जब किसी फ़ोल्डर में एक जैसे नाम वाली कई फ़ाइलें हों, तो Finder को List व्यू में बदलें और Date Modified के अनुसार सॉर्ट करें। अवरोही क्रम (descending order) में पहला आइटम वह फ़ाइल होती है जिसे Finder सबसे हाल ही में संशोधित के रूप में रिपोर्ट करता है। फिर उसका उपयोग करने से पहले उसके नाम, स्थान और सामग्री की जाँच करें: संशोधन का समय संभावित विकल्पों को सीमित करने में मदद करता है, लेकिन यह साबित नहीं करता कि कौन सा वर्शन सही है।

भरे हुए फ़ोल्डर को संशोधन तिथि (modification date) के अनुसार सॉर्ट करें

  1. फ़ोल्डर को Finder में खोलें। यदि आपको नहीं पता कि यह कहाँ है, तो फ़ाइल नाम के किसी विशिष्ट शब्द के साथ Finder के खोज फ़ील्ड (search field) का उपयोग करें, फिर खोज फ़ील्ड के नीचे दिखाए गए फ़ोल्डर या Mac स्कोप को आवश्यकतानुसार चुनें।
  2. मेनू बार से View > as List चुनें, या Finder टूलबार में List व्यू बटन पर क्लिक करें। List व्यू फ़ाइल का प्रकार और संशोधन तिथि जैसी जानकारियाँ प्रदर्शित करता है, जिससे विकल्पों की तुलना करना आसान हो जाता है। Apple की Finder गाइड List व्यू और उसके उपलब्ध विवरणों का वर्णन करती है।
  3. यदि Date Modified कॉलम नहीं है, तो किसी कॉलम हेडिंग पर Control-क्लिक करें और उपलब्ध कॉलमों में से Date Modified चुनें। Apple के दस्तावेज़ बताते हैं कि इस मेनू से List व्यू कॉलम दिखाए या छिपाए जा सकते हैं। Apple के सॉर्टिंग निर्देश कॉलम नियंत्रणों के बारे में बताते हैं।
  4. Date Modified कॉलम हेडिंग पर क्लिक करें। यदि सबसे नवीनतम तिथि नीचे दिखाई देती है, तो क्रम को उलटने के लिए हेडिंग पर फिर से क्लिक करें। Apple के अनुसार, कॉलम हेडिंग पर क्लिक करने से उस कॉलम के अनुसार सॉर्ट होता है और दोबारा क्लिक करने से सॉर्ट का क्रम उलट जाता है।
  5. शीर्ष की कुछ पंक्तियों की तुलना करें। जब कई फ़ाइलों का टाइमस्टैम्प एक ही होता है, तो केवल तिथि से सही फ़ाइल की पहचान नहीं होती; नामों और सामग्रियों की भी जाँच करें।

जब संभावित फ़ाइलें पहले से ही एक ही फ़ोल्डर में हों, तो यह आमतौर पर सबसे तेज़ तरीका होता है। आप View > Show View Options भी चुन सकते हैं और Sort By से Date Modified का चयन कर सकते हैं। Apple का कहना है कि किसी फ़ोल्डर के लिए Finder की सॉर्ट सेटिंग्स तब तक बनी रहती हैं जब तक उन्हें बदला न जाए, इसलिए अगली बार जब आप फ़ोल्डर खोलेंगे तो वह संशोधन तिथि के अनुसार सॉर्ट किया हुआ रह सकता है। Apple दोनों सॉर्टिंग विधियों और उनके बने रहने के बारे में दस्तावेज़ प्रदान करता है।

पुष्टि करें कि "नवीनतम" का अर्थ हाल ही में संशोधित ही है

Finder का Date Modified एक विशिष्ट प्रश्न का उत्तर देता है: किस आइटम की संशोधन तिथि सबसे नवीनतम है जिसे Finder प्रदर्शित करता है। यह Date Added के समान नहीं है, जो इस बात से संबंधित है कि आइटम को फ़ोल्डर में कब जोड़ा गया था, या Date Created, जो इसके निर्माण की तिथि को संदर्भित करता है। यदि आपने किसी फ़ाइल को कॉपी, डाउनलोड, एक्सपोर्ट या रीस्टोर किया है, तो हो सकता है कि वे तिथियां उस प्रश्न का उत्तर न दें जो आप वास्तव में जानना चाहते हैं। वह तिथि फ़ील्ड चुनें जो आपके कार्य से मेल खाती हो, और फ़ाइल नाम जैसे "final" या "final-2" को अपने आप में विश्वसनीय प्रमाण न मानें।

