जब आप विभिन्न क्षेत्रों में स्प्रेडशीट साझा करते हैं, तो दशमलव मानों को पठनीय बनाए रखने के लिए, फ़ाइल के संख्या नियमों को सोच-समझकर सेट करें और जांचें कि प्राप्तकर्ता का ऐप उन्हें कैसे संभालता है। Mac पर, Apple Numbers किसी स्प्रेडशीट में भाषा और क्षेत्र की सेटिंग्स संग्रहीत कर सकता है; Mac के लिए Excel विभाजक प्राथमिकताएं प्रदान करता है; Google Sheets पूरी स्प्रेडशीट के लिए एक लोकेल का उपयोग करता है। प्रदर्शित अल्पविराम (कॉमा) या बिंदु (पीरियड) मूल संख्यात्मक मान को बदले बिना बदल सकता है, लेकिन प्लेन-टेक्स्ट निर्यात (एक्सपोर्ट) के लिए अतिरिक्त सावधानी की आवश्यकता होती है।

पहले तय करें कि “विभाजक बनाए रखने” का क्या अर्थ है

इसके दो अलग-अलग लक्ष्य हैं: संख्यात्मक मानों को सुरक्षित रखना ताकि वे सही ढंग से गणना कर सकें, या उस सटीक विराम चिह्न को बनाए रखना जो लोगों को दिखाई देता है। स्प्रेडशीट ऐप डेढ़ जैसी संख्या को एक संख्यात्मक मान के रूप में संग्रहीत कर सकते हैं, फिर इसे फ़ॉर्मेटिंग नियमों के अनुसार 1.5 या 1,5 के रूप में प्रस्तुत (रेंडर) कर सकते हैं। Excel में, संख्या फ़ॉर्मेटिंग गणनाओं में उपयोग किए जाने वाले संग्रहीत मान के बजाय दिखावट को प्रभावित करती है। Microsoft ने Excel में संख्या फ़ॉर्मेट के बारे में बताया है।

यदि सटीक दृश्यमान चिह्न महत्वपूर्ण है, तो प्राप्तकर्ता का सॉफ़्टवेयर और फ़ाइल फ़ॉर्मेट भी मायने रखता है। एक वर्कबुक स्प्रेडशीट फ़ॉर्मेटिंग को बरकरार रख सकती है, जबकि CSV प्लेन टेक्स्ट होता है: इसके डीलिमिटर और दशमलव चिह्न की विभिन्न ऐप्स द्वारा अलग-अलग व्याख्या की जा सकती है। ऐसी फ़ाइलों के लिए जिनकी गणना योग्य बने रहना आवश्यक है, जहाँ संभव हो मूल (नेटिव) वर्कबुक फ़ॉर्मेट साझा करें, और फ़ाइल के लिए उपयोग किए जाने वाले क्षेत्र या लोकेल पर सहमति बनाएं।

Mac के लिए Numbers में, स्प्रेडशीट का क्षेत्र सेट करें

Numbers में प्रत्येक स्प्रेडशीट के लिए भाषा और क्षेत्र की सेटिंग होती है जो दशमलव बिंदु, हज़ार विभाजक (थाउजेंड सेपरेटर), मुद्राओं और तिथियों जैसे नियमों को नियंत्रित करती है। इसे सेट करने के लिए, स्प्रेडशीट खोलें और File > Advanced > Language & Region चुनें, फिर भाषा और क्षेत्र का चयन करें और OK पर क्लिक करें। Apple का कहना है कि इस सेटिंग के साथ संख्याओं में विराम चिह्न बदल जाते हैं, जिसमें मौजूदा तालिका और चार्ट डेटा भी शामिल है। यह परिवर्तन केवल उसी स्प्रेडशीट पर लागू होता है, इसके लिए आपको Mac का सामान्य क्षेत्र बदलने की आवश्यकता नहीं होती है। Apple की Numbers गाइड सेटिंग और उसके प्रभावों की व्याख्या करती है।

एक नई फ़ाइल के लिए, Numbers आपको स्प्रेडशीट बनाते समय एक भाषा चुनने की सुविधा भी देता है: File > New चुनते समय Option कुंजी दबाए रखें, फिर टेम्प्लेट चयनकर्ता में भाषा मेनू का उपयोग करें। डेटा दर्ज करने या आयात करने से पहले इच्छित क्षेत्र चुनें, विशेष रूप से तब जब सहयोगियों को अलग-अलग तिथि और दशमलव सम्मेलनों की अपेक्षा हो। Apple नोट करता है कि आप साझा की गई स्प्रेडशीट के लिए इस सेटिंग को नहीं बदल सकते हैं, इसलिए साझा करने से पहले निर्णय लें; यदि सहयोग शुरू होने के बाद नियंत्रण अनुपलब्ध है, तो वांछित सेटिंग्स वाली एक प्रतिलिपि (कॉपी) या नई फ़ाइल पर समन्वय करें।

