যদি দুটি CSV ফাইল আলাদা নাম বা কলামের ক্রমে একই ক্ষেত্রগুলো বর্ণনা করে, তবে সেগুলোকে আপনার ম্যাকে Numbers-এ ইমপোর্ট করুন, সমতুল্য কলামগুলো চিহ্নিত করুন এবং সেগুলোর ডেটা একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ হেডারের সেটের অধীনে রাখুন। Numbers সীমানানির্ধারিত (delimited) টেক্সট ইমপোর্ট করতে পারে এবং ডেলিমিটার, টেক্সট কোয়ালিফায়ার ও এনকোডিং সেটিংস সমন্বয় করতে পারে, তবে অ্যাপলের নথিভুক্ত ইমপোর্ট নিয়ন্ত্রণগুলোতে ভিন্ন হেডার নামের স্বয়ংক্রিয় মিলকরণের কোনো বিবরণ নেই। অল্প পরিমাণের ডেটার ক্ষেত্রে, একটি নতুন টেবিলে সতর্কতার সাথে কলামগুলোর সমন্বয় করুন এবং এক্সপোর্ট করার আগে ফলাফল যাচাই করে নিন।

প্রথমে নির্ধারণ করুন কোন হেডারগুলো একই অর্থ প্রকাশ করে

ডেটা সরানোর আগে, প্রতিটি সোর্স হেডার থেকে আপনি সমন্বিত ফাইলে যে নামটি চান, তার একটি ছোট ম্যাপিং তৈরি করুন। উদাহরণস্বরূপ: Client এবং Customer Name ম্যাপ হতে পারে Customer-এ; Order Date এবং Date ম্যাপ হতে পারে Date-এ। মানগুলো একই তথ্য উপস্থাপন করলেই কেবল সেগুলোকে সমতুল্য হিসেবে বিবেচনা করুন। Invoice Date-এর মতো একটি ক্ষেত্রকে শুধুমাত্র উভয়ের মধ্যে তারিখ রয়েছে বলেই Due Date-এর সাথে একত্রিত করা উচিত নয়।

এছাড়া শুধুমাত্র একটি ফাইলে থাকা ক্ষেত্রগুলো, পুনরাবৃত্ত হেডার এবং একক বা ফরম্যাটের পার্থক্যের দিকেও খেয়াল রাখুন। Amount নামের একটি কলামে একটি ফাইলে ডলার এবং অন্য ফাইলে সেন্ট থাকতে পারে; রূপান্তর ছাড়াই উভয়কে একটি হেডারের অধীনে রাখলে সমন্বিত ডেটা বিভ্রান্তিকর হয়ে উঠবে। মূল CSV ফাইলগুলো অপরিবর্তিত রাখুন যাতে পরবর্তীতে আপনি সেগুলোর সহায়তা নিতে পারেন।

Numbers-এ প্রতিটি CSV ইমপোর্ট ও নিরীক্ষণ করুন

Numbers খুলুন, তারপর ডকে থাকা Numbers আইকনের ওপর একটি CSV ফাইল টেনে আনুন (ড্র্যাগ করুন) অথবা File > Open বেছে নিয়ে ফাইলটি নির্বাচন করুন। কলামগুলো যদি সঠিকভাবে বিভক্ত না হয়, তবে ইমপোর্ট করা টেবিলটি নির্বাচন করুন এবং Format > Table > Adjust Import Settings বেছে নিন। Delimited সেটিংসে ফাইলের সাথে মেলে এমন ডেলিমিটার, টেক্সট কোয়ালিফায়ার বা এনকোডিং নির্বাচন করুন, তারপর Update Table-এ ক্লিক করুন। অ্যাপল উল্লেখ করেছে যে ইমপোর্ট করা টেবিল সম্পাদনা করার পর আপনি এই ইমপোর্ট সেটিংস আর পরিবর্তন করতে পারবেন না, তাই পার্সিংয়ের ত্রুটি আগেই ঠিক করে নিন। অ্যাপলের Numbers নির্দেশিকা টেক্সট-ফাইল ইমপোর্ট এবং এই সেটিংসগুলো ব্যাখ্যা করে।

