जब किसी डिज़ाइन से कई एक्सपोर्ट तैयार होते हैं, तो स्वीकृति को Finder के स्थान और फ़ाइल नाम दोनों में स्पष्ट रूप से दिखाएं। काम करने वाली फ़ाइलों को हैंडऑफ़ के लिए तैयार फ़ाइलों से अलग रखें, एक सुसंगत नाम का उपयोग करें जो प्रोजेक्ट और संस्करण की पहचान कराता हो, और केवल समीक्षित डिलिवरेबल को ही Approved फ़ोल्डर में ले जाएं। macOS पर, Finder फ़ोल्डर्स, बैच रीनेमिंग, टैग, सॉर्टिंग और Preview पेन केवल रंगों पर निर्भर रहे बिना या यह अनुमान लगाए बिना कि कौन सी फ़ाइल सबसे नई है, ऐसा करने का एक व्यावहारिक तरीका प्रदान करते हैं।

उस निर्णय से शुरुआत करें जो किसी को लेना है

यह वर्कफ़्लो उस डिज़ाइनर या समीक्षक के लिए है जिसे कई इमेज, PDF या अन्य डिज़ाइन एक्सपोर्ट के बीच उस डिलिवरेबल की पहचान करनी होती है जिसे वास्तव में स्वीकृति मिली है। महत्वपूर्ण अंतर उस एक्सपोर्ट के बीच है जो केवल मौजूद है और जो डिलीवरी के लिए स्वीकृत है। हाल ही की संशोधन तिथि (modification date) एक नई फ़ाइल का पता लगाने में मदद कर सकती है, लेकिन यह स्वीकृति स्थापित नहीं करती है; इसी तरह, final जैसा लेबल तभी उपयोगी होता है जब टीम इसे समीक्षा के बाद लागू करे।

एक्सपोर्ट करने से पहले एक प्रोजेक्ट नाम और एक नामकरण पैटर्न (naming pattern) चुनें। उदाहरण के लिए: Northstar_SpringCampaign_Hero_v03.png। इसके भाग प्रोजेक्ट, एसेट या प्लेसमेंट, संशोधन और फ़ाइल प्रकार की पहचान करते हैं। एक्सटेंशन को एक्सपोर्ट की गई फ़ाइल से सुमेलित करें; किसी फ़ाइल को दूसरे प्रारूप में दिखाने के लिए उसका एक्सटेंशन न बदलें। Apple चेतावनी देता है कि फ़ाइल नाम का एक्सटेंशन बदलने से फ़ाइल उस ऐप में खुलने से रुक सकती है जिसने इसे बनाया था। Mac पर फ़ाइलों, फ़ोल्डरों और डिस्कों का नाम बदलें

ऐसे संशोधन संख्या (revision number) का उपयोग करें जो एक्सपोर्ट की गई सामग्री में बदलाव होने पर बढ़ती हो: v01, v02, v03। ऐसे नामों से बचें जो कई परस्पर विरोधी अवस्थाओं को दर्शाने का प्रयास करते हैं, जैसे कि final, final-new, या final-approved-2। समीक्षक द्वारा निर्णय लेने के बाद लागू किए जाने वाले फ़ोल्डर या स्थिति टैग के लिए Approved को आरक्षित रखें। इस तरह, एक फ़ाइल नाम यह उत्तर देता है कि "कौन सा एसेट और संशोधन?" जबकि उसका स्थान या टैग यह उत्तर देता है कि "उसकी समीक्षा की स्थिति क्या है?" यह विभाजन एक वर्कफ़्लो अनुशंसा है, न कि Finder की कोई सुविधा।

Finder में एक छोटा फ़ोल्डर ढांचा बनाएं

प्रोजेक्ट के मौजूदा स्थान पर, हैंडऑफ़ सेट के लिए एक पैरेंट फ़ोल्डर बनाएं, जैसे कि SpringCampaign_Exports। इसके अंदर, तीन फ़ोल्डर बनाएं: 01_Review, 02_Approved, और 03_Superseded। नाम के आधार पर सॉर्ट किए जाने पर नंबरिंग चरणों को एक पूर्वानुमेय क्रम में रखती है। ये नाम केवल उदाहरण हैं; यदि किसी टीम के पास पहले से स्थापित परंपराएं हैं तो समकक्ष स्पष्ट लेबलों का उपयोग करें।

