Para mantener localizables los archivos PDF de investigación y las citas precisas en un Mac, utilice un gestor de referencias como Zotero como fuente de referencia para los registros bibliográficos, y luego use Finder para la exploración de archivos más general que necesite. Añada cada PDF a un elemento de Zotero, verifique su título, autores, fecha e identificador, y agrúpelo mediante colecciones y etiquetas. Este flujo de trabajo ayuda a evitar que un nombre de archivo de aspecto ordenado se confunda con una cita completa.

Elija a dónde pertenece cada tipo de información

Un PDF de investigación y su cita son registros relacionados pero diferentes. El elemento superior (o elemento padre) de Zotero contiene los datos bibliográficos; el PDF es un archivo adjunto. Un archivo adjunto independiente no puede contener metadatos bibliográficos ni notas secundarias, así que procure adjuntar cada artículo a un elemento superior normal. Zotero explica la distinción entre archivos adjuntos independientes y elementos superiores.

Utilice colecciones para grupos de proyectos o materias, como «Tesis: antecedentes» o «Grupo de lectura». Un mismo elemento puede pertenecer a varias colecciones sin duplicarse. Use etiquetas para detalles transversales que se apliquen a varios proyectos, como «por leer», un método o un tema. Las colecciones y etiquetas de Zotero responden a necesidades organizativas diferentes, y la ubicación en colecciones no se transfiere cuando los elementos se copian entre bibliotecas. La guía de colecciones y etiquetas de Zotero describe ambos comportamientos.

Añada archivos PDF y recupere sus metadatos de cita

Cuando encuentre un artículo en línea, guárdelo desde la página del resumen o del catálogo del artículo mediante el conector de Zotero (Zotero Connector) siempre que sea posible. Zotero señala que esa vía suele capturar mejores metadatos y puede descargar el PDF cuando esté disponible. Si el PDF ya está en su Mac, arrástrelo a Zotero. Zotero intentará recuperar los metadatos y crear un elemento superior; si no logra identificar el documento, lo dejará como un archivo adjunto independiente. Consulte las instrucciones de Zotero para añadir elementos.

En el caso de un PDF que permanezca independiente, haga clic con el botón derecho en él dentro de Zotero y elija Crear un elemento superior. Introduzca un DOI o ISBN si dispone de uno; de lo contrario, elija la entrada manual y rellene los campos a partir de un catálogo o registro editorial fiable. Si el PDF tiene un registro coincidente, Zotero lo adjuntará al nuevo elemento. La búsqueda puede fallar, y los archivos PDF no siempre contienen metadatos bibliográficos estándar. Compare los campos recuperados con el registro de la publicación, especialmente los nombres de los autores, el título, la revista o libro, el año y el DOI. Zotero documenta el proceso de recuperación y sus límites.

Un nombre de archivo no es un registro de cita. Zotero puede renombrar los archivos adjuntos utilizando los metadatos superiores, normalmente el creador, el año y el título. Su documentación actual indica que Zotero 8 mantiene sincronizados los nombres de archivo de los adjuntos cuando cambian los metadatos superiores; los archivos vinculados no se renombran de forma predeterminada. Revise la configuración de nombres de archivo y el comportamiento de las versiones antes de confiar en el renombramiento automático, en particular si mantiene archivos vinculados en una carpeta independiente de Finder. La documentación sobre renombramiento de archivos de Zotero aborda estos controles.

Cree una estructura sencilla y revísela

Comience con un árbol de colecciones reducido, organizado en torno a proyectos activos o áreas de investigación recurrentes. Añada un artículo a múltiples colecciones cuando cumpla más de un propósito, en lugar de crear otra copia. Aplique unas pocas etiquetas coherentes para el estado de lectura o el método, y luego use el selector de etiquetas para filtrar. Revise periódicamente los «Elementos no archivados» y los posibles duplicados para que los registros recién importados no se pierdan en su sistema de trabajo.

Una comprobación práctica de importación consiste en:

  1. Añadir desde la página del artículo cuando esté disponible; de lo contrario, arrastrar el PDF local a Zotero.
  2. Confirmar que Zotero haya creado un elemento superior y haya adjuntado el PDF correcto.
  3. Verificar los metadatos esenciales contrastándolos con el registro de la editorial o del catálogo; corregir los campos ausentes o incorrectos.
  4. Añadir el elemento a las colecciones pertinentes y aplicar únicamente etiquetas útiles.
  5. Abrir el archivo PDF adjunto para confirmar que se trata del documento deseado.

Zotero identifica posibles elementos duplicados en su colección de «Elementos duplicados», donde puede revisar y fusionar los registros coincidentes. Revise los campos antes de fusionar, ya que el registro con los metadatos más completos puede diferir del que tiene el mejor archivo adjunto. La guía de organización de Zotero describe la revisión de duplicados.

Utilice Finder para la localización local, no para reparar citas

Finder complementa a Zotero cuando necesita localizar archivos almacenados en su Mac. Las etiquetas permiten marcar archivos PDF en distintas carpetas, y las Carpetas inteligentes pueden mostrar archivos que cumplan determinados criterios sin necesidad de moverlos. En Finder, seleccione Archivo > Nueva carpeta inteligente, añada criterios como la clase de archivo o una etiqueta y, a continuación, guárdela. Las Carpetas inteligentes se actualizan a medida que los archivos cumplen o dejan de cumplir esas reglas; no proporcionan ni validan metadatos de citas. Apple explica las etiquetas y las Carpetas inteligentes de Finder y los pasos para crear una Carpeta inteligente.

Cuando sus referencias estén listas, Zotero puede crear una bibliografía a partir de los elementos seleccionados mediante un estilo de cita elegido, o copiar referencias formateadas a través de la función Copia rápida. Considere que el resultado solo será tan fiable como los metadatos que haya verificado: un año o un autor incorrecto en el elemento se trasladará a la bibliografía. Las instrucciones de creación de bibliografías de Zotero describen las opciones disponibles de exportación y copia.

Para disponer de una biblioteca de investigación fiable en el Mac, deje que Zotero gestione los registros de citas, los archivos adjuntos, las colecciones y las etiquetas; utilice las etiquetas de Finder o las Carpetas inteligentes solo cuando faciliten la localización de los archivos locales. El hábito de mantenimiento fundamental es sencillo: tras importar, confirme que el PDF esté adjunto al elemento correcto y compruebe los campos de la cita antes de citarlo.

Fuentes