যাচাই করে নিন যে প্রথম সারিতে প্রত্যাশিত হেডারগুলো রয়েছে এবং নমুনা মানগুলো সঠিক কলামে আছে। 00127-এর মতো একটি মান সংখ্যার পরিবর্তে একটি শনাক্তকারী (identifier) হতে পারে: এর শুরুর শূন্যগুলো গুরুত্বপূর্ণ হলে এটিকে টেক্সট হিসেবে সংরক্ষণ করুন। ফাইলে যদি অদ্ভুত কোনো অক্ষর থাকে বা কলামগুলো সরে গিয়ে থাকে, তবে হেডার সমন্বয়ের আগেই এনকোডিং এবং ডেলিমিটার পর্যালোচনা করুন; একটি ভুলভাবে পার্স হওয়া সারিকে ম্যাপিংয়ের মাধ্যমে ঠিক করা যায় না।

একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ টেবিল তৈরি করুন এবং কলামগুলো ম্যাপ করুন

সমন্বিত ফলাফলের জন্য একটি নতুন Numbers শিট বা টেবিল তৈরি করুন। এর প্রথম সারিতে আপনার নির্বাচিত প্রমিত হেডারগুলো রাখুন, প্রতি ক্ষেত্রের জন্য একটি করে কলাম। প্রতিটি সোর্স ফাইলের জন্য এই ধাপগুলো অনুসরণ করুন:

  1. হেডার দেখে প্রতিটি সোর্স কলাম খুঁজুন এবং নিশ্চিত করুন যে মানগুলো টার্গেট ক্ষেত্রের জন্য যুক্তিযুক্ত।
  2. হেডার বাদ দিয়ে সেই পুরো ডেটা কলামটি প্রমিত হেডারের নিচে থাকা সংশ্লিষ্ট টার্গেট কলামে কপি করুন।
  3. কোনো সোর্সে যদি টার্গেট ক্ষেত্রটি অনুপস্থিত থাকে, তবে সেই সেলগুলো খালি রাখুন; ফাঁকা জায়গা পূরণ করতে পরবর্তী কলামগুলোকে বাম দিকে সরাবেন না।
  4. পরবর্তী ফাইলের জন্য পুনরাবৃত্তি করুন, একই টার্গেট কলামে পূর্ববর্তী ফাইলের রেকর্ডের নিচে এর রেকর্ডগুলো রাখুন।
  5. কোনো ক্ষেত্রে যদি স্পষ্ট ও পূর্বনির্ধারিত রূপান্তরের প্রয়োজন হয়, তবে যোগ করার আগেই তা সামঞ্জস্যপূর্ণভাবে রূপান্তর করুন এবং আপনার কাজের ফাইলের পাশাপাশি একটি নোটে সেই নিয়মটি লিখে রাখুন।

উদাহরণস্বরূপ, একটি এক্সপোর্টে যদি Email, Name, Signup Date থাকে এবং অন্যটিতে Customer, Joined, Email Address থাকে, তবে আপনার টার্গেট হতে পারে Name, Email, Signup Date। প্রথম ফাইলের Name, Email এবং Signup Date কলামগুলো সেই গন্তব্যগুলোতে কপি করুন। দ্বিতীয়টির জন্য, Customer-কে Name-এ, Email Address-কে Email-এ এবং Joined-কে Signup Date-এ কপি করুন। এই সুস্পষ্ট ম্যাপিং সোর্সের ক্রম ভিন্ন হলেও তথ্যের অর্থ অক্ষুণ্ণ রাখে।

এটি একটি ম্যানুয়াল প্রক্রিয়া: Numbers-এর নথিভুক্ত ইমপোর্ট সেটিংস টেক্সট কীভাবে পার্স হবে তা নিয়ন্ত্রণ করে, স্বয়ংক্রিয়ভাবে Email-এর সাথে Email Address-কে এক করার কোনো নিয়ম এতে নেই। আপনার যদি নিয়মিত প্রচুর ফাইল আসে, তবে একটি পুনরাবৃত্তিযোগ্য ডেটা রূপান্তর টুলের কথা বিবেচনা করতে পারেন, তবে সেটির ওপর নির্ভর করার আগে সংশ্লিষ্ট পণ্যের বর্তমান নথিপত্র থেকে এর ম্যাক সংস্করণ এবং সুনির্দিষ্ট নিয়ন্ত্রণগুলো নিশ্চিত করে নিন।