उदाहरण के लिए, यदि आप सबसे हाल ही में संपादित दस्तावेज़ चाहते हैं, तो Date Modified के अनुसार सॉर्ट करें। यदि आप वह आइटम चाहते हैं जिसे सबसे हाल ही में इस फ़ोल्डर में रखा गया है, तो Date Added का उपयोग करें यदि यह उपलब्ध है। यदि आपको यह जानने की आवश्यकता है कि फ़ाइल मूल रूप से कब बनाई गई थी, तो Date Created की जाँच करें या इसे चुनें और इसके विवरण का निरीक्षण करने के लिए File > Get Info चुनें। Finder दिनांक फ़ील्ड के अनुसार सॉर्ट करने का समर्थन करता है, और Apple नोट करता है कि Get Info किसी चयनित फ़ाइल के लिए मेटाडेटा प्रदर्शित करता है। Apple की Finder सॉर्टिंग गाइड देखें और Finder खोज एवं मेटाडेटा गाइड देखें।

टाइमस्टैम्प को विकल्पों को रैंक करने के तरीके के रूप में मानें, न कि वर्शन-कंट्रोल सिस्टम के रूप में। बाद का टाइमस्टैम्प किसी सेव, एक्सपोर्ट, कॉपी या किसी अन्य बदलाव को दर्शा सकता है; यह स्थापित नहीं करता कि फ़ाइल में सही सामग्री है या यह स्वीकृत प्रतिलिपि है। यदि शीर्ष परिणाम अप्रत्याशित है, तो कुछ संभावित विकल्पों की तुलना करें और किसी को खोलने या साझा करने से पहले उसका पूर्वावलोकन (प्रीव्यू) करें।

जब फ़ोल्डर में अभी भी बहुत सारी फ़ाइलें हों तो सूची को सीमित करें

यदि नाम समान हैं लेकिन फ़ोल्डर में कई असंबंधित आइटम भी हैं, तो विकल्पों को सीमित करने के लिए Finder खोज का उपयोग करें। Finder के खोज फ़ील्ड में एक विशिष्ट फ़ाइल नाम शब्द टाइप करना शुरू करें, Return दबाएं, और जब वह विकल्प दिखाया जाए तो खोज को वर्तमान फ़ोल्डर तक सीमित करने के लिए खोज फ़ील्ड के पास स्कोप नियंत्रणों का उपयोग करें। खोज फ़ील्ड के नीचे + बटन के साथ Kind या Name जैसा मानदंड जोड़ें। Apple की खोज गाइड बताती है कि मानदंड कैसे जोड़ें और यह भी कि मिलान परिणामों को आपके द्वारा निर्धारित मानदंडों को पूरा करना होगा। Finder खोजों को सीमित करने के लिए Apple के निर्देश पढ़ें।

बार-बार होने वाली खोज के लिए, आप मानदंडों को Smart Folder के रूप में सहेज सकते हैं। Smart Folder फ़ाइलों को स्वयं स्थानांतरित किए बिना उन फ़ाइलों को प्रस्तुत करता है जो इसके नियमों से मेल खाती हैं। यह तब मदद कर सकता है जब आपको हाल ही की PDF जैसी किसी श्रेणी की बार-बार समीक्षा करने की आवश्यकता हो, लेकिन यह एक भरे हुए फ़ोल्डर को एक बार सॉर्ट करने की तुलना में अधिक सेटअप की मांग करता है। Apple स्मार्ट फ़ोल्डर्स और सहेजी गई Finder खोजों के बारे में बताता है।

