আপনার ম্যাকে ডুপ্লিকেট রিমাইন্ডার প্রতিরোধ করতে, প্রকৃতপক্ষে পুনরাবৃত্তি হওয়া প্রতিটি কাজের জন্য একটি পুনরাবৃত্তিমূলক রিমাইন্ডার তৈরি করুন, তারপর এর সময়সূচী নিয়ন্ত্রণ করতে সেই রিমাইন্ডারের Repeat সেটিং ব্যবহার করুন। শুধুমাত্র আলাদা, এককালীন কাজের জন্য আলাদা রিমাইন্ডার যোগ করুন। যে প্রজেক্ট চেকলিস্টগুলো একটি গ্রুপ হিসেবে পুনরাবৃত্তি হয়, সেগুলোর প্রতিটি সাইকেল শুরু করার সময় একটি Reminders তালিকা টেমপ্লেট ব্যবহার করুন; এটি পুনরাবৃত্তিমূলক সিরিজের আরেকটি কপির বদলে সংরক্ষিত আইটেমগুলোর একটি সেট থেকে একটি নতুন তালিকা তৈরি করে।

টাস্ক নাকি চেকলিস্ট পুনরাবৃত্তি হচ্ছে তা নির্ধারণ করুন

যখন একই কাজ একটি নির্দিষ্ট সময়সূচী অনুযায়ী সম্পন্ন করার প্রয়োজন হয়, যেমন প্রতি শুক্রবার একটি প্রজেক্ট পর্যালোচনা করা, তখন একটি পুনরাবৃত্তিমূলক রিমাইন্ডার ব্যবহার করুন। Reminders খুলুন, কাজটি যে তালিকার অন্তর্ভুক্ত তা নির্বাচন করুন এবং একবার রিমাইন্ডারটি যোগ করুন। এর সময়সূচী নির্ধারণ করতে, রিমাইন্ডারটির ওপর পয়েন্ট করুন, Edit Details-এ ক্লিক করুন, একটি তারিখ যোগ করুন, তারপর Repeat-এর পাশে একটি বিকল্প বেছে নিন। কাজটি যদি শুধুমাত্র প্রজেক্টের একটি নির্দিষ্ট ধাপ চলাকালীন পুনরাবৃত্তি হয়, তবে আপনি End Repeat ব্যবহার করে একটি সমাপ্তির তারিখ নির্ধারণ করতে পারেন। অ্যাপল তার Mac instructions for adding and changing reminders-এ এই নিয়ন্ত্রণগুলো নথিভুক্ত করেছে।

একটি প্রজেক্ট চেকলিস্ট এর চেয়ে আলাদা: এর আইটেমগুলো প্রতিবার একই রকম হতে পারে, কিন্তু প্রতিটি লঞ্চ, পর্যালোচনা বা ডেলিভারির জন্য কাজটি একটি নতুন ব্যাচ। সেক্ষেত্রে, চেকলিস্টটি তার নিজস্ব রিমাইন্ডার তালিকায় রাখুন এবং সেই তালিকাটিকে একটি টেমপ্লেট হিসেবে সংরক্ষণ করুন। macOS 13 বা পরবর্তী সংস্করণে, তালিকাটি নির্বাচন করুন এবং File > Save as Template বেছে নিন। পরবর্তীতে, File > View Templates বেছে নিন, টেমপ্লেটটি নির্বাচন করুন এবং Create List-এ ক্লিক করুন। নতুন তালিকাটির নাম প্রজেক্ট সাইকেল অনুযায়ী রাখুন যাতে প্রতিটি ব্যাচ সহজে আলাদা করা যায়। আপডেট করা iCloud Reminders-এর সাথে টেমপ্লেটগুলো পাওয়া যায়; অন্য অ্যাকাউন্টগুলোতে কিছু সুবিধা উপলব্ধ নাও থাকতে পারে। Apple’s template guide-এ সমর্থিত পদক্ষেপ এবং প্রয়োজনীয় বিষয়গুলোর বর্ণনা দেওয়া হয়েছে।

সময়সূচীর মূল ভিত্তি হিসেবে একটি একক পুনরাবৃত্তিমূলক রিমাইন্ডার ব্যবহার করুন

একটি নতুন নির্ধারিত আইটেম তৈরি করার আগে, একই কাজ এবং পুনরাবৃত্তির সময়সহ কোনো বিদ্যমান রিমাইন্ডার আছে কি না তা দেখতে প্রজেক্টের তালিকা এবং Scheduled Smart List পরীক্ষা করুন। Scheduled তালিকাটি শেষ তারিখযুক্ত রিমাইন্ডারগুলোকে একত্রিত করে; All তালিকাভিত্তিক গ্রুপ করে সমস্ত তালিকার রিমাইন্ডার দেখায়। এই ভিউগুলো নতুন কোনো রিমাইন্ডার যোগ করার আগেই ডুপ্লিকেট শনাক্ত করতে সাহায্য করে। Apple’s guide to viewing reminder lists-এ ব্যাখ্যা করা হয়েছে যে সেই Smart List-গুলোতে কী প্রদর্শিত হয়।

