যখন কোনো ফোল্ডারে একই ধরনের নামের অনেকগুলো ফাইল থাকে, তখন Finder-কে List ভিউতে পরিবর্তন করুন এবং Date Modified অনুযায়ী সাজান। অবরোহী ক্রমে (descending order) থাকা প্রথম আইটেমটি হলো সেই ফাইল যা Finder-এর রিপোর্ট অনুযায়ী সবচেয়ে সম্প্রতি পরিবর্তিত হয়েছে। তারপর এটি ব্যবহার করার আগে এর নাম, অবস্থান এবং বিষয়বস্তু পরীক্ষা করুন: পরিবর্তনের সময় সম্ভাব্য ফাইলগুলোর সংখ্যা কমাতে সাহায্য করে, কিন্তু এটি নিশ্চিত করে না যে কোন সংস্করণটি সঠিক।

উপচে পড়া একটি ফোল্ডারকে পরিবর্তনের তারিখ অনুযায়ী সাজান

  1. Finder-এ ফোল্ডারটি খুলুন। এটি কোথায় আছে তা নিশ্চিত না হলে, ফাইলের নাম থেকে একটি বিশিষ্ট শব্দ দিয়ে Finder-এর সার্চ ফিল্ড ব্যবহার করুন, তারপর সার্চ ফিল্ডের নিচে প্রদর্শিত ফোল্ডার বা ম্যাকের পরিধি অনুযায়ী নির্বাচন করুন।
  2. মেনু বার থেকে View > as List বেছে নিন, অথবা Finder টুলবারে থাকা List ভিউ বাটনে ক্লিক করুন। List ভিউ ফাইলের ধরন এবং পরিবর্তনের তারিখের মতো বিস্তারিত তথ্য প্রদর্শন করে, যা সম্ভাব্য ফাইলগুলোর তুলনা করা সহজ করে তোলে। Apple-এর Finder নির্দেশিকা-তে List ভিউ এবং এর উপলব্ধ বিস্তারিত তথ্য সম্পর্কে বর্ণনা করা হয়েছে।
  3. যদি Date Modified কলামটি না থাকে, তবে একটি কলামের শিরোনামে Control-ক্লিক করুন এবং উপলব্ধ কলামগুলো থেকে Date Modified নির্বাচন করুন। Apple উল্লেখ করেছে যে এই মেনু থেকে List ভিউ-এর কলামগুলো দেখানো বা লুকানো যেতে পারে। Apple-এর সাজানোর নির্দেশাবলী-তে কলামের নিয়ন্ত্রণগুলো ব্যাখ্যা করা হয়েছে।
  4. Date Modified কলামের শিরোনামে ক্লিক করুন। যদি সবচেয়ে নতুন তারিখটি নিচে প্রদর্শিত হয়, তবে ক্রমটি উল্টানোর জন্য শিরোনামটিতে আবার ক্লিক করুন। Apple-এর মতে, কলামের শিরোনামে ক্লিক করলে সেই কলাম অনুযায়ী সাজানো হয় এবং আবার ক্লিক করলে ক্রমটি উল্টে যায়।
  5. উপরের কয়েকটি সারি তুলনা করে দেখুন। যখন বেশ কয়েকটি ফাইলের টাইমস্ট্যাম্প একই থাকে, তখন কেবল তারিখ দিয়ে সঠিক ফাইলটি চিহ্নিত করা যায় না; এগুলোর নাম এবং বিষয়বস্তুও পরীক্ষা করুন।

সম্ভাব্য ফাইলগুলো ইতিমধ্যে একই ফোল্ডারে থাকলে এটি সাধারণত দ্রুততম পদ্ধতি। আপনি View > Show View Options বেছে নিতে পারেন এবং Sort By থেকে Date Modified নির্বাচন করতে পারেন। Apple জানিয়েছে যে একটি ফোল্ডারের জন্য Finder-এর সাজানোর সেটিংস পরিবর্তন না করা পর্যন্ত একই থাকে, তাই পরের বার আপনি যখন ফোল্ডারটি খুলবেন তখন এটি পরিবর্তনের তারিখ অনুযায়ী সাজানো থাকতে পারে। Apple সাজানোর উভয় পদ্ধতি এবং সেগুলোর স্থায়িত্ব সংক্রান্ত বিষয় নথিভুক্ত করেছে।

নিশ্চিত করুন যে "সর্বশেষ" বলতে সম্প্রতি পরিবর্তিত বোঝায়

Finder-এর Date Modified একটি নির্দিষ্ট প্রশ্নের উত্তর দেয়: Finder-এ প্রদর্শিত কোন আইটেমটির পরিবর্তনের তারিখ সর্বশেষ। এটি Date Added-এর মতো নয়, যা আইটেমটি ফোল্ডারে কখন যুক্ত করা হয়েছিল তার সাথে সম্পর্কিত, কিংবা Date Created-এর মতো নয়, যা এটি তৈরির তারিখ নির্দেশ করে। আপনি যদি কোনো ফাইল কপি, ডাউনলোড, এক্সপোর্ট বা রিস্টোর করে থাকেন, তবে সেই তারিখগুলো আপনার মূল প্রশ্নের সঠিক উত্তর নাও দিতে পারে। আপনার কাজের সাথে মেলে এমন তারিখের ফিল্ডটি বেছে নিন এবং কেবল “final” বা “final-2”-এর মতো ফাইলের নামের ওপর নির্ভরযোগ্য প্রমাণ হিসেবে নির্ভর করবেন না।

উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি সবচেয়ে সম্প্রতি সম্পাদিত ডকুমেন্টটি চান, তবে Date Modified অনুযায়ী সাজান। আপনি যদি এই ফোল্ডারে সবচেয়ে সম্প্রতি রাখা আইটেমটি চান, তবে উপলব্ধ থাকলে Date Added ব্যবহার করুন। যদি আপনার জানার প্রয়োজন হয় যে ফাইলটি মূলত কখন তৈরি করা হয়েছিল, তবে Date Created পরীক্ষা করুন অথবা এটি নির্বাচন করে এর বিস্তারিত দেখতে File > Get Info বেছে নিন। Finder তারিখের ফিল্ড অনুযায়ী সাজানো সমর্থন করে এবং Apple উল্লেখ করেছে যে Get Info নির্বাচিত ফাইলের মেটাডেটা প্রদর্শন করে। Apple-এর Finder সাজানোর নির্দেশিকা এবং Finder অনুসন্ধান ও মেটাডেটা নির্দেশিকা দেখুন।

টাইমস্ট্যাম্পকে সম্ভাব্য ফাইলগুলোকে ক্রমানুসারে সাজানোর একটি উপায় হিসেবে বিবেচনা করুন, সংস্করণ-নিয়ন্ত্রণ (version-control) ব্যবস্থা হিসেবে নয়। একটি পরবর্তী টাইমস্ট্যাম্প কোনো সেভ, এক্সপোর্ট, কপি বা অন্য কোনো পরিবর্তনকে প্রতিফলিত করতে পারে; এটি প্রমাণ করে না যে ফাইলটিতে সঠিক বিষয়বস্তু রয়েছে বা এটি অনুমোদিত কপি। যদি শীর্ষ ফলাফলটি অপ্রত্যাশিত হয়, তবে কয়েকটি সম্ভাব্য ফাইল তুলনা করুন এবং কোনো একটি খোলা বা শেয়ার করার আগে সেগুলোর প্রিভিউ দেখে নিন।

ফোল্ডারে এখনো অনেক ফাইল থাকলে তালিকাটি সংক্ষেপ করুন

যদি নামগুলো একই ধরনের হয় কিন্তু ফোল্ডারটিতে অপ্রাসঙ্গিক অনেক আইটেমও থাকে, তবে সম্ভাব্য ফাইলগুলোর সংখ্যা কমাতে Finder অনুসন্ধান ব্যবহার করুন। Finder সার্চ ফিল্ডে ফাইলের নামের একটি বিশিষ্ট শব্দ টাইপ করা শুরু করুন, Return চাপুন এবং অপশনটি প্রদর্শিত হলে বর্তমান ফোল্ডারে অনুসন্ধান সীমাবদ্ধ করতে সার্চ ফিল্ডের কাছের পরিধি নিয়ন্ত্রণগুলো ব্যবহার করুন। সার্চ ফিল্ডের নিচে থাকা + বাটনের মাধ্যমে Kind বা Name-এর মতো একটি শর্ত যুক্ত করুন। Apple-এর অনুসন্ধান নির্দেশিকায় কীভাবে শর্ত যোগ করতে হয় তা ব্যাখ্যা করা হয়েছে এবং বলা হয়েছে যে ফলাফলগুলোকে আপনার নির্ধারিত শর্ত পূরণ করতে হবে। Finder অনুসন্ধান সংক্ষেপ করার জন্য Apple-এর নির্দেশাবলী পড়ুন।

বারবার অনুসন্ধানের ক্ষেত্রে, আপনি শর্তগুলোকে একটি Smart Folder হিসেবে সংরক্ষণ করতে পারেন। একটি Smart Folder ফাইলগুলোকে স্থানান্তর না করেই এর নিয়মের সাথে মেলে এমন ফাইলগুলো উপস্থাপন করে। সাম্প্রতিক PDF-এর মতো কোনো ক্যাটাগরি বারবার পর্যালোচনা করার প্রয়োজন হলে এটি সাহায্য করতে পারে, তবে উপচে পড়া একটি ফোল্ডার একবার সাজানোর চেয়ে এতে কিছুটা বেশি সেটআপের প্রয়োজন হয়। Apple Smart Folders এবং সংরক্ষিত Finder অনুসন্ধান সম্পর্কে ব্যাখ্যা করেছে।

