मैक पर Numbers में, File > Export To > CSV का उपयोग करके अपनी स्प्रेडशीट एक्सपोर्ट करें, फिर जाँचें कि परिणामी फ़ाइल में कॉमा या कोटेशन मार्क वाले मान सिंगल फ़ील्ड के रूप में ही बने रहें। CSV विशेष फ़ील्ड के चारों ओर कोटेशन मार्क्स का उपयोग करता है और मान का हिस्सा बनने वाले किसी भी कोटेशन मार्क को डबल (दोहरा) कर देता है। Numbers टेबल, टेबल के नाम और टेक्स्ट एन्कोडिंग के लिए CSV एक्सपोर्ट विकल्पों का उल्लेख करता है, लेकिन फ़ील्ड को कोट करने का तरीका चुनने के लिए कोई सेटिंग नहीं बताता; "कोट फ़ील्ड्स" कंट्रोल खोजने के बजाय एक्सपोर्ट वर्कफ़्लो का उपयोग करें और आउटपुट को सत्यापित करें। (Apple की Numbers एक्सपोर्ट गाइड, RFC 4180)
CSV कॉमा और कोटेशन मार्क्स के साथ क्या करता है
आम तौर पर एक कॉमा एक CSV फ़ील्ड को दूसरे से अलग करता है। यदि किसी मान में स्वयं कॉमा शामिल है, तो उस फ़ील्ड को डबल कोटेशन मार्क्स के भीतर रखा जाता है। यदि मान में शाब्दिक डबल कोट (literal double quote) शामिल है, तो उस कोट को कोटेड फ़ील्ड के अंदर दो बार लिखा जाता है। RFC 4180 लाइन ब्रेक वाले फ़ील्ड को भी इनक्लोज़ करने का वर्णन करता है और बताता है कि विभिन्न CSV कार्यान्वयन अलग हो सकते हैं, इसलिए इसे प्राप्त करने वाले ऐप की अपेक्षाएँ मायने रखती हैं। (RFC 4180, अनुभाग 2)
उदाहरण के लिए, मान लें कि एक पंक्ति (row) में तीन मान हैं: North, Smith, Lee, और She said "ready"। इसका एक मान्य CSV निरूपण इस प्रकार है:
North,"Smith, Lee","She said ""ready"""
बाहरी कोट्स दूसरे और तीसरे फ़ील्ड को चिह्नित करते हैं। अंतिम फ़ील्ड के अंदर दोहरे कोट्स (doubled quotes) उन कोटेशन मार्क्स को दर्शाते हैं जो इसके मान का हिस्सा हैं। जब कोई CSV रीडर इस पंक्ति को पार्स करता है, तो वे फ़ील्ड-इनक्लोज़िंग कोट्स और एस्केप जोड़े संरचनात्मक होते हैं; इसके मान Smith, Lee और She said "ready" होने चाहिए।
मैक पर Numbers से CSV एक्सपोर्ट करें
Numbers में स्प्रेडशीट खोलें और उस टेबल की समीक्षा करें जिसे आप एक्सपोर्ट करना चाहते हैं। यदि वर्कबुक में कई टेबल हैं, तो ध्यान दें कि क्या आपको प्रत्येक टेबल के लिए एक अलग फ़ाइल चाहिए या एक संयुक्त फ़ाइल।
मेनू बार से File > Export To > CSV चुनें।
एक्सपोर्ट विकल्पों में, चुनें कि प्रत्येक टेबल के लिए एक फ़ाइल बनानी है या सभी टेबल को एक फ़ाइल में संयोजित करना है। Include table names का चयन केवल तभी करें जब प्राप्तकर्ता को उनकी आवश्यकता हो। यदि आपको टेक्स्ट एन्कोडिंग बदलने की आवश्यकता है तो Advanced Options खोलें; Apple इन्हें CSV एक्सपोर्ट विकल्पों के रूप में प्रलेखित करता है। (Apple Support)
सेव डायलॉग के माध्यम से आगे बढ़ें, गंतव्य और फ़ाइल नाम चुनें, फिर Export पर क्लिक करें। Numbers एक एक्सपोर्ट की गई कॉपी सहेजता है; उस कॉपी में किए गए बदलाव मूल स्प्रेडशीट को नहीं बदलते हैं। यदि आपको संपादन योग्य वर्कबुक की भी आवश्यकता है तो Numbers फ़ाइल को सुरक्षित रखें। (Apple Support)