Finder में, गंतव्य स्थान खोलें और फ़ाइल > नया फ़ोल्डर चुनें, या Shift-Command-N दबाएं। फ़ोल्डर का नाम दर्ज करें और Return दबाएं। यदि कमांड मंद (dimmed) है, तो Apple नोट करता है कि वर्तमान स्थान नए फ़ोल्डर की अनुमति नहीं देता है। Finder चयनित आइटमों के एक सेट को गंतव्य पर खींचकर (ड्रैग करके) फ़ोल्डर में ले जा सकता है। Mac पर फ़ोल्डरों में फ़ाइलें व्यवस्थित करें

नए एक्सपोर्ट किए गए विकल्पों को 01_Review में रखें। किसी पुराने संशोधन को 03_Superseded में केवल तभी ले जाएं जब उसे बदल दिया गया हो और आपको अभी भी उसे बनाए रखने की आवश्यकता हो। समीक्षक द्वारा किसी विशिष्ट एक्सपोर्ट को स्वीकृत करने के बाद, उस सटीक फ़ाइल को 02_Approved में ले जाएं। यदि समीक्षा कई एसेट प्रकारों में होती है, तो संबंधित फ़ाइलों को एक साथ रखें, लेकिन यह मानने के बजाय कि प्रोजेक्ट की प्रत्येक फ़ाइल एक साथ स्वीकृत हो गई है, प्रत्येक डिलिवरेबल के लिए स्वीकृत स्थिति को स्पष्ट करें।

यह सरल चरणबद्ध ढांचा एक आम अस्पष्टता से बचाता है: एक फ़ोल्डर में कई संशोधनों को एक साथ छोड़ना और सभी से यह अनुमान लगाने की अपेक्षा करना कि कौन सा भेजा जाना चाहिए। फ़ोल्डर दृश्यमान निर्णय है; यदि फ़ाइल को कहीं और कॉपी किया जाता है या संलग्न किया जाता है तो संस्करणित फ़ाइल नाम उसकी पहचान सुरक्षित रखता है।

एक्सटेंशन खोए बिना एक्सपोर्ट्स का लगातार नाम बदलें

एक फ़ाइल के लिए, उसे Finder में चुनें, Return दबाएं, नया नाम दर्ज करें, और फिर से Return दबाएं। एक्सटेंशन को अक्षुण्ण रखें। नामकरण की समान गलती या अनुपलब्ध प्रोजेक्ट प्रीफ़िक्स के साथ एक्सपोर्ट किए गए समूह के लिए, केवल उसी समूह का चयन करें, किसी एक चयनित आइटम पर Control-क्लिक करें, और नाम बदलें चुनें। Finder का Finder आइटम का नाम बदलें मेनू टेक्स्ट को बदल सकता है, वर्तमान नामों के पहले या बाद में टेक्स्ट जोड़ सकता है, या इंडेक्स, काउंटर या दिनांक के साथ एक प्रारूप लागू कर सकता है। Mac पर फ़ाइलों, फ़ोल्डरों और डिस्कों का नाम बदलें

बैच रीनेम एक साझा प्रीफ़िक्स लागू करने के लिए उपयोगी है, लेकिन इसका सावधानी से उपयोग करें: यह ऑपरेशन चुने गए नियम के अनुसार प्रत्येक चयनित आइटम का नाम बदल देता है। नाम बदलें पर क्लिक करने से पहले, चयन और प्रस्तावित पैटर्न का निरीक्षण करें। final जैसे सामान्य शब्द को बैच में तब तक न बदलें जब तक कि प्रत्येक चयनित फ़ाइल नाम में एक ही बदलाव की आवश्यकता न हो। यदि एक्सपोर्ट्स के अलग-अलग एसेट नाम हैं, तो उनका व्यक्तिगत रूप से नाम बदलें या केवल उन फ़ाइलों का चयन करें जिनमें समान नामकरण सुधार की आवश्यकता है।