Mac के लिए Excel में, चुनें कि सिस्टम विभाजकों का पालन करना है या नहीं

Mac के लिए Excel में Use system separators प्राथमिकता का विवरण दिया गया है। Excel में, Excel > Preferences खोलें, उन्नत (advanced) या संपादन विकल्प खोजें, और या तो Use system separators को चयनित रहने दें या इसे अचयनित करें और अपनी आवश्यकतानुसार दशमलव और हज़ार विभाजक दर्ज करें। Microsoft का वर्तमान मार्गदर्शन Mac के लिए Excel के इन नियंत्रणों का विवरण देता है, हालांकि प्राथमिकता लेबल या स्थान संस्करण के अनुसार भिन्न हो सकते हैं। Microsoft के Excel उन्नत विकल्प देखें।

यह उस Mac पर Excel के विभाजक व्यवहार को बदल देता है; यह प्रत्येक प्राप्तकर्ता की प्रतिलिपि के लिए एक सार्वभौमिक सेटिंग स्थापित नहीं करता है। यदि आप कस्टम विभाजक चुनते हैं, तो दशमलव और हज़ार दोनों चिह्नों को सत्यापित करें, फिर फ़ाइल को दोबारा खोलें या गंतव्य लोकेल का उपयोग करने वाले सिस्टम पर एक प्रतिलिपि का परीक्षण करें। एक कस्टम सेल नंबर फ़ॉर्मेट प्रदर्शन को नियंत्रित कर सकता है, लेकिन इसे संग्रहीत मान को बदलने के साथ भ्रमित नहीं किया जाना चाहिए। Microsoft संख्या की दिखावट और मूल मान के बीच अंतर करता है।

CSV भेजने से पहले प्राप्तकर्ता ऐप की जांच करें

CSV में कोई वर्कबुक-स्तरीय लोकेल सेटिंग नहीं होती है जो प्रत्येक स्प्रेडशीट ऐप को विश्वसनीय रूप से बता सके कि दशमलव की व्याख्या कैसे की जाए। यदि आपका डेटा कॉमा दशमलव चिह्न का उपयोग करता है, तो कॉमा-डीलिमिटेड CSV अस्पष्ट हो सकता है; प्राप्तकर्ता का ऐप किसी मान को अलग-अलग कॉलम में विभाजित कर सकता है या इसे टेक्स्ट के रूप में व्याख्यायित कर सकता है। इस बात पर सहमति बनाएं कि फ़ाइल कॉमा या पीरियड दशमलव का उपयोग करती है और कौन सा वर्ण कॉलम को अलग करता है। जब प्राप्तकर्ता का सॉफ़्टवेयर आयात (इम्पोर्ट) डायलॉग का समर्थन करता है, तो उनसे डीलिमिटर चुनने और आयात करने से पहले पूर्वावलोकन (प्रीव्यू) सत्यापित करने के लिए कहें।

साझा Google Sheets के लिए, लोकेल स्प्रेडशीट का हिस्सा होता है। File > Settings > General > Locale में किया गया परिवर्तन पूरी स्प्रेडशीट के लिए डिफ़ॉल्ट संख्या, दिनांक और मुद्रा फ़ॉर्मेटिंग को बदल देता है, और इसमें काम करने वाले प्रत्येक व्यक्ति को यह परिवर्तन दिखाई देता है। यह लोकेल को एक व्यक्तिगत प्रदर्शन प्राथमिकता के बजाय एक सहयोगात्मक निर्णय बनाता है। Google स्प्रेडशीट-व्यापी लोकेल व्यवहार का विवरण देता है।

एक छोटी हैंडऑफ़ जांच का उपयोग करें

फ़ाइल भेजने से पहले, एक प्रति में 1234.56 या 1234,56 जैसा एक छोटा परीक्षण मान रखें और इच्छित प्रस्तुति, हज़ार चिह्न, तिथि व्याख्या और गणनाओं की पुष्टि करें। प्राप्तकर्ता से अपने ऐप में समान मानों को सत्यापित करने के लिए कहें। यदि संख्याएं CSV के माध्यम से भेजी जाएंगी, तो पहले डीलिमिटर और दशमलव चिह्न पर सहमति बनाएं, और कुछ प्रतिनिधि पंक्तियों के साथ आयात का परीक्षण करें। यदि प्राप्तकर्ताओं को विभिन्न दृश्य परंपराओं की आवश्यकता है, तो एक सहमत संख्यात्मक स्रोत को सुरक्षित रखें और साझा किए गए मूल को बार-बार बदलने के बजाय अलग-अलग फ़ॉर्मेट की गई प्रतियां या निर्यात बनाएं।

व्यावहारिक नियम यह है कि जब ऐप इसका समर्थन करता हो, तो स्प्रेडशीट-विशिष्ट लोकेल सेट करें, सिस्टम सेटिंग्स का उपयोग केवल तभी करें जब वह पूरे Mac के लिए वांछित व्यवहार हो, और CSV को एक टेक्स्ट इंटरचेंज के रूप में मानें जिसमें एक स्पष्ट फ़ॉर्मेट समझौते की आवश्यकता होती है। यह यह माने बिना कि एक कॉमा या पीरियड ऐप्स के बीच अपरिवर्तित रहेगा, फ़ाइल के अर्थ और प्राप्तकर्ता की अपेक्षाओं को संरेखित रखता है।

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