Numbers के प्रलेखित CSV विकल्पों में टेक्स्ट क्वालिफ़ायर या "ऑलवेज़ कोट फ़ील्ड्स" चेकबॉक्स शामिल नहीं है। केवल कॉमा की सुरक्षा के लिए सेल मानों में मैन्युअल रूप से कोटेशन मार्क न जोड़ें: एक्सपोर्ट प्रक्रिया को मान को CSV संरचना के रूप में एन्कोड करना चाहिए, जबकि मैन्युअल कोट्स शाब्दिक डेटा बन जाते हैं और उन्हें स्वयं एस्केप करने की आवश्यकता हो सकती है। Apple की गाइड CSV को कॉमा द्वारा अलग किए गए मानों के रूप में वर्णित करती है लेकिन हर मामले के लिए सटीक कोटिंग व्यवहार निर्दिष्ट नहीं करती है। यदि किसी विशिष्ट प्राप्तकर्ता को एक विशेष CSV डायलेक्ट की आवश्यकता है, तो उसकी आवश्यकताओं की पुष्टि करें और एक्सपोर्ट की गई फ़ाइल की उनसे जाँच करें।
भेजने से पहले एक्सपोर्ट की गई फ़ाइल की जाँच करें
यदि आपको वास्तविक कैरेक्टरों का निरीक्षण करने की आवश्यकता है तो .csv कॉपी को प्लेन-टेक्स्ट व्यूअर में खोलें। पुष्टि करें कि किसी मान के अंदर के कॉमा कोटेड फ़ील्ड के भीतर दिखाई दें और अंदर मौजूद डबल कोट्स दोहरे (doubled) हों। केवल कॉमा गिनकर परिणाम का निर्णय न करें: कोटेड फ़ील्ड के अंदर आने वाले कॉमा मान का हिस्सा होते हैं, सेपरेटर नहीं।
आप एक्सपोर्ट की गई CSV को किसी स्प्रेडशीट ऐप में भी खोल सकते हैं और जाँच सकते हैं कि प्रभावित मान एक ही सेल में रहता है या नहीं। यह एक व्यावहारिक पार्सिंग जाँच है, हालाँकि प्राप्त करने वाला सिस्टम अलग-अलग CSV सम्मेलनों का पालन कर सकता है। यदि कोई मान कई कॉलमों में विभाजित दिखाई देता है, या कोटेशन मार्क अतिरिक्त टेक्स्ट के रूप में दिखाई देते हैं, तो फ़ाइल पर निर्भर होने से पहले रुकें और रॉ (raw) CSV तथा प्राप्तकर्ता की इम्पोर्ट आवश्यकताओं की जाँच करें।
सटीक-प्रारूप की उस आवश्यकता के लिए जिसे Numbers के प्रलेखित नियंत्रण प्रदर्शित नहीं करते हैं, ऐसे एक्सपोर्टर का उपयोग करें जो प्राप्तकर्ता के डेलीमीटर (delimiter), कोट और एन्कोडिंग आवश्यकताओं का स्पष्ट रूप से समर्थन करता हो, या प्राप्तकर्ता से उसके स्वीकृत प्रारूप के बारे में पूछें। ब्रॉड फ़ाइंड-एंड-रिप्लेस (find-and-replace) के साथ CSV को ठीक करने से बचें: फ़ील्ड को पार्स किए बिना कॉमा या कोट्स को बदलने से सेपरेटर और वैध सेल सामग्री दोनों बदल सकते हैं।
इसका उद्देश्य एक ऐसी CSV प्राप्त करना है जिसके पार्स किए गए फ़ील्ड मूल मानों को सुरक्षित रखें। Numbers से एक्सपोर्ट करें, विराम चिह्नों वाली एक प्रतिनिधि पंक्ति का निरीक्षण करें, और महत्वपूर्ण डेटा वाली फ़ाइल भेजने से पहले पुष्टि करें कि प्राप्तकर्ता इसे पढ़ सकता है।
स्रोत
Export to other file formats in Numbers on Mac — Apple Support
Common Format and MIME Type for Comma-Separated Values (CSV) Files — RFC Editor / IETF