পুনরাবৃত্তিমূলক রিমাইন্ডারটির শিরোনামটি কাজ এবং প্রজেক্ট শনাক্ত করার জন্য যথেষ্ট সুনির্দিষ্ট রাখুন, যেমন “Review Atlas project risks”। প্রয়োজন হলে এর নোটে প্রাসঙ্গিক বিবরণ যোগ করুন। কাজটি যদি অন্য কোনো তালিকার অন্তর্ভুক্ত হয়, তবে Edit Details-এ গিয়ে এর List ফিল্ড পরিবর্তন করুন। সমাধান হিসেবে পুনরাবৃত্তিমূলক রিমাইন্ডারটিকে অন্য তালিকায় কপি করা এড়িয়ে চলুন: Reminders-এর Edit > Copy এবং Edit > Paste কমান্ডগুলো আরেকটি রিমাইন্ডার তৈরি করে, যার ফলে একই কাজের জন্য দুটি নির্ধারিত আইটেম তৈরি হতে পারে। অ্যাপল তালিকার মধ্যে রিমাইন্ডার কপি করার বিষয়টি তার Mac guide to moving reminders-এ নথিভুক্ত করেছে।

কাজ সম্পন্ন করার মাধ্যমে সময়সূচীকে এগিয়ে যেতে দিন

একটি পুনরাবৃত্তিমূলক রিমাইন্ডার হলো একটি একক সময়সূচী, যা এর প্রতিটি ধাপ সম্পন্ন করার সাথে সাথে এগিয়ে যায়। ম্যাকের Calendar-এ, পূর্ববর্তী ধাপটি সম্পন্ন হওয়ার পরেই একটি পুনরাবৃত্তিমূলক রিমাইন্ডারের পরবর্তী ধাপটি প্রদর্শিত হয়। বর্তমান কাজটি যদি অসম্পূর্ণ থেকে যায়, তবে পরবর্তীটি সেখানে নাও দেখা যেতে পারে। এই আচরণটি তখন উপযোগী যখন কাজগুলো ধারাবাহিকভাবে হওয়া উচিত, তবে আপনি যদি ভবিষ্যতের সমস্ত পুনরাবৃত্তি একবারে দেখার আশা করেন তবে এটিকে একটি অনুপস্থিত রিমাইন্ডার বলে মনে হতে পারে। Apple’s Calendar guide-এ এই অগ্রগতির বর্ণনা দেওয়া হয়েছে।

প্রতিটি পর্যালোচনার সময়, কাজটি সম্পন্ন হলেই কেবল বর্তমান ধাপটিকে সম্পন্ন হিসেবে চিহ্নিত করুন। আপনার যদি কাজ পিছিয়ে দেওয়ার প্রয়োজন হয়, তবে নতুন তারিখ দিয়ে দ্বিতীয় একটি রিমাইন্ডার যোগ করার পরিবর্তে বিদ্যমান রিমাইন্ডারটির তারিখ পরিবর্তন করুন। কোনো কাজ যদি সত্যিই স্বতন্ত্র হয়—উদাহরণস্বরূপ, সাপ্তাহিক পর্যালোচনার পাশাপাশি এককালীন কোনো হ্যান্ডঅফ—তবে একটি পৃথক রিমাইন্ডার তৈরি করুন এবং সেটিকে একটি স্বতন্ত্র শিরোনাম দিন।

সময়সূচী না হারিয়ে ডুপ্লিকেটগুলো মুছে ফেলুন

আপনি যদি একই পুনরাবৃত্তিমূলক কাজের জন্য দুটি সক্রিয় রিমাইন্ডার দেখতে পান, তবে প্রথমে সেগুলোর তালিকা, তারিখ, Repeat সেটিং এবং নোটগুলো তুলনা করুন। কোনটির সময়সূচী এবং তথ্য সঠিক তা নির্ধারণ করুন, তারপর অতিরিক্তটি মুছে ফেলুন। মূল পুনরাবৃত্তি রয়েছে এমন একমাত্র রিমাইন্ডারটি মুছবেন না। মুছে ফেলা রিমাইন্ডারগুলো Recently Deleted-এ সর্বোচ্চ ৩০ দিন পর্যন্ত থাকে, তাই ভুল আইটেম মুছে ফেললে আপনি তা পুনরুদ্ধার করতে পারবেন। সম্পন্ন হওয়া এন্ট্রিগুলো সক্রিয় ডুপ্লিকেটগুলোর চেয়ে আলাদা: আপনি Completed-এর মাধ্যমে সেগুলো পরীক্ষা করতে পারেন, এবং অ্যাপল সম্পন্ন রিমাইন্ডারগুলো সরানোর জন্য একটি Clear বিকল্প প্রদান করে। Apple’s deletion and recovery instructions দেখুন।

একটি সংক্ষিপ্ত রক্ষণাবেক্ষণ পরীক্ষা সিস্টেমটিকে সামঞ্জস্যপূর্ণ রাখতে পারে: কাজের শব্দগুলো লিখে প্রাসঙ্গিক তালিকা এবং Scheduled ভিউতে অনুসন্ধান করুন, নিশ্চিত করুন যে একটি সক্রিয় পুনরাবৃত্তিমূলক এন্ট্রি রয়েছে এবং এককালীন প্রজেক্টের কাজগুলোকে আলাদা রাখুন। যদি একই চেকলিস্টের পুনরায় প্রয়োজন হয়, তবে পুরানো পুনরাবৃত্তিমূলক রিমাইন্ডারটি কপি করার চেয়ে এর টেমপ্লেট থেকে একটি নতুন তালিকা তৈরি করুন। Reminders এই নিয়ন্ত্রণগুলো প্রদান করে কিন্তু স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডুপ্লিকেট কাজ শনাক্ত বা মার্জ করে না, তাই যাচাই এবং সিদ্ধান্ত নেওয়ার কাজটি ম্যানুয়ালি করতে হয়।

সূত্র