

参照資料