পুরোপুরি নির্ভর করার আগে সম্ভাব্য ফাইলের প্রিভিউ দেখে নিন

একটি সম্ভাব্য ফাইল নির্বাচন করুন এবং Quick Look ব্যবহার করতে Space bar চাপুন, যা সংশ্লিষ্ট অ্যাপে না খুলেই অনেক সাধারণ ধরনের ফাইলের প্রিভিউ দেখায়। আপনি View > Show Preview দিয়ে Finder-এর Preview প্যানও চালু করতে পারেন। একটি প্রিভিউ দৃশ্যমান বিষয়বস্তু দেখে ড্রাফটগুলোর মধ্যে পার্থক্য করতে সাহায্য করতে পারে, তবে এটি প্রতিটি পরিবর্তন নাও দেখাতে পারে বা কে ফাইলটি সম্পাদনা করেছে তা নিশ্চিত নাও করতে পারে। কোনো গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্তের জন্য, ফাইলটি তার স্বাভাবিক অ্যাপ্লিকেশনে খুলুন এবং প্রাসঙ্গিক বিষয়বস্তু বা সংস্করণ ইতিহাস (যদি অ্যাপ্লিকেশনটিতে থাকে) যাচাই করুন। Apple Finder Preview প্যান এবং Spotlight থেকে Quick Look সংক্রান্ত বিষয় নথিভুক্ত করেছে।

আপনি যদি ফোল্ডারের অবস্থান না জেনে কেবল একটি বিশিষ্ট শব্দ জানেন, তবে Spotlight একটি সম্ভাব্য ফাইল খুঁজে পেতে সাহায্য করতে পারে: Command-Space চাপুন, শব্দটি টাইপ করুন, একটি ফলাফল নির্বাচন করুন, তারপর Finder-এ এটি খুঁজে পেতে Command চেপে ধরে রাখুন। এটি একটি সম্ভাব্য ফাইল শনাক্ত করে; এর ফোল্ডারে পৌঁছানোর পর, কাছাকাছি সংস্করণগুলোর তুলনা করতে Date Modified অনুযায়ী সাজান। Apple Spotlight অনুসন্ধান এবং Command লোকেটর অ্যাকশন নথিভুক্ত করেছে।

সিদ্ধান্ত নেওয়ার একটি বাস্তবসম্মত ক্রম

প্রথম সারিটিকে স্বয়ংক্রিয় সমাধান হিসেবে ধরে নেওয়া এড়াতে এই দ্রুত ক্রমটি অনুসরণ করুন:

  1. সঠিক তারিখ বেছে নিন। সবচেয়ে সম্প্রতি সম্পাদিত ফাইলের জন্য Date Modified ব্যবহার করুন; ফোল্ডারে এটি কখন প্রবেশ করেছে তা জানতে উপলব্ধ থাকলে Date Added ব্যবহার করুন।
  2. অবরোহী ক্রমে (descending) সাজান। তারিখের কলামে ক্লিক করুন যতক্ষণ না সর্বশেষ টাইমস্ট্যাম্পটি শীর্ষে আসে।
  3. একই তারিখের ফাইল ও আশেপাশের ফাইলগুলো পরীক্ষা করুন। শীর্ষ সারিটি অনন্য বলে ধরে নেওয়ার চেয়ে কাছাকাছি তারিখের ফাইলগুলোর তুলনা করুন।
  4. বিষয়বস্তু যাচাই করুন। সম্ভাব্য ফাইলটির প্রিভিউ দেখুন বা খুলুন এবং নিশ্চিত করুন যে এতে আপনার প্রয়োজনীয় বিষয়বস্তু রয়েছে।
  5. পরিধিটি মাথায় রাখুন। একটি ফোল্ডার সাজালে কেবল তার প্রদর্শিত বিষয়বস্তুর তুলনা হয়; এটি আপনার ম্যাকের প্রতিটি ফোল্ডারের মধ্যে থাকা সর্বশেষ ফাইলটি নিশ্চিত করে না।

যাদের একটি লক্ষ্যের চারপাশে প্রাসঙ্গিক ম্যাক উইন্ডো এবং করণীয় কাজগুলো একসাথে রাখা প্রয়োজন, Wallo কীবোর্ড ফোকাসিংয়ের মাধ্যমে বিদ্যমান খোলা উইন্ডো এবং কাজগুলোকে স্থানীয়ভাবে গুছিয়ে রাখে। এটি কোন ফাইলটি সর্বশেষ তা নির্ধারণ করে না; সেই তুলনার জন্য Finder-এর তারিখের কলামটিই সরাসরি কাজের মাধ্যম হিসেবে কাজ করে।

নির্ভরযোগ্য উত্তরটি হলো সেই সম্ভাব্য ফাইলটি যার প্রাসঙ্গিক তারিখটি সর্বশেষ এবং যা বিষয়বস্তু পরীক্ষাতেও উত্তীর্ণ হয়। Finder-এর সাজানোর ক্রম আপনাকে দ্রুত সম্ভাব্য ফাইলের কাছে নিয়ে যায়, আর এর নাম, তারিখের ফিল্ড এবং বিষয়বস্তু তুলনা করা আপনাকে এমন সংস্করণটি বেছে নিতে সাহায্য করে যা প্রকৃতপক্ষে কাজের জন্য উপযুক্ত।

তথ্যসূত্র