ফলাফল যাচাই করুন এবং একটি নতুন CSV এক্সপোর্ট করুন

এক্সপোর্ট করার আগে, প্রতিটি ব্যাচের প্রথম ও শেষ সারিসহ বেশ কয়েকটি রেকর্ড তাদের মূল ফাইলের সাথে মিলিয়ে দেখুন। প্রতিটি মান তার নির্ধারিত হেডারের সাথেই রয়েছে কিনা, কোনো কলাম ভুলবশত বাদ পড়েছে কিনা এবং ফাঁকা সেলগুলো কপি অফসেটের কারণে না হয়ে প্রকৃত অনুপস্থিত ডেটা নির্দেশ করছে কিনা তা পরীক্ষা করুন। সোর্স ফাইলগুলোতে যদি ভিন্ন তারিখ বা সংখ্যার নিয়ম থাকে, তবে সেই মানগুলো আলাদাভাবে যাচাই করুন।

সমন্বয় করা টেবিলটি প্রস্তুত হলে, File > Export To > CSV বেছে নিন। Numbers সেলের বিষয়বস্তু কমা দ্বারা পৃথক করা মান হিসেবে এক্সপোর্ট করে এবং প্রতিটি টেবিল আলাদা ফাইল হিসেবে বা টেবিলগুলো একত্রিত করে এক্সপোর্ট করাসহ টেক্সট-এনকোডিং সেটিংসের বিকল্প প্রদান করে। একটি নতুন ফাইলের নাম এবং অবস্থানে এক্সপোর্ট করুন যাতে মূল ফাইলগুলো অক্ষত থাকে। অ্যাপলের এক্সপোর্ট নির্দেশিকায় CSV বিকল্পগুলো নথিভুক্ত রয়েছে। এক্সপোর্ট করা ফাইলটি আবার Numbers-এ খুলুন যাতে নিশ্চিত হওয়া যায় যে হেডারগুলো এবং ডেটার একটি নমুনা এখনও নির্ধারিত কলামেই প্রদর্শিত হচ্ছে।

যখন ফাইলগুলো বারবার একত্রিত করার প্রয়োজন হয়

এককালীন বা অল্প কিছু ডেটা সমন্বয়ের জন্য, ম্যানুয়াল কলাম ম্যাপিং স্বচ্ছ এবং নিরীক্ষণ করা সহজ। আপনি যদি একটি নির্দিষ্ট সময়সূচী অনুযায়ী প্রচুর ফাইল পেয়ে থাকেন, তবে অটোমেশন বারবার কপি করার ঝামেলা কমাতে পারে, তবে এর জন্য একটি নির্দিষ্ট ম্যাপিং এবং নতুন, অনুপস্থিত বা পুনঃনামকরণ করা ক্ষেত্রগুলো যাচাইয়ের ব্যবস্থা প্রয়োজন। মাইক্রোসফট উইন্ডোজের তালিকাভুক্ত এক্সেল সংস্করণগুলোর জন্য পাওয়ার কোয়েরির (Power Query) ফোল্ডার-কম্বাইন কার্যপ্রবাহ নথিভুক্ত করেছে এবং বলেছে যে ফাইলগুলোর কলামের নাম ও স্কিমা সামঞ্জস্যপূর্ণ হওয়া উচিত; নিবন্ধটিতে ম্যাকের জন্য এক্সেল তালিকাভুক্ত নেই। আপনার ম্যাকের ইনস্টলেশনে হুবহু সেই ফোল্ডার কার্যপ্রবাহটি পাওয়া যাবে এমনটি ধরে নেবেন না। মাইক্রোসফটের ফোল্ডার ইমপোর্ট নথিপত্রে প্রযোজ্য সংস্করণ এবং প্রয়োজনীয়তাগুলোর তালিকা রয়েছে।

সবচেয়ে বড় সতর্কতা হলো প্রতিটি মানের অর্থ কী তা অনুযায়ী ম্যাপ করা, কোনো কলাম দৈবক্রমে কোথায় অবস্থান করছে তা দেখে নয়। মূল ফাইলগুলো সংরক্ষণ করুন, একটি স্পষ্ট টার্গেট হেডার সারি ব্যবহার করুন এবং ব্যবহার বা শেয়ার করার আগে এক্সপোর্ট করা কপিটি যাচাই করে নিন।

সূত্রসমূহ