फ़ाइल पर निर्भर होने से पहले संभावित फ़ाइल का पूर्वावलोकन करें

किसी विकल्प का चयन करें और Quick Look का उपयोग करने के लिए Space bar दबाएं, जो कई सामान्य फ़ाइल प्रकारों को उनके संबंधित ऐप में खोले बिना उनका पूर्वावलोकन करता है। आप View > Show Preview के साथ Finder के पूर्वावलोकन फलक (Preview pane) को भी सक्षम कर सकते हैं। एक पूर्वावलोकन दृश्यमान सामग्री द्वारा ड्राफ्ट्स के बीच अंतर करने में मदद कर सकता है, लेकिन यह हर बदलाव को प्रकट नहीं कर सकता है या यह स्थापित नहीं कर सकता है कि फ़ाइल को किसने संपादित किया है। किसी महत्वपूर्ण विकल्प के लिए, फ़ाइल को उसके सामान्य एप्लिकेशन में खोलें और प्रासंगिक सामग्री या वर्शन इतिहास (यदि वह एप्लिकेशन प्रदान करता है) को सत्यापित करें। Apple Finder के Preview pane का दस्तावेजीकरण करता है और Spotlight से Quick Look का दस्तावेजीकरण करता है।

यदि आप फ़ोल्डर के बजाय केवल एक विशिष्ट शब्द जानते हैं, तो Spotlight किसी संभावित फ़ाइल को ढूँढने में मदद कर सकता है: Command-Space दबाएं, शब्द टाइप करें, एक परिणाम चुनें, फिर उसे Finder में ढूँढने के लिए Command दबाए रखें। यह एक संभावित फ़ाइल का पता लगाता है; एक बार इसके फ़ोल्डर में जाने के बाद, आस-पास के वर्शनों की तुलना करने के लिए Date Modified के अनुसार सॉर्ट करें। Apple Spotlight खोज और Command लोकेटर क्रिया का दस्तावेजीकरण करता है।

निर्णय लेने का एक व्यावहारिक क्रम

पहली पंक्ति को स्वतः ही उत्तर मान लेने से बचने के लिए इस त्वरित क्रम का उपयोग करें:

  1. सही तिथि चुनें। सबसे हाल ही में संपादित विकल्प के लिए, Date Modified का उपयोग करें; जब यह फ़ोल्डर में आई थी, इसके लिए Date Added का उपयोग करें (यदि उपलब्ध हो)।
  2. अवरोही क्रम (descending) में सॉर्ट करें। दिनांक कॉलम पर तब तक क्लिक करें जब तक कि नवीनतम टाइमस्टैम्प सबसे ऊपर न आ जाए।
  3. समान तिथियों और आस-पास की फ़ाइलों की जाँच करें। यह मान लेने के बजाय कि शीर्ष पंक्ति ही एकमात्र विकल्प है, समान तिथि वाली फ़ाइलों की तुलना करें।
  4. सामग्री सत्यापित करें। संभावित फ़ाइल का पूर्वावलोकन करें या उसे खोलें और पुष्टि करें कि इसमें आपकी आवश्यकता वाली सामग्री शामिल है।
  5. स्कोप को ध्यान में रखें। किसी फ़ोल्डर को सॉर्ट करने से केवल उसकी प्रदर्शित सामग्री की तुलना होती है; यह आपके Mac के प्रत्येक फ़ोल्डर में सबसे नई फ़ाइल स्थापित नहीं करता है।

उन लोगों के लिए जिन्हें किसी लक्ष्य के लिए प्रासंगिक Mac विंडो और कार्यों (to-dos) को एक साथ रखने की आवश्यकता होती है, Wallo कीबोर्ड फ़ोकसिंग के साथ मौजूदा खुली विंडो और कार्यों को स्थानीय रूप से व्यवस्थित करता है। यह निर्धारित नहीं करता कि कौन सी फ़ाइल सबसे नई है; उस तुलना के लिए Finder का दिनांक कॉलम ही प्रत्यक्ष साधन बना हुआ है।

विश्वसनीय उत्तर वह विकल्प है जिसकी प्रासंगिक तिथि सबसे नवीनतम हो और जो सामग्री की जाँच में भी सही साबित हो। Finder का सॉर्ट क्रम आपको संभावित फ़ाइल तक तेज़ी से पहुँचाता है, जबकि इसके नाम, दिनांक फ़ील्ड और सामग्री की तुलना करने से आपको वह वर्शन चुनने में मदद मिलती है जो वास्तव में कार्य के अनुकूल हो।

स्रोत