एक संस्करण संख्या को सामग्री के संशोधन का वर्णन करना चाहिए, न कि केवल एक्सपोर्ट के समय का। यदि किसी डिज़ाइन में बदलाव किए बिना एक्सपोर्ट को फिर से बनाया जाता है, तो यह अभी भी वही संशोधन हो सकता है; यदि समीक्षा के बाद कलाकृति (artwork) बदल जाती है, तो इसे एक नया संशोधन दें और इसे 01_Review में वापस लौटा दें। फिर अनुमोदन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को एक नया निर्णय लेना चाहिए। यह नियम किसी पुराने अनुमोदन को बदली हुई सामग्री पर लागू दिखने से रोकता है।

एक्सपोर्ट को स्वीकृत के रूप में चिह्नित करने से पहले उसका निरीक्षण करें

किसी एक्सपोर्ट का चयन करें और किसी अन्य ऐप को खोले बिना उसका निरीक्षण करने के लिए Finder के Preview पेन का उपयोग करें: देखें > पूर्वावलोकन दिखाएं चुनें। Finder प्रकार या आकार जैसी साझा विशेषताओं के आधार पर भी आइटमों को समूहीकृत या सॉर्ट कर सकता है, जो मिश्रित एक्सपोर्ट्स के बीच किसी विशेष प्रारूप का पता लगाने में मदद करता है। पूर्वावलोकन और मेटाडेटा आपके द्वारा चुनी गई फ़ाइल की जांच करने में मदद कर सकते हैं, लेकिन वे यह प्रमाणित नहीं करते हैं कि इसकी सामग्री डिज़ाइन संक्षिप्त विवरण (brief) से मेल खाती है या किसी ने इसे अनुमोदित किया है। Mac पर Finder में अपनी फ़ाइलें व्यवस्थित करें

किसी विकल्प को ले जाने से पहले एक त्वरित अनुमोदन जांच का उपयोग करें:

  • पुष्टि करें कि फ़ाइल नाम अभीष्ट प्रोजेक्ट और एसेट की पहचान करता है।

  • फ़ाइल का पूर्वावलोकन करें और पुष्टि करें कि यह अपेक्षित एक्सपोर्ट है, न कि कोई स्रोत दस्तावेज़ या कोई असंबंधित संस्करण।

  • प्रासंगिक डिज़ाइन एप्लिकेशन या डिलीवरी विनिर्देश का उपयोग करके डिलिवरेबल पर लागू होने वाली किसी भी आवश्यकता, जैसे कि आयाम, पृष्ठ संख्या, पृष्ठभूमि, या फ़ाइल प्रारूप की जांच करें।

  • पुष्टि करें कि समीक्षक ने इस संशोधन को मंजूरी दे दी है, फिर उस फ़ाइल को 02_Approved में ले जाएं।

ये जांच जानबूझकर अलग रखी गई हैं। Finder किसी फ़ाइल का पूर्वावलोकन करता है, जबकि संक्षिप्त विवरण या समीक्षक यह निर्धारित करता है कि डिज़ाइन सही है या नहीं। यदि उम्मीदवार जांच में विफल रहता है या अनुरोधित परिवर्तन प्राप्त करता है, तो उसे 01_Review में रखें, डिज़ाइन को संशोधित करें, एक नया संस्करण एक्सपोर्ट करें, और समीक्षा दोहराएं। उसी संशोधन नाम के तहत बदले गए एक्सपोर्ट के साथ स्वीकृत फ़ाइल को ओवरराइट न करें।

एक द्वितीयक संकेत के रूप में Finder टैग जोड़ें

टैग किसी स्थिति को तब भी खोजने योग्य बना सकते हैं जब संबंधित फ़ाइलें अलग-अलग फ़ोल्डरों में रहती हों। Apple किसी फ़ाइल पर Control-क्लिक करके और एक टैग चुनकर रंग टैग जोड़ने का विवरण देता है; टैग की गई फ़ाइलें Finder साइडबार से या Spotlight के माध्यम से पाई जा सकती हैं। यदि आपने पसंदीदा टैग कॉन्फ़िगर किए हैं तो आप टैग शॉर्टकट का भी उपयोग कर सकते हैं। Mac पर फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए टैग का उपयोग करें

