अपने Mac पर डुप्लिकेट रिमाइंडर रोकने के लिए, वास्तव में दोहराए जाने वाले प्रत्येक कार्य के लिए एक आवर्ती रिमाइंडर बनाएं, फिर उसके शेड्यूल को नियंत्रित करने के लिए उस रिमाइंडर की 'दोहराएं' (Repeat) सेटिंग का उपयोग करें। केवल अलग, एक बार के कार्यों के लिए ही अलग रिमाइंडर जोड़ें। समूह के रूप में दोहराई जाने वाली प्रोजेक्ट चेकलिस्ट के लिए, प्रत्येक चक्र शुरू करते समय रिमाइंडर सूची टेम्पलेट का उपयोग करें; यह आवर्ती श्रृंखला की एक और प्रतिलिपि बनाने के बजाय सहेजे गए आइटमों के सेट से एक नई सूची बनाता है।

तय करें कि कार्य दोहराया जा रहा है या चेकलिस्ट दोहराई जा रही है

जब कोई कार्य एक निश्चित शेड्यूल पर पूरा होना हो, जैसे कि प्रत्येक शुक्रवार को किसी प्रोजेक्ट की समीक्षा करना, तो दोहराए जाने वाले रिमाइंडर का उपयोग करें। रिमाइंडर (Reminders) ऐप खोलें, वह सूची चुनें जहां वह कार्य आता है, और एक बार रिमाइंडर जोड़ें। इसका शेड्यूल सेट करने के लिए, रिमाइंडर पर कर्सर ले जाएं, 'विवरण संपादित करें' (Edit Details) पर क्लिक करें, एक तारीख जोड़ें, फिर 'दोहराएं' (Repeat) के बगल में एक विकल्प चुनें। यदि कार्य केवल प्रोजेक्ट के किसी चरण के दौरान ही दोहराया जाता है, तो आप 'दोहराना समाप्त करें' (End Repeat) का उपयोग करके अंतिम तिथि सेट कर सकते हैं। Apple इन नियंत्रणों का विवरण अपने Mac पर रिमाइंडर जोड़ने और बदलने के निर्देशों में देता है।

प्रोजेक्ट चेकलिस्ट इससे अलग होती है: इसके आइटम हर बार एक जैसे हो सकते हैं, लेकिन प्रत्येक लॉन्च, समीक्षा या डिलीवरी के लिए कार्य एक नया बैच होता है। ऐसे मामले में, चेकलिस्ट को उसकी अपनी रिमाइंडर सूची में रखें और उस सूची को एक टेम्पलेट के रूप में सहेजें। macOS 13 या बाद के संस्करणों पर, सूची चुनें और फ़ाइल (File) > टेम्पलेट के रूप में सहेजें (Save as Template) चुनें। बाद में, फ़ाइल (File) > टेम्पलेट देखें (View Templates) चुनें, टेम्पलेट का चयन करें, और 'सूची बनाएं' (Create List) पर क्लिक करें। नई सूची को प्रोजेक्ट चक्र के अनुसार नाम दें ताकि प्रत्येक बैच को पहचानना आसान हो। टेम्पलेट अपडेट किए गए iCloud रिमाइंडर के साथ उपलब्ध हैं; हो सकता है कि कुछ सुविधाएं अन्य खातों के साथ उपलब्ध न हों। Apple की टेम्पलेट गाइड समर्थित चरणों और आवश्यकताओं का वर्णन करती है।

शेड्यूल एंकर के रूप में एकल आवर्ती रिमाइंडर का उपयोग करें

कोई नया शेड्यूल्ड आइटम बनाने से पहले, उसी कार्य और आवृत्ति वाले किसी मौजूदा रिमाइंडर के लिए प्रोजेक्ट सूची और 'शेड्यूल किया गया' (Scheduled) स्मार्ट सूची की जांच करें। 'शेड्यूल किया गया' सूची नियत तिथियों वाले रिमाइंडर को एकत्रित करती है; 'सभी' (All) विभिन्न सूचियों के रिमाइंडर को सूची के अनुसार समूहीकृत करके दिखाती है। ये दृश्य आपको कोई नया रिमाइंडर जोड़ने से पहले ही डुप्लिकेट का पता लगाने में मदद करते हैं। रिमाइंडर सूचियां देखने से संबंधित Apple की गाइड बताती है कि वे स्मार्ट सूचियां क्या प्रदर्शित करती हैं।

