Para manter os PDFs de pesquisa fáceis de encontrar e as citações precisas no Mac, use um gerenciador de referências como o Zotero como a principal fonte de registros bibliográficos e, em seguida, use o Finder para qualquer navegação de arquivos mais ampla de que precisar. Adicione cada PDF a um item do Zotero, verifique seu título, autores, data e identificador, e agrupe-o com coleções e etiquetas. Esse fluxo de trabalho ajuda a evitar que um nome de arquivo de aparência organizada seja confundido com uma citação completa.

Escolha onde cada tipo de informação deve ficar

Um PDF de pesquisa e sua citação são registros relacionados, mas distintos. O item-pai do Zotero contém os detalhes bibliográficos; o PDF é um anexo. Um anexo avulso não pode conter metadados bibliográficos nem notas dependentes, portanto, procure anexar cada artigo a um item-pai comum. O Zotero explica a diferença entre anexos avulsos e itens-pai.

Use coleções para grupos de projetos ou temas, como "Tese: contextualização" ou "Grupo de leitura". Um único item pode pertencer a várias coleções sem ser duplicado. Use etiquetas para informações transversais que se aplicam a diferentes projetos, como "para ler", um método ou um assunto. As coleções e etiquetas do Zotero atendem a diferentes necessidades de organização, e a organização em coleções não é transferida quando itens são copiados entre bibliotecas. O guia de coleções e etiquetas do Zotero descreve ambos os comportamentos.

Adicione PDFs e recupere seus metadados de citação

Quando encontrar um artigo online, salve-o a partir da página de resumo ou do catálogo do artigo usando o Zotero Connector sempre que possível. O Zotero afirma que esse método geralmente captura metadados melhores e pode baixar o PDF quando disponível. Se o PDF já estiver no seu Mac, arraste-o para dentro do Zotero. O Zotero tentará recuperar os metadados e criar um item-pai; se não conseguir identificar o documento, ele deixará um anexo avulso. Consulte as instruções para adicionar itens do Zotero.

Para um PDF que permaneça avulso, clique com o botão direito nele no Zotero e selecione Criar item pai. Digite um DOI ou ISBN, caso possua; caso contrário, opte pela inserção manual e preencha os campos a partir de um catálogo ou registro de editor confiável. Se o PDF tiver um registro correspondente, o Zotero o anexa ao novo item. A busca pode falhar, e os PDFs nem sempre contêm metadados bibliográficos padronizados. Compare os campos recuperados com o registro da publicação, verificando principalmente os nomes dos autores, título, periódico ou livro, ano e DOI. O Zotero documenta o processo de recuperação e suas limitações.

O nome de um arquivo não é um registro de citação. O Zotero pode renomear anexos utilizando os metadados do item-pai, normalmente autor, ano e título. Sua documentação atual indica que o Zotero 8 mantém os nomes de arquivos anexados sincronizados quando os metadados do item-pai mudam; arquivos vinculados não são renomeados por padrão. Verifique as configurações de nome de arquivo e o comportamento da versão antes de depender da renomeação automática, em especial se você mantiver arquivos vinculados em uma pasta separada no Finder. A documentação sobre renomeação de arquivos do Zotero aborda essas opções.

Crie uma estrutura fluida e revise-a

Comece com uma árvore de coleções enxuta, organizada em torno de projetos ativos ou áreas de pesquisa frequentes. Adicione um artigo a várias coleções quando ele tiver mais de um propósito, em vez de criar outra cópia. Aplique algumas etiquetas padronizadas para o status de leitura ou metodologia e, em seguida, use o seletor de etiquetas para filtrar. Consulte periodicamente os Itens Não Arquivados e as possíveis duplicatas para que os registros recém-importados não se percam do seu fluxo de trabalho.

Uma lista prática de verificação de importação é:

  1. Adicione a partir da página do artigo sempre que possível; caso contrário, arraste o PDF local para o Zotero.
  2. Confirme se o Zotero criou um item-pai e anexou o PDF correto.
  3. Verifique os metadados principais comparando com o registro do editor ou de catálogo; corrija campos ausentes ou incorretos.
  4. Adicione o item às coleções relevantes e aplique apenas etiquetas úteis.
  5. Abra o anexo em PDF para confirmar se é o documento pretendido.

O Zotero identifica itens potencialmente duplicados em sua coleção Itens Duplicados, onde você pode revisar e mesclar os registros correspondentes. Revise os campos antes da mesclagem, pois o registro com os metadados mais completos pode não ser o mesmo que tem o melhor anexo. O guia de organização do Zotero descreve a revisão de duplicatas.

Use o Finder para localização de arquivos, não para corrigir citações

O Finder complementa o Zotero quando você precisa encontrar arquivos salvos no Mac. As etiquetas podem marcar PDFs em diferentes pastas, e as Pastas Inteligentes conseguem exibir arquivos que atendem a determinados critérios sem a necessidade de movê-los. No Finder, selecione Arquivo > Nova Pasta Inteligente, adicione critérios como tipo de arquivo ou etiqueta e salve-a. As Pastas Inteligentes são atualizadas conforme os arquivos atendem ou deixam de atender a essas regras; elas não fornecem nem validam metadados de citação. A Apple explica sobre as etiquetas e Pastas Inteligentes do Finder e as etapas para criar uma Pasta Inteligente.

Quando suas referências estiverem prontas, o Zotero pode criar uma bibliografia a partir dos itens selecionados utilizando o estilo de citação escolhido, ou copiar referências formatadas usando a Cópia Rápida. Considere esse resultado tão confiável quanto os metadados que você revisou: um ano ou autor incorreto no item pode ser repassado para a bibliografia. As instruções para bibliografia do Zotero descrevem as opções de exportação e cópia disponíveis.

Para ter uma biblioteca de pesquisa confiável no Mac, deixe o Zotero gerenciar os registros de citação, anexos, coleções e etiquetas; use as etiquetas ou Pastas Inteligentes do Finder apenas quando facilitarem a localização de arquivos no computador. O hábito de manutenção essencial é simples: após importar, certifique-se de que o PDF está anexado ao item certo e verifique os campos da citação antes de utilizá-la.

Fontes