यदि आपके Mac की टैग सूची इसकी अनुमति देती है, तो स्वीकृत एक्सपोर्ट के लिए Approved जैसे नामित टैग का उपयोग करें और उम्मीदवारों के लिए In Review जैसे किसी भिन्न नामित टैग का उपयोग करें। सटीक उपलब्ध रंग और नाम उस Mac पर कॉन्फ़िगर किए गए टैग पर निर्भर करते हैं। टैग को एक द्वितीयक संकेत के रूप में मानें: स्थिति फ़ोल्डर और सार्थक फ़ाइल नाम को बनाए रखें ताकि यदि कोई प्राप्तकर्ता Finder टैग नहीं देखता है तो भी स्थिति समझ में आ सके।

Finder स्मार्ट फ़ोल्डर्स (Smart Folders) का भी समर्थन करता है, जो मूल फ़ाइलों को स्थानांतरित किए बिना मानदंडों से मेल खाने वाली फ़ाइलों को एकत्र करते हैं। वे अक्सर पुन: उपयोग की जाने वाली खोज के लिए उपयोगी हो सकते हैं, जैसे कि किसी कार्य टैग वाली फ़ाइलें, लेकिन वे किसी सहमत हैंडऑफ़ फ़ोल्डर में डिलिवरेबल डालने का विकल्प नहीं हैं। Mac पर Finder में अपनी फ़ाइलें व्यवस्थित करें

ऐसा हैंडऑफ़ तैयार करें जिसमें किसी अनुमान की गुंजाइश न हो

साझा करने से पहले, 02_Approved खोलें और सत्यापित करें कि डिलीवरी के लिए अभीष्ट प्रत्येक फ़ाइल वहां मौजूद है और उसका स्पष्ट रूप से नाम रखा गया है। यदि हैंडऑफ़ के लिए केवल एक एसेट की आवश्यकता है, तो उस फ़ोल्डर में कई समान रूप से प्रमुख विकल्पों को छोड़ने से बचें। पुराने संशोधनों को कहीं और रखें, और हैंडऑफ़ चैनल में किसी भी आवश्यक संदर्भ को संप्रेषित करें, जैसे कि स्वीकृत संशोधन पहचानकर्ता या शामिल विशिष्ट प्लेसमेंट।

एक ठोस उदाहरण 02_Approved में Northstar_SpringCampaign_Hero_v03.png हो सकता है, जबकि Northstar_SpringCampaign_Hero_v01.png और v02.png 03_Superseded में बने रहें। यदि v03 को बाद में बदल दिया जाता है, तो इसे v04 के रूप में एक्सपोर्ट करें, इसे 01_Review में रखें, और 02_Approved में ले जाने से पहले अनुमोदन की प्रतीक्षा करें। यह उदाहरण नामकरण तर्क को दर्शाता है; इसका मतलब यह नहीं है कि प्रत्येक डिज़ाइन के लिए किसी विशेष प्रारूप या समीक्षा जांच की आवश्यकता है।

यदि आप एक्सपोर्ट बनाते या जांचते समय कई खुली Mac विंडो पर काम करते हैं, तो Wallo मौजूदा विंडो और कार्यों को एक लक्ष्य के तहत समूहीकृत कर सकता है और आपको कीबोर्ड के साथ किसी चयनित विंडो पर लौटने की सुविधा देता है। इसकी भूमिका वर्तमान कार्यक्षेत्र (workspace) को व्यवस्थित करना है; यह फ़ाइलों का नाम नहीं बदलता या उन्हें स्वीकृत नहीं करता है, विंडो को स्वचालित रूप से टाइल नहीं करता है, या बंद सत्रों को पुनर्स्थापित नहीं करता है। Wallo — लक्ष्यों और कार्यों के साथ Mac विंडो ऑर्गनाइज़र

एक विश्वसनीय एक्सपोर्ट हैंडऑफ़ तीन तथ्यों को देखने में आसान बनाने से आता है: फ़ाइल क्या है, यह किस संशोधन का प्रतिनिधित्व करती है, और क्या वह संशोधन समीक्षा में पास हो चुका है। स्थिति के लिए Finder के फ़ोल्डर चरणों का, पहचान के लिए स्थिर फ़ाइल नामों का, और उम्मीदवार को सत्यापित करने के लिए पूर्वावलोकन तथा वास्तविक समीक्षा निर्णय का उपयोग करें। फिर स्वीकृत स्थान से केवल वही सामग्री साझा करें जो डिलीवरी के लिए अभीष्ट है।

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