आवर्ती रिमाइंडर का शीर्षक इतना स्पष्ट रखें कि कार्य और प्रोजेक्ट की पहचान हो सके, जैसे कि "Atlas प्रोजेक्ट जोखिमों की समीक्षा करें।" यदि आवश्यक हो तो इसके नोट्स में संदर्भ जोड़ें। यदि कार्य किसी भिन्न सूची से संबंधित है, तो 'विवरण संपादित करें' में जाकर उसका सूची (List) फ़ील्ड बदलें। एक विकल्प के रूप में आवर्ती रिमाइंडर को दूसरी सूची में कॉपी करने से बचें: रिमाइंडर ऐप के संपादन (Edit) > कॉपी करें (Copy) और संपादन (Edit) > पेस्ट करें (Paste) कमांड एक और रिमाइंडर बना देते हैं, जिससे एक ही कार्य के लिए दो शेड्यूल्ड आइटम बन सकते हैं। Apple सूचियों के बीच रिमाइंडर कॉपी करने का विवरण रिमाइंडर स्थानांतरित करने की अपनी Mac गाइड में देता है।

पूर्णता को शेड्यूल आगे बढ़ाने दें

दोहराया जाने वाला रिमाइंडर एक एकल शेड्यूल होता है जो आपके द्वारा उसकी पुनरावृत्तियों को पूरा करने के साथ आगे बढ़ता है। Mac पर कैलेंडर (Calendar) में, दोहराए जाने वाले रिमाइंडर की अगली पुनरावृत्ति पिछली पुनरावृत्ति के पूर्ण होने के बाद दिखाई देती है। यदि वर्तमान इंस्टेंस अधूरा रहता है, तो हो सकता है कि अगला वहां दिखाई न दे। यह व्यवहार तब उपयोगी होता है जब कार्य क्रमिक रूप से होने चाहिए, लेकिन यदि आप भविष्य की हर पुनरावृत्ति को एक साथ देखने की उम्मीद करते हैं तो यह किसी गायब रिमाइंडर जैसा लग सकता है। Apple की कैलेंडर गाइड इस प्रगति का वर्णन करती है।

प्रत्येक समीक्षा के समय, वर्तमान पुनरावृत्ति को केवल तभी पूर्ण करें जब कार्य पूरा हो जाए। यदि आपको कार्य को स्थगित करने की आवश्यकता है, तो नई तारीख के साथ दूसरा रिमाइंडर जोड़ने के बजाय मौजूदा रिमाइंडर पर ही तारीख बदलें। यदि कोई कार्य वास्तव में स्वतंत्र है—उदाहरण के लिए, साप्ताहिक समीक्षा के अलावा एक बार का हैंडऑफ़—तो एक अलग रिमाइंडर बनाएं और उसे एक विशिष्ट शीर्षक दें।

शेड्यूल खोए बिना डुप्लिकेट साफ़ करें

यदि आपको एक ही आवर्ती कार्य के लिए दो सक्रिय रिमाइंडर मिलते हैं, तो सबसे पहले उनकी सूची, तारीख, 'दोहराएं' सेटिंग और नोट्स की तुलना करें। तय करें कि किसका शेड्यूल और संदर्भ सही है, फिर अतिरिक्त वाले को हटा दें। उस एकमात्र रिमाइंडर को न हटाएं जिसमें इच्छित पुनरावृत्ति सेट है। हटाए गए रिमाइंडर 30 दिनों तक 'हाल ही में हटाए गए' (Recently Deleted) में रहते हैं, इसलिए यदि आप गलती से गलत आइटम हटा देते हैं तो आप उसे पुनर्प्राप्त कर सकते हैं। पूर्ण हो चुकी प्रविष्टियां सक्रिय डुप्लिकेट से भिन्न होती हैं: आप 'पूर्ण किया गया' (Completed) के माध्यम से उनका निरीक्षण कर सकते हैं, और Apple पूर्ण हो चुके रिमाइंडर को हटाने के लिए 'साफ़ करें' (Clear) का विकल्प प्रदान करता है। देखें Apple के हटाने और पुनर्प्राप्त करने के निर्देश।

एक संक्षिप्त रख-रखाव जांच प्रणाली को सुसंगत रख सकती है: कार्य के शब्दों के लिए संबंधित सूची और 'शेड्यूल किया गया' दृश्य में खोजें, पुष्टि करें कि केवल एक ही सक्रिय आवर्ती प्रविष्टि है, और एक बार के प्रोजेक्ट कार्यों को अलग रखें। यदि उसी चेकलिस्ट की फिर से आवश्यकता है, तो पुराने आवर्ती रिमाइंडर को कॉपी करने के बजाय उसके टेम्पलेट से एक नई सूची बनाएं। रिमाइंडर ऐप ये नियंत्रण प्रदान करता है लेकिन डुप्लिकेट कार्यों का स्वचालित रूप से पता नहीं लगाता या उन्हें मर्ज नहीं करता है, इसलिए जांच और निर्णय मैन्युअल ही रहता है।

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